Первый этап - организация учета рабочего времени в KFC
Идеальный вариант для бизнеса – оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. То есть учитывать перерывы, учитывать опоздания и ранние уходы. Для KFC это тоже важно. Поэтому мы начали с настройки полноценной системы УРВ и установки оборудования СКУД.
В ресторанах KFC для идентификации сотрудников используют биометрические терминалы TARGControl с сенсорным экраном, сканерами отпечатков пальцев и терминалы с функцией Face ID. В качестве основного идентификатора выбрали отпечаток пальца и изображение лица (свой палец работники уж точно не потеряют и не забудут в другом рюкзаке). В качестве запасного – пин-код – альтернативный вариант для людей со слабовыраженным или поврежденным рисунком на подушечках пальцев. Функция Face ID нивелирует риски обмана со стороны сотрудников – никто не сможет отметить начало работы за своего коллегу.
По окончании месяца топ-менеджеры работают с уже готовыми документами учета рабочего времени, которые предварительно «закрыли» менеджеры ресторанов, т.е. внесли в систему все данные по больничным и отпускам, прикрепили сканы этих документов, проверили фактически отработанное время по сотрудникам и т.д. Данные по фактически отработанному времени автоматически выгружаются в программу 1С, где и происходит начисление заработной платы.
Второй этап - прогнозирование потребности и построение графиков работы
Захотелось большего – создание системы WFM (Workforce Management System) – чтобы система сама строила и распределяла смены между доступными для работы сотрудниками, при этом учитывала все возможные ограничения. WFM прогнозирование потребностей было нужно для того, чтобы знать, сколько людей потребуется на смене для того, чтобы качественно обслужить предполагаемое количество гостей и получить ожидаемую сумму выручки.
Для прогнозирования персонала в TARGControl была разработана нейронная сеть, которая анализирует исторические данные (количество чеков, погодные условия, праздничные дни и т.д) и формирует прогноз на определенный период.
Однако, чтобы нейросеть могла прогнозировать численность персонала, сперва была разработана интеграция между кассовым оборудованием, используемым KFC, и системой TARGControl. Данные из кассовых аппаратов загружались на сервера TARGControl для обучения модели прогнозирования под конкретный ресторан, т.к. исторические данные у всех разные. Как только нейросеть научилась находить закономерности между количеством транзакций и днями недели, включая выходные и праздничные дни, она уже была способна спрогнозировать количество транзакций на аналогичный период в будущем и скорректировать прогноз с учётом актуальных данных продаж. Т.е. если в текущем месяце или неделе наблюдается всплеск покупательской активности, система это учитывает.
Для создания графика смен на основе исторических данных используется специальный шаблон, в котором указываются позиции и количество транзакций, при которых сотрудники должны быть на определенном месте (например, Касса или Зал). То есть формируется таблица, в которой указывается, что при 10 чеках за интервал времени должны выйти люди с определенными позициями, при 20 - их должно стать больше и т.д.
Чтобы спрогнозировать численность персонала и количество смен, менеджеру нужно нажать всего пару кнопок – далее происходит прогнозирование транзакций на следующую неделю, после чего формируется смены. После этого смены автоматически распределяются между сотрудникам в зависимости от их квалификации, доступности для работы в это время и правил расстановки в конкретном ресторане. Если же смены не могут распределиться, то они остаются “Открытыми” - доступными для выбора сотрудниками. Сотрудники с соответствующей квалификацией могут самостоятельно выбирать такие смены, а администраторы могут оперативно утверждать их выбор.
Итоги внедрения WFM-системы в KFC
KFC платит сотрудникам деньги за реально отработанное время и масштабирует свой бизнес, существенно не расширяя штат офисных работников. Мы начали сотрудничать с франчайзи KFC, когда они только запускались и у них было открыто менее 10 ресторанов по всей Беларуси. На момент написания этой статьи по всей стране уже работает 82 ресторана, а фактические затраты на персонал стали в большей степени соответствовать плановым и лучше соотноситься с полученной выручкой.
Подробнее: WFM система прогнозирования и планирования персонала для KFC