Работодатель – компания или индивидуальный предприниматель обязан заплатить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) при выплате наемным сотрудникам заработной платы. Они же обязаны удержать налог при выплате вознаграждений физическим лицам по гражданско-правовому договору. Работодатель или заказчик по договору с физлицом является налоговым агентом. Помимо начисления и уплаты НДФЛ налоговый агент обязан ежемесячно подавать уведомление по налогам и персональные сведения о выплатах по каждому работнику, а также ежегодно сдавать справку по форме 6-НДФЛ.
Кажется, все просто, но не тут-то было.
Ошибка 1. При выплате заработной платы «в конверте» нет обязанности платить налог.
Сейчас работают комиссии по проверке работодателей, целью которых является выявление фактов занижения заработной платы и выплаты «в конверте». По итогам работы при налоговой проверке налоговая инспекция доначислит налог налоговому агенту. Горе-работодатель, помимо уплаты налога, заплатит в бюджет еще пени и штраф (от 20 до 40 процентов сокрытой суммы налога).
Суммы налога, уплаченные по итогам проверки, нельзя учесть при расчете налога на прибыль и расходов по «упрощенке». Работодателя и его должностных лиц могут привлечь к административной, а если суммы доначислений превысят 15 млн руб., то и к уголовной ответственности (вплоть до лишения свободы на срок до 6 лет).
Ошибка 2. Выплаты по договору с «самозанятым» не облагаются НДФЛ
Действительно, доходы физических лиц освобождены от уплаты НДФЛ, если их получение связано с деятельностью гражданина, который применяет специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход". При заключении договора с ними организация или индивидуальный предприниматель не должны удерживать НДФЛ. Но это правило действует, если
1) физическое лицо действительно является «самозанятым», а эти данные можно проверить на сайте налоговой службы;
2) самозанятый уже более 2 лет не является работником заказчика;
3) договор с самозанятым не является агентским, договором комиссии или поручения;
4) самозанятый получает менее 2,4 млн в год (по одному или нескольким договорам);
5) договор на выполнение работ (оказание услуг) не имеет признаков трудового договора, то есть исполнитель (подрядчик) не работает с 9 до 18 часов, не ходит в отпуск, не подчиняется локальным актам, факты оказания услуг (выполнения работ) фиксируются актом, у самозанятого есть иные заказчики.
В случае, если при проверке договора с самозанятым, а также по итогам допросов его и иных лиц, налоговики найдут признаки трудового договора, то такие отношения признают трудовыми, а значит, налоговый агент будет обязан заплатить НДФЛ, штрафы и пени.
Ошибка 3. Подотчетные средства не облагаются налогом
Выдача денежных средств под отчет (а также расходы по корпоративной карте) – предмет особого налогового контроля. Если отсутствуют первичные документы о покупке, есть неточности, а также когда покупки не связаны с деятельностью компании, такие выплаты признаются доходом физического лица и облагаются налогом.
Примеров доначисления налога очень много. Как оправдать командировку в Тюмень, если по документам (билетам) сотрудник летал в Сочи? Или закупки мяса, алкоголя, если нет данных о том, на что пошли такие покупки? Есть факты оплаты гостиницы, которая была закрыта ранее приезда, а также оплату личных расходов (стрижка, кино, продукты). Работодателю нужно внимательно относиться к правилам выплаты подотчетных средств, отчетности и их расходованию.
По всем вопросам, связанным с налогами, обращайтесь к налоговому консультанту компании «Бельфор»!
Тел +7 495 540 02 00