В программе 1С есть такая конфигурация как "Дошкольное питание", из-за того что у нее ограниченный функционал в использовании различных сервисов и процессов, нашей компанией было принято решение интегрировать данную конфигурацию в 1С: БГУ, т.к. в конфигурации "Бухгалтерия государственного учреждения" более обширный функционал, есть возможность использовать сервис 1С: РПД (распознавание первичных документов) и подписание электронных документов. В этой статье расскажем как работать с новым разделом, внедренным в БГУ. Сразу хотим обратить внимание, что статья может получиться объемной, но и разбивать ее на маленькие статьи особого смысла нет.
Содержимое раздела "Учет питания"
Перейдя в раздел "Учет питания", можно увидеть множество ссылок из которых можно попасть в соответствующие документы, справочников, сформировать отчеты и произвести настройки.
Справочники:
- варианты меню;
- номенклатура;
- категории довольствующихся;
- нутриенты;
- приемы пищи
- и т.д.
Документ:
- Заявка на питание;
- Меню-требование;
- Поступление МЗ.
Отчеты:
- Меню-требование;
- Накладная;
- Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
- Технологическая карта;
- Типовое меню
- и т.д.
По сути, работа в данном разделе заключается в том, чтобы занести приход продуктов (поступление МЗ), создать заявку на питание, где нужно указать на какой день будет формироваться меню с указанием планируемого количества детей и после всего этого списать запланированные продукты, создав документ "Меню-требование". Так же подбить запланированное количество продуктов под фактическое количество используемых продуктов документами "Дополнительное меню" и "Возвратное меню", а подробнее об этом мы расскажем далее.
1. Поступление МЗ
В подсистеме "Учет питания" выбираем документ "Поступление МЗ".
Нажимаем кнопку "Создать".
В открывшемся окне необходимо заполнить следующие поля:
- Дата;
- Организация;
- МОЛ/Место хранения;
- Контрагент;
- Договор.
После заполнение полей нажимаем на кнопку "Подобрать по договору", в открывшемся окне будет представлен список номенклатуры, которая может быть оприходована исходя из выбранного договора. Если нажать 2 раза левой кнопкой мыши на любой из этих продуктов он перенесется вниз, в нижней части мы редактируем только колонку "Количество" остальные колонки заполняются автоматически. После выбора нужных продуктов и ввода количества - нажимаем кнопку "Перенести в документ".
Как показывает практика, сотрудникам которые занимаются учетом питания ничего лишнего создавать не приходится, договор и регистрацию обязательств по этому договору, откуда в следствии потянется необходимая вам номенклатура в поступление МЗ, создает бухгалтерия.
Примечание: в крайней колонке можно увидеть остаток по договору на текущий момент.
Далее переходим во вкладку "Дополнительно" где заполняем следующие поля:
- Вид - это вид документа который передается поставщиком(Накладная, УПД и прочее);
- Номер - номер документа который поступил;
- От какого числа - день поступления.
После этого нажимает кнопку "Провести и закрыть".
2. Заявка на питание
В подсистеме "Учет питания" выбираем документ "Заявка на питание".
Нажимаем кнопку "Создать".
Далее необходимо заполнить следующие поля:
- Организация;
- МОЛ/Место хранения;
- Изменить порядок - день из меню по которому дети будут питаться(первая неделя с 1-го по 5-й, вторая неделя с 6-го по 10-й), штатно программа отслеживает порядок самостоятельно.
После есть 2 варианта заполнения категорий довольствующихся и количества питающихся:
1.Ручной вариант заполнения - нажимаем кнопку "Добавить", в строке нажимаем "Показать все" выбираем нужную категорию и записываем в колонку "Количество" планируемое число питающихся;
2. Автоматический вариант заполнения - нажимаем кнопку "Заполнить по фактическому меню", программа проанализирует сколько фактически вчера было питающихся из документов "Меню требований" и подставит категории и количество питающихся.
Далее нажимаем "Провести и закрыть".
3. Меню-требование
Для того чтобы создать документ "Меню-требование", нужно перейти в раздел "Учет питания" и далее нажать на "Меню-требование".
Далее из формы списка документов нажимаем кнопку «Создать».
Следующие шаги, это заполнение документа меню-требование:
- Заполняем строку МОЛ/Место хранения. (Указываем склад с которого будут списываться продукты. (К примеру: Иванов И.И. — Склад).
- Указываем дату документа. Время поставиться автоматически, поэтому ставим только дату.
- Нажимаем кнопку "Заполнить документ" - "Заполнить документ по заявке(все таблицы)".
- На следующем шаге соглашаемся с заполнением всех таблиц.
