📝 В клинике приходится подписывать множество самых разных документов. Наиболее массовым документом такого вида является договор на оказание платных медицинских услуг с пациентом и приложения к нему, они подписываются именно директором от имени клиники, а не врачом (как идс). Поэтому используются два законных способа передачи права подписания документов от имени директора сотруднику - с помощью доверенности и с помощью факсимиле.
❓ Что такое факсимиле?
Факси́мильная подпись, или факси́миле (с ударением на «и») — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. ✍️
Также есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы. 💻
Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный статьей 160 ГК РФ.
❓ Какие документы разрешено подписывать факсимиле?
Закон не приводит конкретного перечня документов, для которых можно использовать факсимиле. То есть действует правило «что не запрещено, то разрешено».
❌ Какие документы законодательно запрещено подписывать с помощью факсимиле?
Нормативно-правовая база РФ в совокупности определяет перечень документов, подписание которых с помощью факсимиле запрещено:
- Первичные учетные документы: накладные, акты приема-сдачи товара
- Платежные и другие бухгалтерские документы, имеющие финансовые последствия
- Бухгалтерская отчетность, счета-фактуры, налоговые декларации, кассовые ордеры
- Любые кадровые документы, включая договоры, личные карточки, должностные инструкции
- Конкурсная, аукционная, тендерная информация
- Декларации и сертификаты соответствия товара
- Доверенности, включая доверенности в простой письменной форме и доверенности организации
- Заявления, жалобы, докладные записки
❗ Важно! Если какой-либо из вышеперечисленных документов будет подписан факсимиле вместо «живой» подписи, он будет считаться юридически недействительным, даже если оформить соответствующие внутренние документы.
🛠 Условия для использования факсимиле в клинике
Согласно нормам статьи 160 ГК РФ, для использования факсимиле должны быть соблюдены какие-то из этих условий:
1️⃣ Использование факсимиле предусмотрено договором с согласия обеих сторон. Данное согласие можно оформить отдельно или сразу включить эту норму в текст основного договора. В том и другом случае обязательно нужно указать конкретные документы, в которых стороны договорились использовать факсимиле.
2️⃣ Использование факсимиле предусмотрено внутренним документооборотом, установленным приказом руководителя организации. Здесь также необходимо указать точный перечень документов, в которых разрешено использовать факсимиле.
❌ Наиболее частая ошибка – когда руководитель изготавливает штамп факсимиле и просто начинает подписывать им все документы, не создавая под это нормативных оснований.
📝 Внутренние документы клиники, которые нужно утвердить руководителю для законного использования факсимиле:
- Приказ руководителя об использовании факсимиле для подписания документов
- Перечень документов, которые разрешено подписывать факсимиле в соответствии с приказом
- Положение о порядке хранения и использования факсимиле в организации
- Перечень сотрудников, ответственных за работу с факсимиле и его хранение, формат их ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.
🗄 Физическое факсимиле в виде штампа хранят в сейфе с указанием во внутренних документах сотрудников, имеющих доступ к нему, а также порядка использования.
📝 Порядок учета изготовления и уничтожения факсимиле законом не установлен. Наиболее удобно использовать тот же порядок, что и для учета штампов и печатей организации: завести журнал учета и отмечать в нем даты выдачи и возврата факсимиле.
💻 Цифровое факсимиле удобно хранить на компьютере ответственного сотрудника или в папке на общем диске, который защищен паролем и закрыт от доступа посторонних лиц, не имеющих права использования факсимиле.
❌ Единственным аргументом в пользу применения факсимиле является отсутствие необходимости выдавать доверенность администраторам для подписания документов.
⚠️ А вот против применения факсимиле аргументов гораздо больше:
- Может быть украдено и использовано когда угодно и кем угодно от имени организации.
- Необходимо создавать и вести множество внутренних документов для использования факсимиле.
- Необходимо корректно и своевременно утверждать все внутренние документы для законного использования факсимиле.
Подпишись на наш канал, чтобы оставаться в курсе изменений в законодательстве медицинской отрасли! 💬 Не забудь нажать 👍 и поделиться, чтобы больше предпринимателей узнали о новшествах в медицинской сфере.