Все больше российских компаний начинают привлекать самозанятых специалистов для выполнения различных задач и проектов. Однако, работа с такими специалистами может быть связана с определёнными рисками, особенно в вопросах оплаты вознаграждения.
В этой статье мы вместе с экспертами бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения» рассмотрим, как компании могут избежать проблем, связанных с оплатой труда самозанятых, и при этом обеспечивать им своевременное вознаграждение за выполненные услуги.
Безналичный способ оплаты услуг самозанятых
Для юридических лиц и ИП безналичный расчет более привычный. Перевод вознаграждения самозанятому делается по реквизитам счета. Как и в расчетах с любыми другими контрагентами заполняется платежное поручение с определенными полями. Для оплаты услуг самозанятого – это, конечно, обязательные БИК банка, ФИО и реквизиты исполнителя. В графе «Вид оплаты» ставится статус «01», указывающий, что налоги перечисляются в бюджет в качестве ЕНП. В поле «Очередность платежа» ставим цифру «5», которая говорит, что оплату можно провести в последнюю очередь. Более подробно, с номером договора и описанием работы, заполняется поле «Назначение платежа».
Не запрещено переводить вознаграждение и на карту самозанятого исполнителя. Небольшое отличие только в заполнении платежного поручения – полей придется заполнять меньше, и договор не обязателен. Но банк может заинтересоваться платежом и задать вопросы. И тогда придется объясняться, а это требует времени и некоторых усилий. Поэтому даже при переводе вознаграждения на карту лучше все-таки в платежном поручении указать номер договора.
Для организации документом, подтверждающим оплату вознаграждения независимо от способа, является чек. Самозанятый исполнитель должен его прислать до 9 числа месяца, который следует после месяца оплаты. Дата в чеке должна соответствовать дню, когда оплаты была проведена, а не времени, когда он был самозанятым сформирован.
Плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) могут быть и индивидуальные предприниматели, у которых наличие расчетного счета обязательно, куда и перечисляется плата за оказанные услуги. Единственное, чем будет отличаться платежное поручение для оплаты работы этой категории самозанятых – в поле «Назначение платежа» будет отсутствовать код.
Оплата вознаграждения наличными
Иногда компания или ИП могут привлекать самозанятых для исполнения работы «здесь и сейчас». Заключение договора на кратковременную услугу не имеет смысла, и оплатить ее можно наличными. Например, в офис организации был вызван мастер для небольшого ремонта одного из компьютерных кресел. Свою работу он оценил в 2 тысячи рублей. По завершении ремонта получил от директора компании деньги наличными. Договор при этом не заключался, но исполнитель здесь же в офисе в приложении на своем смартфоне сформировал чек, в котором прописал ИНН организации и название услуги – «Ремонт офисного кресла». Для передачи документа ему понадобился только любой, имеющийся у обеих сторон, мессенджер. В варианте оплаты услуги наличными для юридического лица главное – получить чек сразу после того, как самозанятый исполнитель получил деньги. Такой чек теперь можно без опаски включать в налоговые расходы, а на вознаграждение не начислять страховые взносы и НДФЛ.
Документы, подтверждающие оплату самозанятому
Главным и самым убедительным доказательством факта, что компания или ИП привлекали к сотрудничеству самозанятого, является чек. Другим способом доказать налоговой, что работу или услугу выполнил плательщик НПД – нет. Более того, при отсутствии чека, организация или ИП не могут учесть оплату самозанятому в расходах. Особенно внимательно к этому должны относиться предприниматели на ОСН и УСН «Доходы минус расходы.
Для большей защищенности, можно заключить с самозанятым договор возмездного оказания услуг или подряда. Заказчика-юрлицо этот документ страхует в случае, если возникнут вопросы по сотрудничеству с самозанятыми у банка или у суда. Особенно, если они часто прибегают к услугам плательщиков НПД.
Необязательным документом является и акт о выполненных работах или оказании услуг. Но в конфликтных ситуациях он может быть очень полезен. Акт может понадобиться для того, чтобы подстраховать учет расходов. Например, самозанятый получил аванс и сформировал на его сумму чек. В этом случае дату расходов следует определять не по чеку, а по акту. Акт будет не лишним и в случае многоэтапной работы или при аннулировании самозанятым чека.
Процесс оплаты услуг самозанятых исполнителей юридическим лицом требует внимания к оформлению и учету, но при соблюдении всех шагов он проходит без серьёзных сложностей.