Если вы заметили, с 1 сентября 2024 года перестали действовать электронные подписи сотрудников компаний, которые содержат в сертификате реквизиты организации. Обязательной стала связка ЭП физлица и машиночитаемой доверенности. В связи с этим у предпринимателей возникает масса вопросов, на которые отвечают специалисты ведомств.
Может ли работодатель заставить сотрудников получать электронные подписи
Такой вопрос рассмотрели в Роструде и дали заключение на сайте онлайнинспекция.рф — даже если сотруднику для работы необходима электронная подпись, нельзя заставить её получить.
Например, электронная подпись нужна бухгалтерам, чтобы они отправляли отчёты, работали в Личных кабинетах организации на сайтах ведомств, размещали информацию и т.д.
Обязать сотрудника получить электронную подпись можно только в том случае, если такое условие прописано в трудовом договоре.
Если такого условия нет, то сотрудник может отказаться от получения ЭП.
Если же обязанность оформить ЭЦП закреплена в трудовом договоре, то работодатель имеет право требовать от сотрудника получить подпись вплоть до предъявления письменного предписания.
Будет ли отказ от получения подписи поводом для увольнения сотрудников, не поясняется.
Можно ли получить электронную подпись по доверенности
Неоднократно звучавший в адрес ФНС вопрос, особенно от предпринимателей, которым некогда и не хочется никуда ехать для её получения. Бухгалтер должен сдавать отчётность, пусть он и получает электронную подпись, — так они рассуждают.
Мы тоже постоянно сталкиваемся с таким мнением и вынуждены пояснять сложившиеся правила в этой сфере.
Прошли те времена, когда подпись выдавалась не на человека, а на организацию или на ИП (т.е. в сертификате указывались реквизиты компании), и её мог получить представитель по доверенности. Реформа в этой сфере привела к тому, что с сентября электронные подписи становятся исключительно личными и человек должен получать их лично с предъявлением паспорта.
Оформить электронную подпись любому человеку, в т.ч. предпринимателю, возможно только после его идентификации (таковы правила, прописанные в законодательстве).
Если один человек выполняет какие-то действия за других лиц или компаний, то ему на эти действия нужна доверенность.
После того как ИП или директор ООО получит свою подпись, он может выдать представителю машиночитаемую доверенность, в которой прописать полномочия, например, по сдаче отчётности и деклараций за него.
Представитель в свою очередь оформляет личную ЭП и получает возможность действовать по доверенности.
Ещё раз — владельцем подписи будет представитель, а не ИП или директор.
Можно ли получить подпись онлайн удалённо
Реформа этой сферы, начатая ещё в 2019 году, к тому и ведёт, что электронные подписи должны стать полным аналогом обычной, которую вы ставите от руки. Поэтому получить подпись можно только после идентификации личности — личного предъявления паспорта сотруднику удостоверяющего центра.
Другое дело, если предприниматель уже ранее получал ЭП в официальных удостоверяющих центрах — в этом случае он может перевыпустить подпись онлайн. Это можно сделать через Личные кабинеты юрлиц и ИП на официальном сайте ФНС.
Также если вам нужно:
- зарегистрировать юрлицо или ИП;
- внести изменения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- закрыть ИП.
Исключительно для этих случаев можно получить ЭП в приложении «Госключ». Но и в этом случае нужна будет идентификация личности — можно с помощью смартфона с NFC-модулем и загранпаспорта нового поколения или через Единую биометрическую систему, или прийти лично в отделение банка или МФЦ.
Зато при необходимости вы можете удалённо отозвать сертификат электронной подписи.
Куда бежать
С сентября директорам и ИП нужно получать сертификаты электронной подписи в удостоверяющих центрах ФНС, либо в удостоверяющих центрах доверенных лиц, на данный момент их 6:
- • ПАО «Сбербанк России»;
- • АО «Аналитический центр»;
- • Банк ВТБ (ПАО);
- • АО «ЕЭТП»;
- • АО «ТБанк»;
- • ПАО «Промсвязьбанк».
ФНС и доверенными лицами организованы более 1,2 тыс. точек выдачи, узнать адрес которых можно из соответствующего раздела на сайте ФНС. В Санкт-Петербурге можно обратиться в МИФНС № 15 на улице Красного Текстильщика и МИФНС №7 на набережной канала Грибоедова.
Электронная подпись будет действительна 15 месяцев и содержать уведомление о том, что получена от ФНС.
Что нужно
Для получения электронной подписи с собой нужно взять паспорт, СНИЛС и ИНН. Кроме этого, потребуется токен для записи сертификата и ключа электронной подписи. К токену предъявляются свои требования — он должен иметь действующий сертификат ФСТЭК России или ФСБ России.
Токен, в общем, выглядит как флешка, но пусть это вас не вводит в заблуждение, обычная флешка не подойдёт.
Сама ЭП выдаётся бесплатно, нужно купить только носитель и средство криптографической защиты. Приобрести можно непосредственно в удостоверяющих центрах (помимо ФНС), либо принести свой, если у вас такой уже есть.
ФНС выдаёт электронные подписи с 1 июля 2021 года и уже выпустила более 10 млн ЭП для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В среднем ежедневно выпускается более 30 тыс.
А если я не хочу получать подпись
В новости рассказываем, в каком случае бизнес сможет продолжить работать по старым правилам.
Оригинал статьи на нашем сайте.
Ещё больше полезных статей о бухгалтерии и бизнесе на bereganevy.ru.