Когда принять решение непросто, на помощь приходят матрицы. Они помогут разложить и проанализировать много информации в одной табличке — и неважно, речь о личной жизни или управлении проектами
Понятие матрица пришло в мир управления проектами из алгебры. Там матрица — таблица, которая работает для записи сразу нескольких уравнений и для получения ряда значений по ним.
Получается: одна таблица — множество переменных — множество вариантов в зависимости от набора переменных.
В мире проектов матрицы тоже увязывают множество параметров вместе. Это визуальный инструмент, который помогает выбрать между лучшим, хорошим и плохим и компактно разместить много информации.
Например, матрицы RACI-DACI помогают распределить роли на проекте и зоны ответственности. Матрица Эйзенхауэра — распределять приоритеты.
А сейчас покажем как работают пять матриц, которые помогут принять решение — в проектном управлении и в жизни.
Матрица Пью
Когда результат один, а путей выполнения несколько, матрица поможет выбрать нужный.
К примеру, пути такие: отдать на аутсорс или делать ин-хаус, делать крутую анимацию, но долго, или обойтись простым и быстрым решением.
✅ Обычно Матрицу Пью используют в дизайне и разработке продуктов — чтобы оценивать альтернативы дизайна относительно стандарта.
Как работает Матрица Пью
- В первую колонку запиши все альтернативные решения
- В названиях остальных колонок пропиши факторы, по которым будешь оценивать решения: скорость, качество и прочее
- Оцени факторы по каждому решению по шкале от 1 до 5
- Сложи баллы по каждой инициативе и сравни значения
Допустим, ты делаешь пет-проект. Встала задача: сделать дизайн самому и как чувствую или доверить работу дизайнерам. Делать самому — быстрее, не придётся составлять ТЗ, отвечать на вопросы и отдельно контролировать процесс. Но зато качество будет хуже.
Сложив баллы, увидим, что делегировать создание макета лучше профессионалам — несмотря на увеличение времени, они сделают макет качественнее.
👉 Используй наш шаблон для построения своей матрицы Пью. Чтобы использовать его, скопируй файл.
Преимущества и недостатки
✅ Плюсы
- Простой инструмент, помогает быстро структурировать оценку и сравнить альтернативы
- Даёт прозрачность за счёт того, что критерии определены и оценены
- Можно количественно или качественно сравнивать альтернативы — то есть объективно оценить их сильные и слабые стороны
- Экономит время и ресурсы, потому что оперирует существующими факторами и решениями
❌ Минусы
- Если критерии расплывчаты или их слишком много, чтобы уместить в матрицу, результат будет необъективным
- Есть риск чрезмерно упростить сложные вопросы и упустить важные нюансы
- Важность критериев и баллы выставляются субъективно. Поэтому при недостатке экспертизы матрица не показательна
Матрица Эйзенхауэра
Распределяет задачи по двум критериями — срочность и важность. Такая матрица отлично избавляет от ощущения «пожара» — ощущения, что все задачи важные и срочные, а времени на них нет.
✅ Хорошо помогает в личном тайм-менеджменте и при распределении рабочих задач — на день или отрезок работы над проектом, вроде спринта.
Как она работает
В поле или таблице делаем два столбца — срочно и несрочно, и две строки — важно и неважно. На пересечениях получаются четыре категории дел.
Составить матрицу можно на листке бумаги или в таск-менеджере.
🔥 Важно и срочно — это горящие и актуальные задачи: например, подписать договор поставки, принять товар сегодня и так далее. Их нужно просто сделать.
❗То, что тоже важно, но не срочно, будет во втором квадрате. Эти дела важны для долгосрочных целей, но не горят. Их важно внести в календарь, чтобы не потерять в потоке дел.
♨️ Срочные, но неважные задачи будут в третьем квадрате. Их можно делегировать другому человеку. Пример — закупка стульев в офис. Вопрос нужно решить поскорее, но не обязательно ввязываться в него самостоятельно.
👌 Неважные и несрочные задачи будут в четвёртом квадрате. Их если и делать вообще, то в самую последнюю очередь.
