Сегодня формат PDF широко используется для ведения деловой переписки и документооборота. Однако далеко не все знают, как правильно подписывать такой файл с помощью электронной подписи. В этой статье от 42Clouds разберём все этапы, которые необходимо пройти для подписания PDF документа с использованием УКЭП.
Электронная подпись (ЭЦП) придает документу юридическую силу, делая его действительным для всех сторон. В системах электронного документооборота (ЭДО) каждый документ должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если ваша компания ещё не оформила ЭЦП, вам необходимо обратиться в аккредитованный центр для её получения.
Основные форматы, используемые в системах ЭДО:
- PDF (Portable Document Format) — удобный для просмотра формат, сохраняющий структуру и внешний вид документа.
- XML (Extensible Markup Language) — формат, предназначенный для автоматизированной обработки данных.
Чтобы подписать PDF-документ, потребуется специализированное программное обеспечение.
Что нужно для подписания PDF электронной подписью
Для успешного подписания PDF сотруднику понадобится:
- Действующий сертификат УКЭП, зарегистрированный на его имя. Этот вид электронной подписи позволяет обмениваться документами без дополнительного соглашения. Неквалифицированная ЭЦП (НКЭП) подходит для внутренних документов, если между сторонами есть договоренность о её использовании.
- Программное обеспечение, установленное на компьютер, которое позволит корректно подписать PDF-документ.
Важно: документ нужно подписывать только после завершения всех изменений. Если в документ после подписания будут внесены правки, его юридическая сила аннулируется.
Установка программного обеспечения для подписания PDF
Чтобы подписать PDF-документ, рабочий компьютер должен соответствовать следующим требованиям:
- установленная операционная система Windows (версии 7, 8, 8.1, 10, а также актуальные серверные версии);
- программа «КриптоПро CSP» версии 4.0 или новее;
- актуальная версия Adobe Reader;
- Adobe Acrobat Pro или Adobe Acrobat Standard.
Также необходимо приобрести модуль «КриптоПро PDF». Этот модуль разработан для подписания и проверки электронных подписей в PDF-документах через программы Adobe Reader и Adobe Acrobat. Лицензия на этот модуль является бессрочной.
Как настроить «КриптоПро PDF» для подписания
После установки модуля «КриптоПро PDF» на компьютер его нужно правильно настроить. В Adobe Reader DC это можно сделать следующим образом:
- В меню программы выберите пункт «Редактирование» и перейдите в раздел «Установки».
- Перейдите в раздел «Подписи» и выберите «Подробнее».
- В разделе метода подписания выберите «КриптоПро PDF» в качестве стандарта.
Процесс подписания PDF с помощью ЭЦП
Чтобы подписать документ PDF через Adobe Acrobat, выполните следующие шаги:
- Откройте документ в Adobe Reader или Adobe Acrobat.
- В правой части панели инструментов выберите функцию «Заполнить и подписать».
- Выберите раздел «Сертификаты», прикрепите сертификат вашей электронной подписи (если нужного сертификата нет, добавьте его через настройки программы).
- Выделите на документе область для подписи.
- Выберите соответствующий сертификат и нажмите «Подписать».
Другие программы для подписания PDF
Если по каким-то причинам модуль «КриптоПро PDF» не подходит, можно использовать альтернативные программы для подписания файлов. Эти программы позволяют подписывать документы различных форматов, от текстовых файлов до видео, а также предоставляют дополнительные функции, такие как проверка времени подписания и статуса сертификата. Стоит учесть, что такие программы могут быть платными, что делает их не самым выгодным решением для небольших компаний.
Электронная подпись PDF через онлайн-сервисы
Если на рабочем компьютере нет возможности установить программы, можно воспользоваться онлайн-сервисами для подписания документов. Преимущество таких сервисов — это возможность подписать PDF в любой точке мира, не устанавливая дополнительного ПО.
Преимущества онлайн-сервисов:
- удобный доступ с любого устройства;
- возможность подписывать архивы и пакеты документов;
- безопасность за счёт шифрования данных;
- возможность одновременной подписи несколькими пользователями.
Чтобы подписать PDF через онлайн-сервис, загрузите файл, активируйте сертификат электронной подписи и скачайте готовый документ. Некоторые программы могут потребовать дополнительных действий в зависимости от их настроек.
Популярные сервисы:
- Sign.Me — отечественный сервис, адаптированный для работы с КЭП на любых устройствах.
- Legium — платный сервис, позволяющий подписывать документы со смартфона или компьютера. Перед началом работы необходима идентификация.
- Мобильная ЭЦП от «МегаФон» — позволяет подписывать документы через телефон. Пользователь подтверждает действие пин-кодом, отправленным на номер телефона.
Подписание PDF с созданием файла sig
Программа «КриптоАРМ» позволяет подписывать документы с созданием файла формата sig, который содержит информацию о подписи и сертификате, используемом для подписания документа.
Чтобы подписать документ и создать файл sig, выполните следующие действия:
- Кликните правой кнопкой мыши на нужный документ и выберите в меню «КриптоАРМ», затем нажмите «Подписать».
- Выберите нужный сертификат из списка.
- Завершите процесс подписания, нажав «Готово».
Заключение
Теперь вы знаете, как подписать PDF-документ с помощью электронной подписи. Используйте описанные методы для правильного оформления документов, будь то работа с ПО или онлайн-сервисы.