Организация мероприятий - один из наиболее важных и трудоемких процессов, требующий максимального включения в работу. Ведь только правильно спланированное и организованное мероприятие может стать запоминающимся и успешным. Для того, чтобы провести мероприятие, которое порадует гостей и оставит приятные воспоминания, необходимо следовать некоторым шагам, о которых мы сейчас расскажем.
1. Определите для чего вы проводите мероприятие, есть ли цели и концепция
На данном этапе необходимо четко понимать чего вы хотите достичь, например, увеличения продаж, увеличения продаж, поддержка имиджа компании, какой формат подходит для вашей компании и какие эмоции вы хотите вызвать у клиентов.
Часто встречающиеся форматы:
- юбилей
- гендерный праздник
- тимбилдинг
- выставка
- презентация продукции
- конференция
- форум
- соревнования
- забег
2. Подбор команды
Если мероприятие масштабное, вам понадобится команда, которая будет заниматься выполнением представленных задач.
3. Составьте бюджет
Определите, сколько средств вы готовы выделить на мероприятие. Учтите все возможные расходы: аренда помещения, питание и напитки, оборудование и декор, реклама и продвижение. Важно вести учет всех трат: от еды волонтерам до налогов по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) с некоторыми подрядчиками.
Вознаграждение начисленные - 13 % = на руки
Вознаграждение начисленное * 13 % = НДФЛ
Вознаграждение начисленное *7.8 % = страховые
Итого - 33,8%
Составление бюджета поможет избежать неожиданных расходов и позволит более эффективно распределить ресурсы. Необходимо предусмотреть бюджет на незапланированные траты - 10% от сметы.
Таблицы лучше составлять в Google Таблицах, так как есть возможность онлайн-редактирования с любого удобного для вас устройства.
В таблицу важно вставить логотип в формате jpeg, прописать основные аспекты: место и время проведения мероприятия, заказчика, количество людей. Все позиции должны быть сгруппированы.
4. Выберите и подготовьте площадку
Площадкой может быть, что угодно: банкетный зал, концертный зал, площадь - здесь важно учесть количество гостей, формат мероприятия и доступность расположения. Исходя из этого, нужно выбрать подходящее место проведения мероприятия.
На руках у вас должна быть схема со всеми размерами для того, чтобы вы расставили оборудование, фотозоны и разные зоны ивента. На этой схеме важно отразить пункты электрификации и водоснабжения.
5. Создайте программу мероприятия и тайминг
Следует составить подробное и структурированное расписание, включая все пункты от приветствия гостей до прощания. Распределите время на различные аспекты мероприятия, чтобы все прошло гладко.
Тайминг может быть общий, деловой и праздничный.
6. Продвижение мероприятия
Используйте различные каналы для продвижения вашего мероприятия: социальные сети, партнерства с другими организациями, реклама в СМИ, реклама на общественном транспорте, баннеры, листовки, афиши.
Создайте такие привлекательные материалы, чтобы привлечь максимальное внимание к вашему событию.
Где можно разместить информацию, если у вас нет бюджета? Социальные сети партнеров, блоггеров, e-mail рассылка, корпоративные чаты,
пресс-релизы в СМИ
7. Подготовка на месте
Убедитесь, что все подготовлено для комфортного приема гостей - от парковки для VIP-персон до пункта регистрации, питания и места развлечения. Обеспечьте необходимую информацию для гостей, чтобы они знали, что их ожидает на входе. Это может быть распечатанный плакат, стенд с информацией или распечатанные листовки.
8. Соберите обратную связь
Важно следить за ходом мероприятия и реагировать на возникающие проблемы. После мероприятия проведите оценку его эффективности, выявите сильные и слабые стороны для получения опыта на будущее.
Помните, что важно не только провести мероприятие, но и оставить позитивные эмоции у гостей и участников. Следуйте шагам планирования и не забывайте обращаться за помощью к профессионалам.
Приготовили для вас подборку полезных телеграм-каналов, которые можно использовать в своей работе
- Продюсирование мероприятий - здесь собраны ивент-менеджеры со всей России, делятся опытом и идеями.
- Event Family , Чита Event - здесь заказчики могут найти подрядчиков и наоборот. Чтобы облегчить поиск нужной информации сообщество разделено на группы по запросам.
У вас возникли трудности - мы готовы помочь! Медиаагентство "Космос" проводит обучение, включающее в себя консультацию, разбор бюджета, медиапланов и работу с партнерами.
Пишите в сообщения группы или на почту now_chita@mail.ru
Желаем вам космических мероприятий, если понравилось - делитесь с друзьями, а также следите за нашими обновлениями!