Создание корпоративногопортала подразумевает улучшение коммуникации и управления в компании, но его внедрение может сопровождаться некоторыми ошибками. В этой статье мы обсудим 10 наиболее распространенных и подскажем, как их избежать.
1. Недостаточное понимание целей и задач проекта
Ошибка: Часто компании приступают к внедрению корпоративного Битрикс-портала без четкого понимания целей и задач проекта. В результате платформа может не соответствовать требованиям бизнеса, что приведет к её низкой эффективности и слабой вовлеченности сотрудников.
Как избежать: Перед началом проекта необходимо провести детальный анализ потребностей компании, определить ключевые цели и задачи, которые должен решать портал. Привлеките к процессу все заинтересованные стороны — руководство, IT-отдел, HR и другие подразделения, чтобы учесть их требования и ожидания.
2.Отсутствие четкого плана внедрения
Ошибка: Без четкого, поэтапного плана внедрения процесс может стать хаотичным, сроки будут нарушены, а результат не совпадет с ожиданиям. Неправильное планирование приводит к частым правкам в проекте, что увеличивает его стоимость и снижает качество.
Как избежать: Создайте детальный план корпоративного внедрения, который включает все этапы — от анализа и проработки концепции (на этом этапе нужно ответить на вопрос: что именно и с какой целью создается), последующей разработки до тестирования и запуска. Важно установить четкие сроки выполнения каждой задачи и ответственных лиц. Регулярный мониторинг и контроль выполнения плана помогут избежать отклонений и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
3. Недостаточное внимание к интеграции с существующими системами
Ошибка: Корпоративный интранет-портал редко функционирует в изоляции — он должен интегрироваться с другими IT-системами компании (ERP, CRM, HR и другими). Если проигнорировать интеграцию, можно столкнуться с дублированием данных, ошибками в работе и снижением общей эффективности системы.
Как избежать: Еще на этапе предварительного планирования учтите все системы, с которыми должен взаимодействовать портал. Разработайте стратегию интеграции, определите, какие данные должны быть переданы.
4. Низкая вовлеченность сотрудников
Ошибка: Даже если разработка портала выполнена идеально, его эффективность будет низкой, если сотрудники не станут активно пользоваться платформой.
Как избежать: Вовлекайте сотрудников на ранних стадиях проекта — это поможет учесть их потребности и ожидания. Организуйте обучающие сессии, чтобы показать персоналу, как нововведения облегчают работу. Назначьте амбассадоров, которые будут активно продвигать использование интранета в компании и обучать остальных.
5. Пренебрежение вопросами безопасности
Ошибка: Интранет содержит конфиденциальную информацию: персональные данные сотрудников, коммерческие сведения и т.д. Недостаточная их защита может привести к утечке и нежелательным последствиям, репутационным рискам.
Как избежать: Внедрение корпоративного портала Битрикс24 должно сопровождаться разработкой стратегии безопасности, которая включает шифрование данных, использование многофакторной аутентификации, ограничение доступа и регулярный мониторинг системы на наличие уязвимостей. Проводить аудит безопасности нужно с участием экспертов, это поможет выявить и устранить потенциальные риски.
6. Отсутствие четких ролей и полномочий
Ошибка: Внутрикорпоративный портал используется для управления внутренними процессами и взаимодействия между подразделениями. Если роли и полномочия пользователей не определены четко, это может привести к конфликтам, неэффективности и нарушению работы системы.
Как избежать: Определите четкие роли и полномочия для всех пользователей платформы. Разработайте систему управления доступом, которая позволит разграничить права сотрудников в зависимости от их обязанностей и уровня ответственности. Это не только повысит безопасность, но и сделает работу с интранетом более удобной и эффективной.
7. Недостаточное тестирование системы
Ошибка: Внедрение Bitrix24 без должного тестирования приводит к неожиданным проблемам в работе системы, снижает ее производительность и функциональность.
Как избежать: Тщательно протестируйте систему перед запуском. Важно проверить не только основные функции, но и интеграцию с другими платформами, устойчивость к нагрузкам, безопасность и удобство эксплуатации. Привлеките конечных пользователей к тестированию, чтобы учесть их отзывы и предложения.
8. «Сырой» интерфейс
Ошибка: Даже самый функциональный портал не будет эффективен, если его интерфейс неудобен для пользователей. Сложный, перегруженный или непонятный личный кабинет и запутанный поиск снижают вовлеченность сотрудников и замедляют работу.
Как избежать: Чтобы создать хороший информационный портал, продумайте интерфейс, который будет интуитивно понятным и удобным для пользователей. Проведите исследования и опросы, чтобы узнать, какие функции и элементы важны для сотрудников. Не бойтесь вносить изменения на основе их отзывов и предложений.
9. Недостаточное внимание к поддержке и развитию
Ошибка: После успешного запуска компании забывают о необходимости обслуживания корпоративных порталов, их регулярного обновления и поддержки. В итоге система устаревает и становится менее эффективной.
Как избежать: Планируйте регулярное обновление и развитие платформы. Важно учитывать обратную связь от пользователей и вносить необходимые коррективы. Обеспечьте постоянную техническую поддержку, чтобы сотрудники могли оперативно решать возникающие сложности.
10. Игнорирование корпоративной культуры
Ошибка: Интранет должен отражать культуру и ценности компании. Если это не учтено, сотрудники могут воспринять его как нечто чуждое и не полезное.
Как избежать: Интегрируйте корпоративные ценности и культуру в дизайн и функциональность внутрикорпоративного портала. Это может быть выражено в стиле оформления, доступе к ресурсам, поддержке коммуникаций и другим элементам. Важно, чтобы портал стал органичной частью жизни компании, а не просто очередным инструментом.
Ошибки возможны даже при хорошем планировании и подготовке. Тщательный выбор команды для разработки и внедрения интранета заметно снижает их вероятность и позволяет оперативно устранить неточности.