«Тебе просто нужно строить систему в бизнесе!» Как часто вы слышали эту фразу от различных бизнес-тренеров, коучей, спикеров или даже от своих коллег-предпринимателей? Проблема в том, что эта фраза стала настолько популярной, что её уже используют как мантру. Но что такое эта «система» и как её строить — толком никто объяснить не может.
В результате для многих предпринимателей понятие систематизации остаётся размытым. Кто-то думает, что это про жёсткие регламенты, кто-то — про автоматизацию процессов, а кто-то и вовсе считает это ненужной бюрократией. В результате компании работают на интуиции, что часто приводит к хаосу и потере эффективности.
Системная компания — не обязательно крупная компания
После того, как мне довелось поработать в крупной логистической компании, все мои иллюзии относительно того, что крупные компании системные, рухнули. Зачастую, в крупных компаниях творится такой же бардак, как и в малом бизнесе, а результаты достигаются за счёт ранее полученных конкурентных преимуществ, среди которых экономия на масштабе, известность и узнаваемость бренда, завоёванная часть рынка. Малый бизнес может быть супер системной компанией, а крупная компания — абсолютно не системной.
Эта статья для предпринимателей, собственников бизнеса и топ-менеджеров — всех тех, кто стремится вывести свою компанию на новый уровень. Мы подробно разберём признаки системной компании и инструменты, которые помогут вам сделать ваш бизнес по-настоящему системным.
Чёткая организационная структура
Признаки системности. Системные компании обладают чёткой и понятной организационной структурой. Все знают, кто за что отвечает и как взаимодействуют различные отделы. Это позволяет избежать путаницы и дублирования обязанностей.
Инструменты для реализации. Для описания структуры бизнеса существуют два основных инструмента: оргсхема и оргструктура.
Оргсхема — инструмент, который помогает описать функции, необходимые для устойчивого и системного бизнеса. Её придумал Рон Хаббард — да, тот самый. Несмотря на его противоречивую репутацию, оргсхема — вещь прикладная и безобидная. В оргсхеме вся деятельность компании разбивается на отделы с определёнными функциями и подфункциями. Для каждой функции прописывают ценный конечный продукт — то, зачем существует эта функция и какой цели она должна достигать.
Оргструктура — более привычный инструмент. Это блок-схемы, которые описывают структуру компании: отделы, сотрудники, подчинённость. Однако в ней часто недостаточно описан функционал.
Человек и функциональная должность — не одно и то же
Функциональная должность — это набор функций, которые, по задумке, должен выполнять один исполнитель. Бывает, что функция есть, а человека под неё нет, или наоборот. Оргсхему лучше строить вокруг функциональных должностей, а оргструктуру — как вам удобно. Главное, чтобы вам было понятно, кто за что отвечает.
Документирование бизнес-процессов
Признаки системности. Все процессы описаны и зафиксированы — на бумаге или в электронном виде. Нет такого, чтобы информация хранилась только в головах сотрудников и топ-менеджеров. Поэтому если кто-то увольняется, конец света не наступает.
Инструменты для реализации. Задача предпринимателя — сформировать в компании привычку фиксировать и описывать все бизнес-процессы. Регламенты, должностные инструкции и базы знаний превращаются в «закон» компании, с которым не поспоришь. Они облегчают обучение новых сотрудников, стандартизируют процессы и делают компанию более привлекательной для инвесторов.
Распределение функционала и эффективное взаимодействие между сотрудниками
Признаки системности. Функционал сотрудников не пересекается. Благодаря этому все понимают, кто за что отвечает и кто чем должен заниматься. Нет ситуаций, когда двое делают одно и то же или, наоборот, какая-то задача остаётся без внимания. Это исключает конфликты и повышает эффективность работы.
Инструменты для реализации. Задачу решает функциональная карта компании — это таблица, в которой указаны отделы, должности и функции. Она показывает, кто за что отвечает, помогает не потерять важную информацию и увидеть, где есть пробелы или пересечения в функциях.
По сути, это база данных, в которой хранится весь функционал сотрудников. Её можно дополнять любыми данными, например, добавить ссылки на регламенты и должностные инструкции, показатели для проверки качества выполнения функций. Тогда вся важная информация будет находиться в одном месте.
А теперь представьте, что функции — это кирпичи, из которых строится ваш бизнес. Но между кирпичами нужны швы, и здесь на помощь приходит бизнес-ассистент. Он связывает основные функции компании, выполняя задачи, которые невозможно описать в функционале: берёт на себя мелкие рутинные задачи и обеспечивает гладкую работу процессов. Например, фиксирует задачи на планёрках, организует встречи, следит за мелкими деталями.
