Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ независимо от того, за чей счет оно выплачивается - работодателя или СФР. Работодатель исчисляет и удерживает НДФЛ только с той части пособия, которую выплачивает за свой счет.
Страховыми взносами пособие не облагается.
Расходы, которые можно учесть при налогообложении прибыли, возникают только в части оплаты больничного за счет работодателя.
Пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое как за счет работодателя, так и за счет СФР, облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Доход в виде пособия формирует основную налоговую базу (пп. 9 п. 2.1 ст. 210 НК РФ).
НДФЛ с пособия исчисляется по ставке 13%, если сумма налоговых баз, перечисленных в п. 2.1 ст. 210 НК РФ, за год не превышает 5 млн руб. Если указанный лимит превышен, размер налога составляет 650 тыс. руб. и 15% от величины превышения. Ставка применяется к совокупности всех доходов, кроме облагаемых по ставкам, предусмотренным п. п. 1.1, 2, 5, 6 ст. 224 НК РФ. Налог исчисляется на дату фактического получения дохода работником (п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ).
Датой фактического получения дохода по больничному является дата выплаты пособия, то есть дата перечисления денежных средств на банковский счет работника или дата выдачи работнику наличных из кассы (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Удерживайте НДФЛ при фактической выплате вами пособия за первые три дня временной нетрудоспособности. Налог, исчисленный и удержанный за период с 1-го по 22-е число текущего месяца, перечисляйте в бюджет не позднее 28-го числа текущего месяца. НДФЛ, исчисленный и удержанный за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца, по общему правилу перечисляется не позднее 5-го числа следующего месяца. Но есть исключение: налог, исчисленный и удержанный за период с 23 по 31 декабря, надо перечислить не позднее последнего рабочего дня текущего года (п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ). Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, НДФЛ нужно перечислить не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Напомним: обязанность по уплате НДФЛ исполняется посредством перечисления средств в бюджет в качестве ЕНП (п. п. 1, 16 ст. 45 НК РФ).
НДФЛ со своей части пособия СФР удержит самостоятельно, так как он сам выплачивает его (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Дата фактического получения дохода по больничному - это дата выплаты пособия. Например, если работник болел в декабре 2023 г., но больничный ему выплатили только в январе 2024 г., то сумму пособия нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 г.
Сумма больничного отражается в сведениях о доходах (приложение к справке) с кодом дохода 2300 (п. 51 Порядка заполнения формы расчета).
Учтите, что с кодом дохода 2300 в сведениях о доходах отражаются исключительно суммы пособий по временной нетрудоспособности. Если вы к пособиям делаете доплаты работникам до фактического среднего заработка, то такие доходы в сведениях о доходах надо показать с кодом 4800.
Оплата больничного страховыми взносами не облагается, поскольку пособие по временной нетрудоспособности относится к государственным пособиям (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 1.4 Закона N 255-ФЗ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).
Для целей налогообложения налогом на прибыль пособие, выплачиваемое за счет работодателя, включите в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в периоде начисления пособия (пп. 48.1 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ).
Суммы пособий по временной нетрудоспособности за счет работодателя признаются расходами по обычным видам деятельности на дату их начисления (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
В бухгалтерском учете пособие, назначенное СФР и оплачиваемое за счет него, отражать не нужно.