Какие документы нужно выдавать при увольнении работникам и исполнителям по договорам ГПХ? Что работодатель обязан предоставить только по запросу работника? Когда работодатель может отказать в выдаче документов при увольнении?
В этом материале с экспертом РУНО разбираем обновленный перечень документов, которые работник или подрядчик по ГПХ должен получить при расторжении трудового договора. Также обновлен список документов, предоставление которых работодатель обязан осуществлять только по запросу работника или которые может не предоставлять вовсе.
Список обновлен с учетом новых законов и судебных решений. Для удобства все документы собрали таблицу, которую можно использовать как памятку.
Обучение кадровых работников в “РУНО” поможет пополнить копилку полезных знаний и навыков для карьерного роста. Компетентность по разным вопросам даст приоритет среди коллег, а также пригодится для успешного собеседования в разных компаниях.
Какие документы выдать при увольнении работника
Итак, какие документы подлежат выдаче при увольнении или завершении гражданско-правового договора.
При прекращении трудовых отношений необходимо выдать ряд ключевых документов, связанных с отчетом ЕФС-1.
Определенные разделы этого отчета следует оформить в виде выписок и передать сотруднику или контрагенту. Но это не исчерпывает список требований. Ниже приведены дополнительные документы, которые обязательно должны быть предоставлены в последний рабочий день сотрудника или контрактора.
Какие документы выдавать сотруднику при увольнении
Рис 1
https://drive.google.com/file/d/1xsmd_jolwktqGLV1y0FM2xgQ6Fe8hdX-/view?usp=sharing
Документы, которые необходимо выдать работникам и исполнителям по гражданско-правовому договору (ГПД).
Выдавайте выписку из подраздела 1.2 отчета ЕФС-1. В этом подразделе содержатся данные о страховом стаже работников и исполнителей по договорам ГПХ, за исключением самозанятых, согласно подпункту 3 пункта 2, пункта 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
При увольнении или прекращении договора ГПХ оформите выписку из подраздела 3 отчета ЕФС-1 и выдайте её работнику или исполнителю по ГПХ, основываясь на подпункте 6 пункта 2, пункта 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Эта информация касается дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию. Ранее такие данные включались в отчет ДСВ-3, который был отменен с 2023 года, но информация из него была перенесена в подраздел 3 отчета ЕФС-1.
Следующий документ — персонифицированные сведения о физических лицах. Такими выписками необходимо обеспечивать как работников, так и исполнителей. Форма сведений утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ и включает личные данные физических лиц, а также информацию о сумме выплат за отчетный период.
При увольнении или завершении договоров ГПХ вы также должны предоставить выписку из раздела 3 отчета РСВ. Ранее в этом разделе указывалась база для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, но теперь необходимо указывать базу взносов в составе единого тарифа, в соответствии с приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Документы, подлежащие выдаче только работникам.
В день увольнения обязательно выдайте работнику трудовую книжку. Этот документ должен быть оформлен на бланке образца 2004 года, если старые запасы еще не исчерпаны, либо 2023 года. Для работников, впервые устраивающихся на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся, согласно части 4 статьи 84.1 ТК, пункту 3 постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250, а также приказам Минтруда от 19.05.2021 № 320н и Минфина от 11.04.2022 № 55н. Этот документ выдается только сотрудникам.
Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, ему следует вручить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Важно помнить, что такой документ следует отправить по почте в случае отсутствия работника в день увольнения, не дожидаясь его согласия, согласно статье 84.1 ТК.
Выдавайте выписку из подраздела 2 раздела 1 отчета ЕФС-1 работнику, если он выполнял определенный вид работ, дающий право на досрочную пенсию, согласно пунктам 2 и 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. В ней работодатель указывает основания для отражения данных о периодах работы в условиях, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение.
Если у сотрудника есть ребенок-инвалид, в день увольнения ему необходимо выдать справку о том, что на момент увольнения дополнительные выходные в текущем календарном году не были полностью использованы либо использовались частично.
В случае, если сотрудник воспользовался дополнительными выходными, необходимо указать общее количество использованных дней и даты их использования. Если дополнительные выходные не использовались, также следует указать это в справке, согласно подпунктам «д» и «е» пункта 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 06.05.2023 № 714.
Документы, подлежащие выдаче только исполнителям по ГПД.
Подраздел 1.1 отчета TAC-1 предоставляется исключительно исполнителям, так как в нем содержатся данные о гражданско-правовом договоре. Эти сведения включают реквизиты договора и периоды выполнения работ или оказания услуг по данному договору.
Для выдачи исполнителю этих данных при прекращении договора ГПХ необходимо оформить выписку из подразделов 1 и 1.1 отчета ЕФС-1. Самозанятым такой документ не выдается, поскольку на вознаграждения по договорам с ними страховые взносы не оплачиваются, и включать их в подраздел 1.1 отчета TAC-1 не требуется, согласно подпункту 5 пункта 2 и пункту 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
Также работникам такой выпиской обеспечивать не обязательно, согласно письму Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-266.
Курс “Руководитель кадровой службы 2024. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта”
Документы, которые необходимо выдать по запросу работника
При обращении сотрудника ему необходимо предоставить документы, связанные с его трудовой деятельностью. На подготовку копий у вас есть три рабочих дня, как указано в статье 62 ТК. Это означает, что даже если работник запрашивает информацию в день увольнения, вы не обязаны предоставлять ее немедленно.
Рекомендуем попросить работника письменно указать, каким образом он предпочитает получить документы: лично или через почту. В дополнение к документам, прямо перечисленным в законодательстве, суды считают необходимым предоставить и ряд других.
