На днях одна знакомая, работающая HR-директором в крупной компании, попала в непростую ситуацию. Сотрудники попросили отправлять им расчётные листки по email — казалось бы, что может быть проще? Но когда она обратилась к юристам, выяснилось, что такой безобидный, на первый взгляд, способ может обернуться серьёзными проблемами для компании.
Почему это важно знать?
Каждый из нас получает зарплату и должен быть проинформирован обо всех начислениях и удержаниях. Это право защищено законом. И если работодатель решит пойти по пути "наименьшего сопротивления", отправляя расчётные листки по электронной почте, он рискует получить штраф от 30 до 50 тысяч рублей.
В чём подвох электронной почты?
🚫 Почему нельзя просто взять и отправить расчётку на email:
- Это не считается официальным документооборотом
- Нет гарантии получения и ознакомления
- Возможна утечка персональных данных
- Закон требует письменной формы уведомления
История из жизни
Недавно в трудовой инспекции разбирали случай: компания целый год отправляла расчётные листки сотрудникам на почту. Все были довольны, пока один из работников не уволился и не подал жалобу. Результат? Штраф работодателю и испорченные нервы всем участникам истории.
Что говорит закон?
Если без юридических сложностей, то:
- Работодатель ОБЯЗАН письменно сообщать о всех начислениях
- Электронная почта НЕ ЯВЛЯЕТСЯ заменой письменной формы
- Даже если в компании есть электронный документооборот, email всё равно не подходит
На этом настаивает и Роструд (ответ в нашем Телеграм-канале)
Электронный документооборот не предполагает обмен документами посредством электронной почты.
А что делать работнику?
Если ваш работодатель предлагает получать расчётные листки по email:
- Вежливо откажитесь
- Напомните о требованиях закона
- Предложите использовать традиционный способ
- При необходимости обратитесь в трудовую инспекцию
Вместо заключения
Технологии делают нашу жизнь проще, но иногда простые решения могут привести к неожиданным проблемам. Лучше потратить немного больше времени на правильное оформление документов, чем потом разбираться с проверками и штрафами.
P.S. А как у вас на работе выдают расчётные листки? Делитесь в комментариях! 👇