На связи «ИндигоСофт. Цифровые технологии». Мы разрабатываем программное обеспечение для строительной отрасли.
В этой статье мы рассмотрим:
- Процесс получения коммерческих предложений.
- Поднимем вопрос "Почему поставщики часто игнорируют запросы на расчёт смет, и как наладить с ними эффективное взаимодействие?"
- Поделимся рекомендациями по поиску производителей, формированию запросов и расскажем, как ускорить рутинные процессы с помощью программного обеспечения.
1. Используйте для запроса позиции с подробным наименованием
Все материально-технические ресурсы имеют множество характеристик: размеры, типы, классы. Упустили одно значение — потеряли контакт с поставщиком. Все детали имеют значение!
Проблема: Игнорирование запроса на расчёт сметы по недостатку технических характеристик.
Решение: Необходимо исправить ошибки в наименовании и дополнить позицию всеми характеристиками. Так поставщик убедится в наличии товара в своём каталоге и сформирует коммерческое предложение.
2. Сохраняйте все полученные коммерческие предложения
Проблема: Специалистам часто приходится добавлять одни и те же позиции в новые спецификации, расставлять КСР, ОКПД 2 и отправлять запросы поставщикам. Работа становится длительной рутинной. Времени на коммуникацию с новыми поставщиками не остается.
Решение: В системе "СметаПлан" теперь есть возможность формирования «Банка коммерческих предложений». ПО запоминает коммерческие предложения от поставщиков для каждой позиции и предлагает использовать их в течение 6 месяцев.
3. Уточняйте наличие позиции у производителя перед отправкой
Проблема: За один день каждый сотрудник компании рассылает десятки писем с запросами. При этом ответ с коммерческим предложением приходит от 10%-30% поставщиков (производитель может не поставлять вашу позиции). Важно сначала убедиться в наличии товара, а потом отправлять запрос.
Решение: Для более быстрого поиска в поставщиков ПО "СметаПлан" внедрили «ФРЕЙМ». Для каждой позиции система находит поставщиков в интернете в заданном регионе и автоматически формирует запросы.
4. Группируйте позиции для поставщика в один запрос
Проблема: Поставщики ставят в приоритет письма от Заказчиков, которые запрашивают бóльшее число позиций. Вот почему лучше сразу направлять один запрос с полным списком наименований. Так Вы получите коммерческое предложение сразу для всех необходимых позиций и в кратчайшее время.
Решение: С помощью «ФРЕЙМА» в ПО "СметаПлан" система собирает все найденные позиции для поставщика в один запрос.
5. Общайтесь с поставщиками
Проблема: Получение коммерческого предложения состоит из трёх основных этапов:
- выбор поставщика;
- отправка запроса;
- получение ответа с прайс-листом или КП.
К сожалению, в 70% случаев на втором шаге коммуникация прерывается. Причиной является неподходяще выбранный формат взаимодействия. Необходимо учитывать, что одни поставщики отвечают на запросы только через сайт своего интернет-магазина, вторые — только на запросы, отправленные по электронной почте, третьи — совмещают оба способа.
Как выстраивать сотрудничество с новым поставщиком: звонить, отправлять запрос на почту или через интернет-магазин?
Решение: Для выбора способа взаимодействия с поставщиком в системе присвоены обозначения, отвечающие за способ связи.
Так Вы сможете выбрать поставщика по удобному для вас способу коммуникации: не хотите звонить — работайте с интернет-магазинами, а потом закрывайте оставшиеся позиции по запросу на электронную почту.
Подведем итоги
- Работа с поставщиками — процесс, который с учётом текущего технологического развития невозможно автоматизировать на все 100%. У специалистов из проектно-строительных компаний остается необходимость выстраивать коммуникацию с каждым поставщиком индивидуально.
- Повысить вероятность получения коммерческого предложения можно за счёт составления точного запроса, который будет содержать все необходимые характеристики для идентификации позиций.
- IT-решения могут помочь ускорить процесс работы благодаря готовому списку поставщиков под нужные позиции и использованию ранее полученных КП, а также автоматическому формированию запросов.