Начнем эту статью с реального примера
Одна предприниматель вышла на WB с товарами для наращивания ресниц. Продукция пользуется спросом, и дела пошли в гору. На старте она сама справлялась с большинством бизнес-процессов, включая вопросы бухгалтерии. Поэтому в штат бухгалтера не брала, а привлекала периодически – главным образом для формирования налоговой отчетности. Долгое время казалось, что все в порядке, ведь налоговая претензий к ней не имела, запросов не присылала.
Как-то бухгалтер ушла на больничный. Пришлось нанять стороннего специалиста. Тут и вскрылось, что бухгалтер все это время переплачивала налоги в несколько раз. Оказалось, что бухгалтер в силу неопытности перестраховалась, уплачивая больше, чем нужно. Из оборота исчезали деньги, которые могли работать на развитие дела.
В этой истории бухгалтер не имела корыстных мотивов и считала, что все делает правильно. Но иногда бывает и так, что сотрудники могут обманывать работодателя в свою пользу, особенно если предприниматель не погружается в бухгалтерию.
У любой деятельности есть ЦКП - ценный конечный продукт. Круг обязанностей бухгалтера напрямую зависит от масштабов фирмы. В небольших компаниях все, от «первички» до сдачи отчетности, выполняет один сотрудник. Плюс бухгалтер может вести еще и управленческий учет. Главбух крупной организации отвечает за правильную работу целого финансового отдела. И как показывает практика, многое зависит от квалификации главного бухгалтера.
Но все же можно выделить несколько общих способов проверки работы бухгалтера, которые подойдут в любом случае.
⚡️ Провести сверку по налогам и сборам
Вам нужно запросить в налоговой инспекции Справку об исполнении обязанности по уплате налогов или Справку о наличии сальдо. Это можно сделать в личном кабинете ООО или ИП на официальном сайте налоговой, через программы сдачи отчетности или напрямую в инспекции по письменному заявлению.
Отрицательные значения в справке говорят о наличии задолженности перед бюджетом. Если, наоборот, имеется переплата, компетентный бухгалтер без труда сможет объяснить причины, которые обусловлены порядком учета и оплаты.
⚡️ Проверить выписки из банка
Проводите периодический контроль операций по расчетному счету. Например, можно начинать рабочий день с проверки банковской выписки за предыдущий день. Проверьте остатки по расчетному счету. Если у вас возникнут вопросы по суммам и контрагентам, бухгалтер сможет объяснить любую цифру в финансовых документах.
Кстати, такой регулярный контроль со стороны руководства не позволит бухгалтеру расслабиться. И поможет снизить риски из-за недобросовестности сотрудника.
⚡️ Проверить первичную документацию
Попросите бухгалтера показать «первичку» за определенный период. Ведь каждая операция фирмы должна быть подтверждена документально. Это могут быть договоры, товарные накладные, доверенности, счета-фактуры, акты приема выполненных работ. Документы должны быть правильно оформлены, подписаны с обеих сторон, систематизированы в хронологическом порядке и аккуратно хранится. Беспорядок в первичной документации свидетельствует, в первую очередь, о халатном отношении бухгалтера к своим профессиональным обязанностям.
Какие еще существуют критерии оценки эффективности работы бухгалтера?
✔️ Своевременная сдача отчетности. Отсутствие излишнего внимания налоговых органов к вашей деятельности, которое проявляется в частых требованиях и запросах о представлении пояснений или документов, и даже вызовах для дачи пояснений.
Важно своевременно отчитываться перед налоговой и перечислять платежи в полном объеме. Законодательством предусмотрена ответственность как за просрочку сдачи декларации, так и за неуплату налогов. Последствия могут быть серьезными, вплоть до блокировки счетов.
Что касается требований, запросов и писем от налоговых органов, правильная работа и “умные” ответы, своевременность предоставления ответов - это один из ключевых навыков грамотного и опытного специалиста. Если оставить запрос без внимания, можно получить штраф и блокировку расчетного счета. Профессиональный бухгалтер знает, какие документы представить, как лучше ответить, а в каких случаях можно вообще не отвечать на требование ФНС, чтобы не навлечь риск доначисления налогов или же вообще выездную проверку.
✔️ Правильное начисление заработной платы. Расчет и начисление заработной платы ― важный процесс в любой организации. В обязанности бухгалтера по заработной плате входит также сдача отчетности по каждому работнику. Отсутствие недовольства со стороны сотрудников и быстрое решение возникающих вопросов - показатель грамотности, ответственности и аккуратности в учете.
✔️ Отсутствие жалоб со стороны контрагентов. Возможны регулярные ошибки в платежных документах, просрочки в платежах поставщикам. Это может серьезно испортить репутацию фирмы. Ведь бухгалтер, который проводит финансовые операции с контрагентами, по сути выступает представителем своей компании.
Изначально список может показаться странным. Дело в том, что бухгалтер и так обязан предоставлять отчетность, правильно определять размер налогов и заработной платы. За это специалистам и платят. Но в этом и особенность работы бухгалтеров. Их деятельность незаметна, пока ошибки отсутствуют.
В случае работы с аутсорсинговой компанией, она несет ответственность и выплачивает денежные взыскания из своего бюджета за последствия своих ошибок, это прописывается в договоре на бухгалтерское обслуживание. Обычно ответственность бухгалтерского агентства застрахована на определенную сумму.