На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
Я провожу аудит делопроизводства. Обнаружила, что 02.07.2024 секретарь совершила ошибку в журнале регистрации распоряжений: документ, следующий за номером 527, она зарегистрировала под номером 258, хотя он должен был получить номер 528. Тогда ошибка осталась незамеченной, и на момент 30.07.2024 номер последнего зарегистрированного распоряжения – 318. Подскажите, что делать в такой ситуации? Нужно ли вносить в журнал какие-нибудь изменения? Все распоряжения подписаны и согласованы.
Ответ
Так как распоряжение – внутренний документ, то исправить ошибку будет относительно легко. Опишем, что нужно сделать:
1. Весь диапазон ошибочно присвоенных номеров (с 258 по 318) снабдить индексом, (например, «-Р»). В результате они будут иметь такой вид: № 258-Р, 259-Р, 260-Р и т.д. Не рекомендуем брать индексы «/1» или «-а», так как они однозначно ассоциируются с некорректной регистрацией. В вашем случае буква «Р» означает вид документа – распоряжение.
2. В журнале регистрации нужно сделать отметку о том, что из-за ошибки появились номера-дубли. Отметку следует составить конкретно:
Номера с 258-Р от 02.07.2024 по 318-Р от 30.07.2024 присвоены ошибочно, снабжены индексами «-Р».
3. Затем продолжить «правильную» регистрацию с номера 528.