Практически каждый собственник и уж точно каждый руководитель отдела сталкивается со сложностью выстроить работу отдела. Не важно - это отдел, который необходимо выстроить с нуля или отдел, который уже работает некоторое время, - в любом случае придется приложить немало сил.
Чтобы работа отдела вела к желаемому результату, к вопросу стоит подойти комплексно.
Рассмотрим основные шаги, которые необходимо выполнить в процессе построения или коррекции работы отдела.
1. Четкие цели и задачи
Определите стратегические цели отдела и разбейте их на конкретные задачи. Все сотрудники должны понимать, к чему стремится команда.
Как все мы знаем, задачу стоит сформулировать согласно SMART, чтобы она обрела смысл для сотрудника. Нельзя сказать менеджеру по продажам, что нужно продать как можно больше. Пропишите конкретные цифры по каждому направлению работы, которые необходимо достичь. Только так сотрудник увидит “финишную черту” и будет стремиться к ней.
Плюс, для каждого из нас большое удовольствие - достичь результата. Не лишайте ваших сотрудников этого.
После того, как функции распределены - их нужно задокументировать. Разработайте регламент отдела и пропишите как правильно выполнять функции. Этот инструмент поможет осуществлять контроль и возвращать внимание сотрудника к тому “как надо”.
2. Распределение ролей
Определите роли и ответственности каждого члена команды. Это поможет избежать путаницы и повысит ответственность.
У вас должна быть прописана четкая оргсхема компании и каждого отдела в том числе.
В рамках каждой должности пропишите обязанности и функции сотрудника, ознакомьте сотрудника с ними. Наверняка, у каждого было такое рабочее место, где ты был “и швец, и жнец”. Не заставляйте своих сотрудников пройти такой же опыт. Будьте конкретны в своих требованиях к персоналу, в том числе относительно перечня функций.
Контролируйте выполнение назначенных сотруднику функций. Таким образом, компания будет работать “как часы” - каждый делает то, что должен.
3. Коммуникация
Установите открытые каналы для общения. Регулярные встречи и обратная связь помогут поддерживать командный дух и решать возникающие проблемы.
Работа работой, но иногда стоит поговорить с сотрудником “по душам”. Уверена, вы узнаете много интересного о его опыте работы в компании и в целом о “настроениях” относительно работы.
Ниже перечислю ряд инструментов, которые помогут поддерживать связь с сотрудниками:
- Регулярные планерки. На них стоит узнавать не только о выполненных задачах, но и о болях, предложениях. Ваши сотрудники видят работу изнутри в деталях. Именно они могут дать ту информацию, которая позволит оптимизировать неэффективные процессы.
- Обратная связь. Внедрите инструмент обратной связи. Хоть устно, хоть через электронную форму. Регулярно запрашивайте ОС у стажеров, у действующих сотрудников, у увольняющихся. Получив негативную ОС, не торопитесь нелестно отзываться о сотруднике, подумайте, как ситуацию можно исправить, что можно поменять.
- Корпоративная культура. Встречи, выезды, корпоративы, тренинги, командообразующие мероприятия - обязательны. Вне зависимости от того, большой ли отдел или полтора землекопа - собирайтесь, проводите время вместе, общайтесь. “Хорошая погода” внутри отдела весомо влияет на результативность.
4. Обучение и развитие
Инвестируйте в обучение сотрудников. Это поможет повысить их квалификацию и вовлеченность.
Даже если отдел уже собран и работает, рано или поздно придет новый сотрудник, которому придется объяснять все с нуля. Не поленитесь и снимите опыт с действующих сотрудников относительно выполняемых ими функций.
Опишите продукт, разработайте пошаговую инструкцию для стажеров, напишите инструкцию по работе с программным обеспечением, разработайте аттестацию стажера. Сделайте это заранее, мы знаем много историй, когда отдел покидают опытные сотрудники, которые уносят знания с собой - подстрахуйте себя.
Не обделяйте вниманием действующих сотрудников. Развивайте их текущие навыки. Сотрудники хорошо работают? - научите работать их еще лучше. Даже если их квалификация бесподобна - на помощь придут soft-skill, развивайте их. Дополнительные знания по работе с тайм-менеджментом, стрессоустойчивостью, навыками коммуникации будут полезны при любом раскладе.
Особенно важно постоянно обучать сотрудников, у которых рутинная и однообразная работа. Когда мы выполняем давно нам знакомое действие, мозг не включается - работает на автопилоте. Так сотрудник рано или поздно смертельно заскучает и уволится (ОСОБЕННО, если это молодое поколение). Заставляйте мозги сотрудников работать любыми способами. Курсы, тренинги, или новые интересные задачи, или загадки/ребусы, или мозговые штурмы - подойдет все, что заставит сотрудников думать.
5. Мотивация
Создайте систему мотивации, которая будет учитывать достижения каждого члена команды и поощрять их усилия.
Стабильно платите сотрудникам оклад? Не доходят руки разработать KPI? Займитесь этим вопросом прямо сейчас.
У сотрудника всегда должен быть стимул делать больше, работать лучше и в качестве результатов своего старания получать мотивацию.
Как прописать мотивацию? Определите те функции, которые напрямую или в перспективе влияют на доход компании. Оцифруйте их выведите процент для сотрудника.
6. Анализ и улучшение процессов
Регулярно оценивайте эффективность работы отдела. Собирайте отзывы и вносите необходимые изменения.
Эффективный руководитель всегда стремится к постоянному росту показателей. Чтобы в один прекрасный момент не столкнуться с тем, что показатели застряли на одном уровне и не идут в рост даже с пинка, введите в привычку проводить анализ работы отдела.
Вот базовый список вопросов, который должен крутиться в голове руководителя отдела на постоянной основе.
- Как еще увеличить рост показателей?
- Что может влиять на падение показателей?
- Какие процессы могут работать лучше?
- Какие сложности в процессах видят сотрудники?
- Какие отзывы дают клиенты о работе компании или отдела?
7. Использование технологий
Внедряйте инструменты для автоматизации рутинных задач, что позволит сосредоточиться на более важных аспектах работы.
Это один из инструментов для оптимизации процессов:
- Ведете клиентов в гугл-таблице? - пора запустить Битрикс24
- Отправляете показатели отдела сотрудникам в виде скриншота? - запустите дашборды
- Изучаете инструкции и регламенты в распечатках, каждый раз печатая тонны материалов для стажеров - пора завести электронную базу знаний
Эти шаги помогут создать продуктивную атмосферу и повысить общую эффективность работы отдела. Делитесь в комментариях о вашем опыте построения отдела, какие инструменты помогли именно вам?