Вы когда-нибудь замечали, что вам не хватает времени, особенно тогда, когда нужно выполнить важную задачу, которую постоянно откладываете? Наконец, вы собираете всю свою волю в кулак, чтобы приступить к ней, и понимаете, что уже 5 утра, и начинается новый день. А потом вы начинаете сожалеть о тех двух часах, потраченных на просмотр роликов и поздние перекусы, зная, что это драгоценное время могло бы быть проведено более продуктивно.
Многие считают, что эффективное управление временем требует от нас много жертв – составить списков дел, отменить встречи с друзьями и запереть себя в комнате до тех пор, пока задача не будет выполнена. Но что, если я скажу, что с помощью нескольких незначительных изменений в вашем распорядке дня вы сможете взять под контроль все свои задачи и обрести дополнительный час в сутках?
Вот несколько советов и техник, которые можно адаптировать для оптимизации продуктивности через эффективное управление временем:
Матрица Эйзенхауэра
Вы можете использовать Матрицу Эйзенхауэра для организации задач по приоритету, который определяется важностью и срочностью. Она делит задачи на четыре категории: категория A – Срочные и Важные (задачи, которые нужно выполнить немедленно), категория B – Важные, но Не Срочные (задачи, которые нужно сделать позже), категория C – Срочные, но Не Важные (задачи, которые можно делегировать), и категория D – Не Срочные и Не Важные (задачи, которые можно удалить).
Техника Помодоро
Техника Помодоро – это метод управления временем, который можно использовать во время работы для сосредоточения на конкретной задаче. Вот как это работает: метод включает деление вашей работы на сегменты; вы устанавливаете таймер на 25 минут, затем начинаете работать над одной задачей, ни на что не отвлекаясь. Затем вы ставите таймер на 5 минут и отдыхаете. Помодоро – это рабочий период, обычно длительностью 25 минут, за которым следует короткий перерыв около 5 минут. Этот цикл продолжается несколько раз, и после достижения четырех Помодоро вы устраиваете себе длинный перерыв от 15 до 30 минут. Это позволяет разделить работу на более мелкие части и эффективно увеличивает продуктивность, так как поддерживает поток работы, а не теряет его в длинной сессии.
Прибегая к технике Помодоро, я стараюсь также с каждым новым рабочим циклом менять положение своего тела. Мой рабочий стол с регулируемой высотой позволяет сделать это без особых усилий. Первые 25 минут я работаю сидя, следующие 25 минут – стоя. Благодаря этому я не чувствую напряжения в спине и шее и работаю более продуктивно.
«Не говорите, что у вас нет на это времени; скажите, что в данный момент это не в приоритете»
Концепция «Не говорите, что у вас нет времени; скажите, что в данный момент это не в приоритете» подразумевает, что если вам надоело говорить, что у вас нет времени, что часто воспринимается как «вы слишком заняты», гораздо разумнее сказать, что некоторые задачи или просьбы не являются приоритетом в данный момент. Когда вы располагаете задачи таким образом, вы делаете осознанный выбор относительно того, что считаете важным, и находитесь в гораздо лучшем положении, когда речь идет о управлении временем. Например, к вам обращается друг с просьбой помочь в каком-то проекте, а у вас в это время есть свое важное рабочее задание. Если вы обычно отвечаете, что у вас нет времени, вы отвлекаетесь от своих ключевых целей. Однако, если вы скажете, что помощь другу сейчас не является приоритетом, потому что у вас есть своя работа, вы сможете сосредоточиться на своих целях.
Система GTD (Getting Things Done – доделать дела)
Система GTD – это подход к управлению временем и личной организации, который включает набор техник для сбора, организации, пересмотра, обработки и хранения задач и идей. Процесс включает пять ключевых этапов: сбор всего, что требует вашего внимания, определение того, что включает каждая задача, группировка задач и сортировка их по значимости, регулярный пересмотр того, что требует ваших усилий, и, в конце концов, выполнение задач по приоритету. Например, если есть список таких задач, как покупка продуктов, написание отчета и разговор с другом, вы сначала записываете весь список, выбираете, какая из задач наиболее срочная, организуете список так, чтобы похожие задачи были сгруппированы вместе, пересматриваете список несколько раз в течение дня, а затем выполняете задачи одну за другой в зависимости от приоритета.
Правило 80/20
Правило 80/20 или принцип Парето утверждает, что 80% результата достигается всего лишь за счет 20% усилий. Мне показалось это утверждение довольно интересным, так как небольшое количество действий или задач приводит к большинству результатов. Например, работая над определенными задачами в проекте, можно заметить, что всего лишь 20% затраченного времени приносят 80% эффективности. Сосредоточившись на таких задачах, можно увеличить продуктивность. Таким образом, вам не следует равномерно распределять усилия между задачами, так как в некоторых из них будет достигнут больший эффект, чем в других.
Однажды я услышал фразу: «Вы говорите, что ненавидите искать ключи перед выходом, но ничего не делаете, чтобы они всегда лежали на одном и том же месте». Эта фраза меня очень зацепила – это же в точности про меня! И я подумал: «Может мне все-таки стоит купить крючок для ключей и перестать уже везде опаздывать из-за этого?». Управление временем – это не столько о том, чтобы сделать больше, сколько о том, чтобы делать правильные вещи в нужное время.
