(Пошаговое руководство по эффективному общению)
Как проходит твое общение с коллегами? Как тебе удается убеждать
руководство? И каким образом ты коммуницируешь с клиентами или поставщиками?
В школьные годы я так и не овладел искусством общения. Часто у меня появлялись интересные идеи, но убедить окружающих в них было сложно. У меня создавалось впечатление, что меня никто не слышит.
Твоя идея ничего не стоит, если ты не способен ее понятно и быстро изложить.
Я совершал привычные ошибки: всегда подробно рассказывал, как пришёл к той или иной мысли. Логично, что люди теряли интерес, прежде чем я успевал закончить.
В университете мне повезло оказаться на курсах по эффективной коммуникации, которые проводил старший партнер известной консалтинговой управляющей компании.
Я довольно быстро осознал, что знания, которые я приобрел на курсах, стали основой для успешного общения. Сначала я стал внедрять методы, которые услышал, в общении с членами своей семьи и друзьями, а затем применял их в своей профессиональной деятельности в роли консультанта и руководителя небольшой группы.
Чем больше я практиковался, тем больше я замечал, что слушатели становятся все более заинтересованными и вовлечёнными в диалог со мной. Моя самооценка и обаяние значительно увеличились, и всё чаще я оказывался среди увлекательных и уникальных людей.
Общение с людьми стало одним из ключевых факторов, способствующих моему успеху, к в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.
Так каким образом донести сложные идеи до аудитории, чтобы не утратить её внимание?
Решение заключается в использовании принципа пирамиды, который широко применяется как в крупных консалтинговых компаниях, и не только.
Разъясняю суть принципа.
Ищущие информацию люди отличаются от читателей детективов. Им не нравится отождествлять себя с Шерлоком или наслаждаться интригой до самого финала.
Учись у журналистов: не прячь суть:
Ключевой элемент вашего рассказа следует озвучить в самом начале.
Не прячьте ключевую мысль за запутанными сюжетными линиями. Не делитесь своими умными размышлениями и обсуждениями. Вместо этого начните с главной идеи и аккуратно организуйте информацию, которая её поддерживает.
Почему именно такая структура важна?
Разум функционирует посредством образов и визуализаций. Кроме этого, люди успешнее воспринимают и запоминают информацию, если она представлена в логической последовательности.
При ведении внутреннего диалога люди формируют ментальные образы, которые сопровождают их размышления.
Например звезды на небе. На протяжении веков человечество воспринимало ближайшие светила как контуры фигур, а не только как мерцающие точки. Такой подход упрощал запоминание созвездий.
То же самое верно и для идей.
Для более глубокого понимания умозаключений окружающих, нам необходимо воспринимать их как элементы, соединенные в понятную схему.
Именно поэтому Барбара Минто разработала принцип пирамиды — подход к организации коммуникации в виде иерархической структуры.
Крупные консалтинговые фирмы используют этот принцип в качестве стандартного инструмента для быстрого объяснения комплекных идей.
Ключевыми компонентами принципа являются:
- Сформулируй свою основную мысль четко с самого начала.
- Подкрепи утверждение убедительными, основными фактами, без детальных разъяснений.
- Если требуется, подкрепи факты подробными объяснениями, данными и анализом в виде сопутствующей информации.
Такой подход можно применять как для масштабных презентаций, так и для кратких и простых разъяснений.
Представь, что ты строишь дом.
Схема трех домов, от наброска до малейших деталей, служит иллюстрацией принципа пирамиды.
Смысл в том, что как только у тебы будет основная структура , люди смогут распознать, что это дом, даже без полного набора деталей.
В зависимости от твоец целевой аудитории и временных ограничений, ты можешь добавлять столько деталей, сколько необходимо.
От хаоса к ясности с помощью принципа пирамиды - пример:
Представь, что твой клиент интересуется стоимостью проекта.
У тебя был целый день для сбора данных, и вот пришло время предоставить ответ.
Без применения принципа пирамиды это может звучать так:
"Нам необходимо сформировать команду из 4-5 специалистов, каждый из которых будет стоить около 200.000 рублей, но мы можем обсудить возможность снижения этой суммы.
Мы уже общались с Алексеем, который отметил, что потребуется около пяти дней для только для подготовки. Елена, к слову, отметила, что сама реализация проекта займет примерно 50 дней.
Однако стоит учитывать, что могут возникнуть задержки из-за технических трудностей.
В результате, если мы решим нанять некоторых сотрудников с аутсорса, мы сможем снизить расходы до, в диапазоне от 2.000.000 до 3.000.000 рублей. Кроме того, при использовании альтернативной инфраструктуры, мы сможем сэкономить до 20%."
Как тебя нравится такой ответ?
Клиент, вероятно, стал еще более озадачен, чем раньще.
К сожалению такой подход к общению является стандартным и используется повсеместно, очень часто с умным выражением лица.
Вот альтернативный вариант по принципу пирамиды:
Основная мысль: Ожидаемая стоимость составит примерно 2.600.000 рублей и включает два ключевых элемента.
Факт 1: Мы задействуем команду из 5 специалистов, у каждого из которых ставка составляет 200.000 рублей в месяц. На работу потребуется 2 месяца, что в сумме дает 2.000.000 рублей.
Факт 2: Технические расходы составляют 600.000 рублей.
Сопутствующая информация 1.1: По стоимости человекачасов - аутсорс поможет снизить стоимость оплаты специалистов до 80.000 с человека. Вопрос обсуждается дополнительно.
Сопутствующая информация 1.2: Время на подготовку составляет 5 дней.
Сопутствующая информация 1.3: Срок поставки составляет 50 дней с дополнительными 5 днями на случай непредвиденных обстоятельств.
Сопутствующая информация 2.1: Для разработки инфраструктуры у нас имеются два варианта: A и B. Вариант A является более предпочтительным и стоит 200.000 рублей. Вопрос обсуждается дополнительно.
В итоге, как и было сказано стоимость проекта составляет 2.600.000 рублей, с возможностью оптимизации расходов.
Чувствуется разница в подходах, не так ли?
Основные выводы
Формулируй вопросы и озвучивай проблемы упорядоченно:
- Раздели вопрос или тему на компоненты и рассматривай их по отдельности.
- Сформулируйте основную идею
- Сгруппируйте поддерживающие аргументы
- Предоставьте факты и детали
- Подведите итог и сделайте вывод
Это не только оптимальный способ решения проблем, но и основа основ профессионального взаимодействия.
Обрати внимание, что в этой статье также применялся метод пирамиды:
После краткого введения я сначала представил главную мысль: что такое принцип пирамиды? Затем я иллюстрировал основную идею примером. После этого я подробно разъяснил процесс создания пирамиды, и в финале подытожил ключевые моменты.
Метод пирамиды можно использовать как для обширных и детальных презентаций, так и для кратких выступлений в неформальной обстановке.
Он подходит для ситуаций, когда ваша аудитория заинтересована в информации, как таковой, а не в повествовании.
Необходимый уровень детализации всегда может быть дополнена,, как только структура мысли будет готова.
Автор: Алекс Мигель Мейер
Опубликовано в Publisious
06 января 2024 года
Оригинал статьи: ссылка
Перевод Арчи. 12 октября 2024 года