Командировочные авансовые отчеты часто вызывают головную боль как у сотрудников, так и у бухгалтеров. Для сотрудников это связано с необходимостью сбора и оформления большого количества документов, подтверждающих расходы. Бухгалтерам же приходится обрабатывать эти отчеты, проверять их на соответствие правилам и нормам, а также вести учет. Важно отметить, что правильное оформление авансовых отчетов является залогом корректного учета расходов и начисления заработной платы.
Рассмотрим два сервиса для автоматизации и упрощения работы с авансовыми расчетами.
Smartway - создание бухгалтерской и кадровой документации по командировкам сразу в 1С
Как работает Smartway
Smartway – сервис, который помогает планировать и организовывать деловые поездки. Работает аналогично сайтам для путешествий и позволяет покупать авиабилеты, железнодорожные билеты и бронировать гостиницы.
Пользователю достаточно прописать направление и сроки командировки, а после чего сервис сравнит от предложения перевозчиков, отелей и других поставщиков. На основании этих данных можно подобрать оптимальное решение. Особенностью сервиса является исключение скрытых наценок. Согласовать детали поездки можно не выходя из сервиса.
Использование Smartway дает экономию от 15 до 50% командировочного бюджета компании, в зависимости от количества поездок.
С 2018 году Smartway интегрирован с программами 1С, сделало кадровый и бухгалтерский учет командировок еще проще:
- Билеты автоматически загружаются в программу 1С и учитываются по факту покупки.
- Авансовый отчет можно автоматически заполнить полученными билетами, а НДС попадает в книгу покупок.
- Если сотрудник заполняет авансовый отчет в системе Smartway, он автоматически загружается в программу 1C, остается только его провести.
- В программах «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:ERP» можно автоматически сформировать кадровые документы (приказ о командировке, служебное задание).
Что умеет сервис Smartway?
- Поиск и сравнение цен на билеты любых видов транспорта и проживание в отелях или апартаментах, исключая скрытые платежи и комиссий и скрытых платежей.
- Бонусы в виде партнерского кэшбека от Аэрофлот и S7 Airlines.
- Мгновенное онлайн бронирование и управление бронью.
- Работа по предоплате или с отсрочкой платежа.
- Автоматическое и безопасное заполнение паспортных и иных данных сотрудников во время оформления брони или оплате.
- Согласование служебных поездок внутри компании.
- Гибкая тревел-политика – возможность установки лимитов на покупку билетов, бронь и выписку ваучеров на такси для сотрудников.
- Корпоративный счет для оплаты такси.
- Аналитика и статистика поездок по всем сотрудникам организации, включая расходы по сотрудникам, отделам, юридическим лицам или временным промежуткам.
- Хранение актов, реестров билетов и других документов по всем поездкам в личном кабинете, а также возможность настройки автоматической отправки в бухгалтерию с использованием электронной почты или ЭДО.
В каких программах работает Smartway?
«1С:ERP Управление предприятием»;
«1С:Комплексная автоматизация»;
«1С:Управление торговлей»;
«1С:Бухгалтерия 8»;
«1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Программное обеспечение должно находиться на официальной поддержке!
«1С:Сканер чеков» – сканирует QR-код на кассовом чеке, и автоматически загружает данные в авансовые отчеты
Как работает «1С:Сканер чеков»?
С помощью «1С:Сканер чеков» путевые листы и данные из кассовых чеков вносятся в авансовые отчеты автоматически, что значительно отражается на качестве и скорости работы с рутинной документацией. Информация считывается с помощью камеры смартфона и мобильного приложения, и исключает необходимость вручную вносить данные из кассовых чеков в программу 1С.
При подключении сервиса «1С:Сканер чеков» не нужно донастраивать ваши конфигурации 1С и что-либо специально подключать к программе. Достаточно подключить мобильное приложение к пользовательской базе 1С.
Что умеет «1С:Сканер чеков»?
Работа в «1С:Сканер чеков» :
- сокращает время на ввод данных в систему из кассовых чеков;
- исключает ручной ввод, а соответственно и количество ошибок;
- снижает налоговые риски (кассовые чеки проходят проверку в ФНС);
- упрощает сдачу чеков в бухгалтерию;
- избавляет от рутинной работы.
Помимо неоспоримой пользы для бухгалтерии, сервис удобен и для сотрудников. Им больше не нужно собирать все подтверждающие документы и сокращает риски потерять чек или отрывной талон авиабилета.
Вы знаете, что в случае, если сотрудник потерял отрывной талон авиабилета можно запросить у компании – перевозчика официальное письмо. В письме будет указано, что этот человек действительно летел такого-то числа на таком-то рейсе по маршруту.
В каких программах работает «1С:Сканер чеков»?
- «1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия»;
- «1C:Бухгалтерия 8 ПРОФ/КОРП»;
- «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации»;
- «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП»;
- «1С:Садовод»;
- «1С:Садовод. Базовая версия»;
- «1С:Гаражи»;
- «1С:Предприниматель»;
- «1С:Упрощенка 8».
Программное обеспечение должно находиться на официальной поддержке!
Проблемы с авансовыми отчетами в бухгалтерии возникают часто. В частности, бывает сложно правильно оформить отчет и подтвердить расходы. Также иногда появляются трудности с определением категории расходов и учетом НДС. Это может привести к ошибкам в учете и налоговым спорам.
Использование сервисов автоматизации авансовых отчетов - это не роскошь, а реальная польза для всей компании.