Справка по форме № 182н. Выдавайте справку по форме № 182н только в том случае, если работник просит ее для получения сведений о заработке за периоды до 2022 года включительно, согласно информации Роструда от 23.01.2023. В других случаях больше не требуется выдавать эту справку при увольнении работников, так как Минтруд ее отменил. Кроме того, не требуйте от работников документ для оплаты первых трех дней временной нетрудоспособности. Сведения о заработной плате для расчета пособия следует запрашивать в системе Фонда социального страхования, как указано в части 4 статьи 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и приказе Минтруда от 19.10.2022 № 677н.
Приказ о приеме на работу. Если работник запрашивает копию данного документа, вы обязаны ее предоставить без отказов. Единственное исключение — если работник устроился к вам после введения условия об отсутствии обязательности издания приказа о приеме, и вы решили не издавать данный документ. С конца 2021 года работодатели вправе самостоятельно решать, издавать ли приказ о приеме, как указано в статье 68 ТК. Если вы приняли решение не выдавать приказ, надо письменно уведомить работника о невозможности предоставить ему копию документа.
Должностная инструкция. Судебные инстанции считают данный документ рабочим, что подтверждается определением Второго КСОЮ от 29.02.2024 № 88-4464/2024. В случае перевода работника на другую должность следует предоставить должностные инструкции по всем позициям, которые он занимал, актуальные на соответствующий период.
Расчетные листки. По запросу работника вы обязаны предоставить ему расчетные листки за весь период трудовой деятельности в организации, согласно определению Верховного суда от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9. Не отказывайте, даже если эти документы уже предоставлялись ранее.
Документы о расходах, понесенных работником. Судьи считают, что по запросу сотрудников требуется выдавать документы, связанные с расходами, которые работник либо принимал к зачету, либо возмещал. К таким документам относятся, например, авансовые отчеты или квитанции на проезд к месту отпуска и обратно, согласно определению Девятого КСОЮ от 22.08.2024 № 88-6778/2024.
Выписка из штатного расписания. В случае запроса работника на получение штатного расписания в полном объеме, вы можете отказать. Однако выписку из штатного расписания с информацией о должности работника предоставить необходимо. В ней должны быть указаны данные о заработной плате и возможных надбавках в определенный период, так как эта информация относится к трудовой деятельности сотрудника, что подтверждается определением Первого КСОЮ от 13.08.2024 по делу № 88-26459/2024.
Какие документы можно не выдавать
При увольнении работники могут запрашивать различные документы. Например, для избежания повторного медицинского осмотра при устройстве к новому работодателю сотрудник может попросить оригинал медицинского заключения.
В случае конфликта с работником он может запросить копии документов о дисциплинарных взысканиях или локальных нормативных актов и т.д. Как же обосновать отказ в выдаче таких документов?
Оригиналы документов по медицинским осмотрам. Сотруднику можно предоставить копию медицинского заключения, но оригинал — нет. Объясните работнику, что для устройства на новую работу ему придется пройти медицинский осмотр заново. Если возникнет судебный спор, судьи поддержат работодателя, как следует из определения Второго КСОЮ от 30.05.2024 № 88-12666/2024 по делу № 2-1407/2023.
При этом документы, относящиеся к медицинским осмотрам, должны храниться в компании три года, включая те, которые касаются уволенных сотрудников, согласно статье 635 Перечня, установленного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Заключительные акты медицинских осмотров работников с вредными или опасными условиями труда следует хранить 50 или 75 лет: не менее 75 лет для актов, составленных до 2003 года, и не менее 50 лет для тех, которые были созданы после 2003 года.
Копии локальных актов. Если работник при увольнении запрашивает копии ЛНА, которые прямо не касаются его рабочей деятельности, вы можете в этом ему отказать. Ссылайтесь на то, что такие документы являются внутренними документами организации, и поскольку они не имеют отношения к его работе, их выдача не является вашей обязанностью, что подтверждается определением Четвертого КСОЮ от 08.12.2022 по делу № 88-33163/2022.
Согласно закону, работодатель обязан выдать работнику по его письменному запросу копии документов, касающихся его работы. Однако копии локальных нормативных актов не входят в этот перечень; работодатель должен только ознакомить работника с ними под подпись.
Тем не менее, некоторые суды считают, что работодатель обязан предоставить копии ЛНА, если они прямо затрагивают права и обязанности работника и связаны с его трудовой деятельностью. Поэтому учитывайте обстоятельства. Если вы понимаете, что работник запрашивает копию локального акта, чтобы выяснить, например, законно ли ему не выплатили премию или установили требования к дресс-коду, вам стоит рассмотреть возможность предоставления ему копии документа или его выписки.
Копии актов и служебных записок по дисциплинарным взысканиям. Уволенный за проступок работник может решить оспорить свое увольнение и запросить копии документов, на основании которых был издан приказ о дисциплинарной ответственности. Судьи, как правило, поддерживают работодателей в случае отказа в выдаче таких документов, согласно определению Девятого КСОЮ от 24.09.2020 № 88-7016/2020, 2-718/2020.
Основной аргумент заключается в том, что выдавать внутренние документы организации, касающиеся оформления дисциплинарных взысканий, работодатель не обязан.
Материалы служебной проверки предназначены для принятия решения о привлечении сотрудника к ответственности и не связаны с его трудовой деятельностью.
Если хотите освоить основные навыки и быть в курсе всех нововведений в кадровом законодательстве, приглашаем на курс “Специалист по кадровому делопроизводству и подбору персонала + 1С ЗУП 8.3”.
