На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
На нашем предприятии руководитель отдела продаж или начальник производства издают свои внутренние распоряжения по отделам. Как определить срок хранения распоряжений структурных подразделений по Перечню 2019?
Ответ
Чтобы определить срок хранения приказов, распоряжений директора (то есть первого лица), следует руководствоваться ст. 19 Перечня 2019. Однако в соответствии с п. 5.46 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1] приказы, распоряжения могут передавать на подпись не только руководителю организации, но и иному уполномоченному им лицу. То есть если руководитель отдела продаж или начальник производства имеют право издавать и подписывать все приказы, указанные в ст. 19 Перечня 2019, то и для определения срока их хранения мы также можем руководствоваться этой статьей. В ст. 19 Перечня 2019 не указана должность лица, которое уполномочено подписывать обозначенные документы, поэтому руководитель структурного подразделения может подписывать распоряжения с постоянным сроком хранения.
Рассмотрим значения примечаний, которые относятся к п. «а» ст. 19 Перечня 2019.
Примечание 1 к п. «а» ст. 19 Перечня 2019 необходимо учитывать, когда речь идет о массовой рассылке (и доведении до сведения) организационно-распорядительных документов, например, подведомственным организациям или предприятиям, входящим в группу. Как правило, в такой рассылке указывают «Для сведения».
Согласно п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019 организация вправе самостоятельно определить, сколько хранить документы со сроком хранения «До минования надобности» (однако этот срок не может быть менее одного года). Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
Примечание 2 к п. «а» ст. 19 Перечня 2019 следует применять, если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива. В этом случае срок хранения «Постоянно» трактуется как «До ликвидации организации». То есть соответствующие документы она обязана хранить постоянно, пока существует организация (пока не ликвидируется).
В Примере 2 показано, как может выглядеть номенклатура дел отдела предприятия, на котором руководители отделов имеют право издавать распоряжения по отделам.
_______________________________
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
