Каждый из нас оказывался в ситуации, когда дел много, а времени мало, или времени много, но совершенно непонятно как им распорядиться… В такие моменты на помощь приходит тайм-менеджмент!
Простыми словами тайм-менеджмент – это умение управлять своим временем и задачами, для более эффективной работы и достижения поставленных целей. Увы, общего правила для всех, как правильно выстраивать свой график, нет, но есть несколько советов, которые помогут грамотно распланировать свои дела.
Совет 1. Сова VS жаворонок. На чьей стороне ты?
Нет, здесь не будет совета в духе «кто рано встает, тому Бог подает», ведь рано вставать не все любят, а нейробиологи и вовсе говорят о том, что наш мозг «раскачивается» ближе к десяти утра (эх, знали бы это те, кто придумал работу с девяти). Ввиду того, что все мы организмы индивидуальные, то и жизненные биоритмы у нас разные, поэтому в первую очередь необходимо определить свои пики активности и периоды упадка сил, а уже потом планировать дела: на время максимального прилива энергии должна приходиться самая сложная и ответственная работа, а на оставшееся время – дела, требующие наименьшие затраты.
В статье исследовательского центра портала Superjob сообщается, что по результатам социологического опроса вторник – самый продуктивный день недели, а зима – самый продуктивный сезон
Однако, возвращаясь к тому, что мы говорили ранее, все индивидуально! Понаблюдайте за собой и в течение нескольких недель отмечайте часы и дни с наивысшей и наименьшей активностью.
Совет 2. Расстановка приоритетов
Разобраться с приоритезацией поможет матрица Эйзенхауэра, суть которой заключается в следующем: нужно составить план на день, а потом разделить все дела по категориям в зависимости от их срочности и важности.
Важные и срочные
Это первостепенные, очень важные дела, у которых, как правило, есть дедлайн. Например, отправить проект клиенту, составить годовой отчет и так далее. Такие задачи нужно завершать самостоятельно, и если их не сделать, это может привести к неприятным последствиям. Поэтому эти дела лучше не откладывать, так как в конце рабочего дня, возможно, уже не будет сил качественно сделать работу.
Важные и несрочные
Это задачи, важные для личностного и профессионального роста, — например, сходить в бассейн, прочитать статью на языке, который нужно выучить, завязать деловой контакт. Эти дела можно отодвинуть, если времени нет совсем, но лучше сразу запланировать их на другое время, чтобы потом не забыть.
Неважные и срочные
Эти дела не относятся к категории жизненно важных, но требуют завершения для поддержания эффективности. Например, создать рассылку, выложить пост, постирать белье, сходить в магазин — все это можно поручить коллегам или родственникам, чтобы освободить время для выполнения того, что важно и срочно.
Несрочные и неважные
К этой категории можно отнести задачи, которые не приносят пользы в работе и не помогают достичь какой-либо цели, например разобрать папку со спамом. Сюда же относятся любимые, но бесполезные и даже вредные дела, такие как просмотр фильмов и скроллинг соцсетей. Их можно отложить или вовсе отменить.
Совет 3. Разделяй и властвуй
Как бы не получилось все идеально распланировать, в любой момент что-то может пойти не так, но главное не отчаиваться и вовремя обратиться за помощью. Не имей сто рублей, а имей сто друзей, которым можно делегировать задачи!
Зачем делегировать?
Делегирование — необходимый навык, который может помочь разгрузить день, при этом не оставив невыполненной ни одну задачу. Сначала поручить кому-то дело может быть сложно, но, если подходить к этому с умом, в скором времени производительность благодаря делегированию заметно улучшится.
Как правильно делегировать?
- Найдите подходящего человека. Тот, кому делегируются задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы.
- Предоставьте понятные инструкции. Исполнитель поручения должен точно знать, что и для чего ему нужно делать.
- Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения.
Совет 4. Выдохни и отдохни!
При планировании дня отдых должен стоять в списке основных задач, иначе довольно быстро все ресурсы организма будут исчерпаны. Кроме того, отсутствие запланированных перерывов приводит к тому, что человек начинает чаще отвлекаться и в итоге не выполняет даже минимум работы (особенно это актуально для тех, кто работает дома).
Представьте, что во время выполнения задачи вы отвлеклись на сообщение в телефоне. Британские ученые выяснили, что того чтобы вновь сконцентрироваться, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд
Поэтому, чтобы не отвлекаться, рекомендуется отключать все уведомления на гаджетах, надевать наушники, ставить лимит на использование социальных сетей и отключать всплывающие окна. Если работаете удаленно, лучше закрыться в одной комнате или кабинете и сконцентрироваться на деле.
Если вас спросят: «В чем сила?», то уверенно отвечайте: «В тайм-менеджменте!»
Мы не понаслышке знаем как важен тайм-менеджмент в работе, ведь благодаря ему нашей компании удалось стать лучшими в своем деле! Redexpart занимается разработкой и проектированием прецизионной оснастки, предоставляет услуги по литью, штамповке, обработке металлических и пластиковых деталей на станках с ЧПУ.
Делегируйте нам свои задачи:
📪 Почта: sales2@redexpart.ru или sales8@redex-metalparts.ru
🏠Офис: г. Санкт-Петербург, ул. Бабушкина д. 3 каб. 516
По всем вопросам обращайтесь 👆