О компании
Группа компаний Благо - производитель натурального растительного масла высокого качества.
- На рынке с 1993 года
- 7 заводов в России
- Производства в трех федеральных округах России
- Более 10 брендов
- Продукция представлена во всех крупнейших федеральных торговых сетях
Ситуация до внедрения
1. Управленческая и финансовая отчетность (включая МСФО) готовились в Excel.
2. Данные собирались из 1С:ERP (коммерческий и производственный учет) и 1С:Бухгалтерия предприятия.
3. Использовались сложные методики обработки данных.
4. Структура и детализация отчетности часто менялись из-за быстрого развития бизнеса.
5. Отсутствовал системный подход к формированию отчетности.
6. Управленческая отчетность формировалась с задержкой в 2 месяца.
7. Большое количество ошибок и неточностей в итоговой отчетности.
Предпосылки для автоматизации
Ввиду стремительного развития бизнеса, структура и детализация управленческой отчетности постоянно модифицировались, по мере возникновения требований. В связи с чем подход к сборке отчетности не был системным, методология сборки отчетности определялась ответственными за их подготовку.
- Управленческая отчетность формировалась с задержкой в 2 месяца;
- Большое количество ошибок и неточностей в итоговой отчетности;
- Продолжать работать в Excel становилось все сложнее, так как в процессе принимало участие большое количество связанных подразделений.
Критерии выбора интегратора:
- Экспертиза в отрасли или в аналогичных проектах
- Опыт автоматизации производственных компаний
- Комфорт и гибкость в общении
Выбор пал на компанию "Первый Бит", соответствующую всем критериям.
Выбранные программные продукты:
- 1С:ERP
- Бит.Финанс
Этапы проекта
Этап 1. Аудит.
Проведен анализ документации и текущих баз данных
Проведено интервьюирование и сбор требований и особенностей учета по блокам МСФО и УУ
Разработана методологическая документация:
Этап 2. Моделирование. Подготовлена программа и методика испытаний и сценарии тестирования моделей учета по блокам УУ и МСФО формализующая последовательность действий при настройке системы и регистрации данных.
Настроена и протестирована модель учета МСФО и УУ на базе 1C ERP + БитФинанс.
Этап 3.1. Анализ проблем обновления. Разработка ПМИ на тестирование
- Решена выявленная в рамках моделирования проблема обновления базы ERP и установки модуля БитФинанс.
- Разработана программа и методика нагрузочного тестирования и сформированы сценарии тестирования для фиксированного перечня ключевых операций.
Этап 3.2. Нагрузочное тестирование
Заказчиком принято решение о модернизации серверной инфраструктуры.
- Нагрузочное тестирование решено проводить после настройки новой инфраструктуры, до запуска в эксплуатацию - тестирование проведено на рабочем оборудовании.
- В соответствии с программой тестирования решено провести сопоставительные тесты выполнения ключевых операций по сценарию на конфигурации до установки модуля Битфинанс и после установки модуля.
Этап 4. Корректировка модели.
- Проведена кастомизация модели по требованиям Заказчика.
- Проведено тестирование выполнение учетных операций и соответствие учета в системе ожиданиям Заказчика.
- Решены организационные и методологические вопросы, связанные с финансовой структурой компании, классификатором статей и особенностями ведения учета.
По результату выполнения этапа принято решение о переходе от водопадной модели управления проектом к более гибкой реализации по спринтам.
Этап 5.1 Подготовка к ОПЭ УУ (по спринтам).
Этап 5.2 Подготовка к ОПЭ МСФО (по спринтам)
- База подготовлена к запуску в ОПЭ.
- Пользователи обучены.
- Автоматизация подготовки учета по МСФО выполнена.
Этап 6. ОПЭ УУ
- Осуществлена поддержка пользователей в первые месяцы запуска системы в ОПЭ по блоку УУ.
- Проведена плавная передача системы на поддержку ИТ службе Заказчика.
Этап 7. ОПЭ МСФО
- Осуществлена поддержка пользователей в первые месяцы запуска системы в ОПЭ по блоку МСФО.
- Проведена плавная передача системы на поддержку ИТ службе Заказчика.
Результаты:
- Повышение эффективности при подготовке управленческой отчетности в 2 раза. На выполнение всех задач, связанных с мониторингом, выверкой, учетом и подготовкой отчетности, потребуется до 2 FTE чистого времени, что в 2 раза меньше, чем было необходимо до внедрения системы;
- Ускорение подготовки отчетности в 3 раза. Скорость подготовки отчетности, за счёт стандартизации методологии и автоматизированных функций выверки и расчета, сокращена до потенциальных 4 рабочих дней, что в 3 раза быстрее, чем было до внедрения системы.