Регулярное управление
Признаки системности. В системных компаниях управление происходит регулярно, а не когда собственнику вздумается. То есть существуют повторяющиеся процессы, которые происходят из недели в неделю, из месяца в месяц. Благодаря этим процессам осуществляется управление компанией.
Инструменты для реализации. Ключевой инструмент регулярного менеджмента — планёрки. Они могут быть еженедельными, ежемесячными или проходить с другим регулярным интервалом. На планёрках анализируют результаты прошлых задач, обсуждают показатели и ставят задачи на следующий период. Чтобы не терять продуктивность, время планёрок стоит ограничить до 30-60 минут. Важно не отвлекаться на обсуждения вне повестки — если появляется важная тема, лучше запланировать отдельную встречу.
Принятие решений на основе цифр
Признаки системности. В системных компаниях нет места интуитивным догадкам или решениями по принципу «так кажется правильным». Результаты деятельности компании, сотрудников и отделов измеряют и оценивают с помощью цифр. Решения принимают после их анализа.
Инструменты для реализации. Задачу решают дашборды с показателями и финансовая отчётность. Организация процесса включает создание баз данных, сбор и калькуляцию информации, назначение ответственных за бизнес-процессы сбора данных и принятие решений на основе анализа цифр.
Снижение зависимости от конкретных сотрудников
Признаки системности. Компания не зависит от конкретных людей. При увольнении сотрудника ему быстро находят замену и эффективно адаптируют новичка. Это делает процесс найма и интеграции стандартным и безболезненным, минимизируя риски, связанные с уходом сотрудников.
Инструменты для реализации. Закрывать потребность в кадрах и снижать текучку помогают HR-отдел, воронки найма и система адаптации. Воронки найма упрощают процесс поиска сотрудников, а система адаптации обеспечивает быструю интеграцию новых работников.
Регулярный контроль качества
Признаки системности. В системных компаниях оценка качества работы сотрудников происходит регулярно, а не от случая к случаю. Это позволяет поддерживать высокий уровень эффективности, предотвращать ошибки, снижать репутационные и финансовые риски.
Инструменты для реализации. Без отдела контроля качества работы сотрудников построить серьёзную компанию практически невозможно. Он проводит регулярный мониторинг выполнения обязанностей и функционирует горизонтально, контролируя работу всех отделов.
Корпоративная культура компании
Признаки системности. Системные компании представляют собой единую силу, где существует негласный свод правил, который объединяет команду. Корпоративная культура помогает сотрудникам понимать, как действовать в нестандартных ситуациях, даже если они не прописаны в регламентах.
Инструменты для реализации. Корпоративная культура существует всегда, даже если не описана. Это то, как люди в компании ведут себя сейчас. Хорошо описанная и внедрённая корпоративная культура объединяет команду и делает поведение сотрудников предсказуемым и выгодным для бизнеса.
Ценности, цели и ожидаемое поведение сотрудников формулируют в положении по корпоративной культуре компании. Их внедрение невозможно без поддержки руководства — в том числе, личным примером. Например, если вы прописали, что «мы не опаздываем», но сами опаздываете на встречи, это подрывает корпоративную культуру.
Использование автоматизации и современных технологий
Признаки системности. Системные компании активно используют инструменты автоматизации для повышения эффективности. Это не просто модное веяние, а необходимый элемент для успешного ведения бизнеса в современном мире.
Инструменты для реализации. Для автоматизации бизнес-процессов используют три вида систем:
- Система управления проектами — для создания проектов и задач, контроля сроков, фиксации и мониторинга задач.
- CRM-система — для ведение клиентской базы, сохранения истории взаимодействий и напоминания о контактах с клиентами.
- ERP-система — для учёта ресурсов компании, эффективного управления ими, интеграции разных отделов и процессов.
Автоматизация — не самоцель
Она должна повышать порядок в компании, улучшать процессы и экономить ресурсы. Если инструмент, который вам предлагают, этого не делает, стоит задуматься о его необходимости.
Заключение
Обратите внимание, среди признаков и инструментов системного бизнеса нет ни деловых костюмов, ни серьёзных лиц. Важны не внешние атрибуты, а внутренние процессы и структуры. От себя, как эксперта по систематизации, скажу: построение системы — задача непростая и индивидуальная для каждого бизнеса. Здесь важны насмотренность и опыт внедрения различных инструментов в разных нишах.
Меня зовут Павел Котов. Мы с командой занимаемся построением системы в бизнесах наших клиентов. Всё, о чём я рассказал в статье — это результаты нашей практической работы. Все эти инструменты мы не раз внедряли и знаем, как они должны работать.
Если вы хотите, чтобы ваш бизнес был системным и устойчивым, но не знаете, с чего начать, пишите мне. Мы с командой разработаем план действий, который приведёт ваш бизнес к успеху.