Если необходимо изменить блюдо, переходим во вкладку "Данные калькуляции" и меняем в "Меню-раскладка" блюда,
нажимая на них 2 раза левой кнопкой мыши - "Показать все" и в списке можно выбрать любое другое блюдо, после выбора нового блюда не забывайте выбрать спецификацию.
Если же помимо блюда необходимо изменить состав, то это можно во вкладке "Состав блюда"(состав блюда измениться только в текущем днем). Для этого нам необходимо выбрать нужную нам колонку и нажать 2 раза левой кнопкой мыши по продукту, нетто, брутто, % отхода и заменить на подходящий нам продукт или на подходящие число закладки продукта.
После каких-либо изменений в блюдах или составе переходим на вкладку «Списание продуктов» и обновляем изменения.
После того, как подобраны нужные блюда и продукты необходимо сделать "Округление продуктов" через одноименную кнопку.
Далее открывается доступ к редактированию итогового списания определенного продукта. Штатно программа округляет все продукты до грамма, но если количество выдаваемого продукта рассчиталось неверно его можно исправить во вкладке "К выдаче".
Так же при редактировании количества продукта, необходимо обращаться внимание на колонку "Остаток", в котором отображается количество продукта которое есть на складке на момент создания меню.
Примечание: если записать в колонку "к выдаче" большее значение, чем в колонке "остаток" документ не получится провести.
После всех исправлений необходимо нажать кнопку "Сохранить и закрыть", программа откроет окно "Пересчета выхода блюда", данное окно покажет насколько изменится выход блюд исходя из заложенного количества продукта на предыдущем пункте. Если изменение было значительным, то программа отметит такое блюдо цветом и галочкой. Чтобы продолжить работать с документом нам необходимо нажать кнопку "Применить".
Для того чтобы отработать документ необходимо нажать кнопку "Провести и закрыть", если же документ делается на будущее, то тогда необходимо нажать кнопку "Записать".
4. Дополнительные и возвратные меню
Для создания возврата или дополнения нужно зайти в "Меню-требование", нажать на кнопку "Создать на основании" и выбрать "Меню – требование (возврат)".
Далее необходимо выбрать вид документа который необходимо сделать "Возврат продуктов" или "Дополнительное меню"
В колонке "Изменение" указываем количество питающихся которое необходимо вернуть/добавить (в зависимости от типа меню, возвратное - вернуть; дополнительное -добавить).
Выбираем приемы пищи, по которым не будет возврата или дополнения.
В случае возврата выбираем продукты, которые нужно вернуть, в случае дополнения выбираем продукты, которые нужно добавить.
После этого нажимаем "Записать и закрыть", открывается окно о "Принятии решения о пересчете выхода". Если оставить галочки, то выход измениться, если галочки снять, то выход останется прежним. Нажимаем "Применить".
5. Спецификации
Спецификацию для блюда можно создать: зайти в подсистему "Учет питания" - "Номенклатура" выбрать нужное блюдо, в вариантах меню, в меню-требовании.
Для создания спецификации в номенклатуре нужно выбрать нужное блюдо, спуститься в самый низ и нажать на кнопку "Все спецификации".
Для создания спецификации в вариантах меню нужно открыть справочник "Варианты меню", выбрать рацион, два раза нажать на выбранное блюдо, нажать на стрелочку вниз и выбрать "Показать все".
Для создания спецификации в документе "Меню-требовании" нужно выбрать блюдо для которого хотим создать спецификацию. Нажать два раза на спецификацию и "Показать все"
Здесь можно увидеть и выбрать все спецификации, которые есть для блюда. Для того, чтобы сделать новую спецификацию нажимаем кнопку "Создать"
Далее необходимо заполнить следующие поля:
- Наименование.
- Выбрать что расчет идет на 1 порцию(просто нажать на кнопку).
- Заполнить "Выход".
- Заполнить продукты через кнопку "Добавить".
"Нутриенты" и "Описание" заполняется во вкладках рядом с "Состав".
Также спецификацию можно копировать, если нужно внести незначительные изменения в состав блюда. Для этого необходимо нажать кнопку "Копировать" нажав перед этим на спецификацию, которую необходимо скопировать.
Скопировано будут все доступные значение, а то есть: состав, выход, наименование(необходимо будет изменить), нутриенты и описание блюда.
После всех изменений нажимаем "Записать и закрыть".
Заключение
На этом этапе мы завершили изложение информации максимально понятно и подробно. Инструкция также опубликована на нашем сайте. Если у Вас остались вопросы, то оставьте комментарий, мы обязательно ответим. Так же если статья оказалась полезной для Вас можете оценить ее лайком и подписаться на канал, чтобы всегда иметь полезную информацию под рукой.
Благодарим Вас за внимание. Наша цель — сделать работу с 1С простой, удобной и доступной для всех пользователей.
Автор статьи: Стрюков Владислав