Преимущества и недостатки
✅ Плюсы
- Инструмент срочной помощи в пожарах. Матрица поможет выбрать самые актуальные задачи для решения «здесь и сейчас» — а остальное отложить или делегировать
- Позволяет выкинуть часть задач вовсе — из квадрата «несрочные и неважные»
- Просто и быстро составить, достаточно иметь список задач перед глазами
❌ Минусы
- Бывает трудно расставить приоритет в задачах — тогда квадраты заполнятся неравномерно, и первые два будут переполнены
- Категорий всего четыре, они не учитывают нюансы
Матрица сравнения
Это сравнение нескольких вариантов в поисках лучшего. Раздел «Сравнение» на сайтах — пример такой матрицы. С помощью неё можно выбрать лучший планетарный миксер или провести конкурентный анализ компаний.
✅ В проекте помогает при анализе и исследованиях — рынка или конкурентов. В личной жизни — при выборе из нескольких вариантов с множеством параметров, скажем, при покупке квартиры или машины.
👉 У нас есть подробный гайд по её составлению и применению
Как она работает
Составить такую матрицу можно с помощью Канбан-досок. Допустим, наша задача — сравнить дизайн лендингов конкурентов. Пишем названия колонок: Изучить, На изучении и Не подходит.
Визуально выделяем варианты, загружая скриншоты в обложку, затем заполняем карточки информацией для анализа.
Преимущества и недостатки
✅ Плюсы
- Можно оценить много критериев разных компаний, вещей, процессов в одном окне
- Всё наглядно — не нужно прыгать по разным окнам, чтобы увидеть анализ целиком
❌ Минусы
- Если включать в матрицу всё подряд, туда попадут неактуальные или неважные критерии — и анализ будет бесполезным
Матрица принятия решений — Квадрат Декарта
Квадрат Декарта помогает выбрать из двух вариантов, когда стоит выбор между делать и не делать.
✅ Подходит для ситуаций, когда нужно выбрать между двумя похожими проектами, офферами или кандидатами на должность. Идеально для разрешения дилемм.
👉 Подробно про квадрат Декарта писали в другой статье
Как он работает
Квадрат Декарта можно составить с помощью бумаги и ручки или в таск-менеджере. Наша задача — разделить поле на четыре части и написать в каждую ответ на вопрос:
- Что получу, если это случится?
- Что получу, если этого не случится?
- Что потеряю, если это случится?
- Что потеряю, если этого не случится?
Рассмотрим ситуацию: владелец кофейни понимает, что продажи упали, и хочет перенести точку в другое место.
Вот как это сработает с квадратом Декарта:
Принимать решение по квадрату можно в одиночку. Но если речь о бизнесе, проекте и судьбе команды, используй этот алгоритм для работы по квадрату Декарта в команде:
- Собери команду для брейншторма. Нарисуй большой квадрат Декарта перед глазами всей команды — на ватмане или онлайн-доске, если встреча онлайн
- Каждый участник должен нарисовать и заполнить свой квадрат Декарта, записать важные вопросы и мысли
- Затем все делятся идеями. Резонные варианты, совпадающие ответы и особо удачные идеи нужно зафиксировать на общем квадрате
- Примите финальное решение и ознакомьте с ним заинтересованных лиц
Преимущества и недостатки
✅ Плюсы
- Минимум вопросов и критериев оценки
- Позволяет рассмотреть все варианты развития событий, даже неочевидные
- Работа с рисками — негативные сценарии выходят на поверхность, что даёт шанс их предотвратить или минимизировать
- Just do it — метод мотивирует не откладывать решение проблемы
❌ Минусы
- Предвзятость — так как метод построен на самоанализе, субъективное восприятие может помешать трезво оценить ситуацию
- Не подходит для решения срочных проблем
- Ограниченность оценки — не учитывает возникновения неожиданных факторов, не поможет просчитать быстрые изменения ситуации
- Чем сложнее ситуация, тем больше времени уйдёт на анализ
Карта анализа заинтересованных лиц и матрицы RACI и DACI
Карта заинтересованных сторон — визуальное представление отдельных лиц или групп, имеющих интерес к проекту, продукту или идее.
