Для успешной сдачи отчета необходимо соблюдать следующие правила:
Как это должно выглядеть внутри системы
✅ каждую денежную операцию необходимо подтверждать отдельным платежным документом. Нельзя прикладывать выписки со списком транзакций, даже если было большое количество платежей (например: банковское обслуживание, заработная плата);
✅ каждый документ прикладывается отдельно, один документ = один файл (читабельный документ, формат pdf);
✅ нельзя дублировать (прикреплять несколько раз один и тот же) документ в систему;
✅ название документа должно соответствовать названию прикладываемого документа (ПП = ПП, кассовый чек = кассовый чек, УПД =УПД, счет-фактура = счет фактура и т.д.);
✅ дата и номер документа в системе должны соответствовать дате и номеру прикладываемого документа;
Требования к документам
✅ все прикрепляемые документы должны быть подписаны в соответствии с требованиями к их подписанию:
Счет – подпись со стороны поставщика. Договор, акт, УПД – подпись с двух сторон (исполнитель/заказчик);
✅ документы должны быть подписаны исполнителем и заказчиком либо живой подписью, либо на них должны быть отметки о подписях в ЭДО;
Документы со вставленными подписями-картинками в отчете не принимаются, даже если очень лень подписывать документ вживую - стоит это все-таки сделать сразу, чтобы избежать лишнего круга ожидания отчета на проверке.
✅ при наличии печати – ставится печать;
✅ при отсутствии печати (согласно Уставу) – ставится пометка «Б/п»;
Итоговая сумма
✅ сумма денежных средств в отчетных документах за 2й этап, может превышать сумму гранта. В этом случае, необходимо в один из пунктов в колонку «Сумма, руб.» внести корректировку – уменьшить цифру денежных средств (это можно сделать во всех статьях кроме ст. Заработная плата), чтобы общая сумма соответствовала сумме гранта. И в колонку «Примечание», внести комментарий: «(указать сумму) рублей оплачено, за счет средств гранта, (указать сумму) рублей оплачено за счет собственных средств».
✅ итоговая сумма денежных средств за 2 этапа не может быть меньше 1 млн руб. Для 5 очереди программы: 1 этап -100 000, 2 этап - 900 000.
Классический пакет документов для подтверждения расхода
✅ по закупкам оборудования и выполнению работ/услуг сторонними организациями, прикладывается пакет документов, который включает в себя:
1. Документ, на основании которого был совершен платеж – договор/счет.
2. Документ, подтверждающий проведение платежа – Платежное Поручение (Важно обратить внимание на оформление ПП – в документе должны быть указаны три даты: дата поступления денежных средств, их списания и дата оформления, и отметка банка со статусом «Исполнено»).
3. Документы, подтверждающий факт совершения покупки/оказания услуги на сумму указанную в ПП – УПД, ТН, акт (закрывающих документов может быть несколько).
Если в ПП в назначении платежа указан документ (договор/счет/реестр), он прикладывается в отчет.
Важно!
- Затраты осуществляются только с расчетного счета созданной в рамках стартап–проекта организации.
- Взносы в уставный капитал могут осуществляться только из первой части гранта.
- Не рекомендуется ликвидировать ООО до полного принятия документов в финансовом отчете (и подписи со стороны Фонда)- вы не сможете заменить расходы на другие, если какие-то не пройдут, и придется возвращать 1 млн рублей целиком.
Сокращения
ПП – платежное поручение.
ТД – трудовой договор.
ТН – товарная накладная.
УПД – универсальный передаточный документ.
ЭДО – электронный документооборот.
ЭП – электронная подпись.
Удачной сдачи отчета! Если у вас появились дополнительные вопросы - их можно задать в комментариях, которые доступны подписчикам канала.