Используется при запуске продукта, выходе на новый рынок, реализации маркетинговых кампаний и так далее. Словом, во всех ситуациях, когда нужно знать игроков на поле.
А когда анализ участников произведён, грамотно распределить зоны ответственности помогут матрицы RACI и DACI:
- RACI показывает, кто и за что отвечает на проекте и активно используется в управлении проектами.
- DACI устанавливает ответственность за принятие решения в разных ситуациях на проекте. Используется в разработке IT-продуктов или ПО.
Эти матрицы в основном используются на проектах — но и решить, кто и что возьмёт с собой на шашлыки, тоже поможет.
✅ Вместе карта заинтересованных и матрицы помогут определить состав команды, выстроить коммуникацию и сформировать ценностное предложение. Они работают в связке: карта заинтересованных лиц помогает сформировать матрицы ответственности, а матрицы ответственности — выявить заинтересованных лиц.
Как это всё работает
Чтобы провести анализ заинтересованных сторон, нужно сначала их определить. Как это сделать?
- Выясни, кому этот проект интересен, кто может на него повлиять — одобрить или отвергнуть
- Определи уровень их влияния. Например, у спонсоров он будет высоким
- Оцени потребности заинтересованных лиц. Что они хотят получить от проекта и как обмениваться информацией с ними?
- Регулярно отчитывайся заинтересованным лицам о ходе проекта — сообщай об изменениях и прогрессе, советуйся в ключевых решениях
Например, у нас крупный магазин продуктов в сельской местности, и мы хотим заасфальтировать участок дороги от трассы до нашего магазина. Разделим заинтересованных сторон на две группы: инвесторы и сообщество. Распишем, кто они и чего бы хотели от этого проекта.
Теперь составим матрицу RACI для проекта по строительству дороги.
В задачи проекта входит съёмка и разбивка участка дороги. Затем подготовка сметы и земляные работы: создание системы водоотвода, дорожной «подушки» и монтаж финишного покрытия.
👤 Участники проекта: подрядчик, бригада и бригадир, инженеры, архитектор и местная администрация.
Делаем таблицу. В ней по горизонтали пишем ответственных, по вертикали — задачи.
- R — исполнители. Это все, кто включён в процесс строительства дороги
- A — руководители
- C — консультанты
- I — участники, которых нужно держать в курсе проекта. В нашем примере это местная администрация
Распределяем роли по должностям в проекте.
Преимущества и недостатки
✅ Плюсы
- Анализ заинтересованных сторон помогает выявить всех, кто причастен к проекту, и оценить их влияние. Так легко учесть, кто может продвинуть проект или помешать ему
- Матрицы RACI и DACI помогает участникам проекта видеть зоны ответственности — свои и чужие. И даёт понимание, к кому обращаться за помощью
❌ Минусы
- Обе матрицы не охватывают все процессы проекта
- Список заинтересованных сторон может оказаться неполным, если забыть кого-то включить или включить не того человека
- Если проект масштабный или в нём много участников, то и матрица будет объёмной. А на составление списка заинтересованных лиц уйдёт куча времени
- В случае форс-мажоров и внезапных изменений всё придётся переделывать
Сравнение матриц
Матрица выводов
✅ Матрицы помогают визуализировать и оценить разные варианты с множеством критериев выбора и потенциальных путей решения. Одна таблица вбирает в себя все данные и смыслы
✅ В проектном управлении матрицы используют, чтобы выбрать оптимальный вариант, распределить роли на проекте и задачи по приоритетам. Это хороший инструмент для синхронизации команды. Ещё с помощью матриц можно снизить риски и улучшить взаимодействие в команде
✅ Матрицы Пью, Эйзенхауэра, сравнения и квадрат Декарта подходят и для проектов, и для личного использования. Карта анализа заинтересованных сторон и матрицы RACI/DACI слишком сложные для личного использования — они нужны для проектов