Тайм-менеджмент — это, по сути, «наука» о том, как всё успеть. И при этом сделать это эффективно. И при этом не сойти с ума в процессе…
Это понятие плотно вошло в нашу повседневную жизнь. Не только главам крупных корпораций, но даже простому студенту нужно уметь максимально эффективно и многозадачно распоряжаться своим временем.
В конце XIX века крупный русский физиолог Введенский Николай Евгеньевич как-то сказал: «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».
Умение распределять время сегодня поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. Для начала всегда определите цель, мечту, вершину. Ради чего/кого вы готовы долго и последовательно прилагать максимум своих усилий. Как говорят современные коучи «визуализируйте» конечный результат.
Составьте список задач, причём это точно нужно «визуализировать» в письменном виде. Пока мы держим в поле внимания десятки задач – мозг просто-напросто перегружен и не готов, в сущности, решать ни одну из них максимально эффективно. Этот простой шаг позволит разгрузить голову и заложит основу того самого эффективного тайм-менеджмента, к которому мы все стремимся.
Специалисты описывают множество различных техник как лучше всего описывать задачи, но в итоге всё сводится к двум простым и важным мыслям: выделите задачи по приоритетности и объёму, а затем разделите их выполнение на понятные и подконтрольные вам этапы решений.
Начинайте планировать постепенно. Сначала опишите свой день – с конкретикой и фиксацией времени на каждую задачу. Когда всё удастся реализовать можно таким образом расписывать неделю и так далее по нарастающей. Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.
Создавайте трекер полезных привычек, нужных для реализации ваших планов. Регулярность каких-то процессов это порой самое важное и в плане учёбы, и в плане работы.
Практически невозможно поддерживать режим высокой эффективности без двух самых важных вещей: отдыха и мотивации. Качественный отдых – даёт нам силы «делать то что мы делаем», а мотивация помогает не забыть зачем мы это делаем. Отдых у каждого свой, здесь долго останавливаться не будем – главное помните, что он нужен и не в последний момент, когда уже едет «и скорая, и крыша», а регулярно. Что касается мотивации, то самое важное самим замечать свои собственные достижения и хвалить себя даже за маленькие победы. Иногда без помощи близких здесь не обойтись.
Поймите, когда вы наиболее продуктивны. Внутренние биоритмы организма являются фундаментом тайм-менеджмента. Перед тем как использовать тайм-менеджмент (любую технику или совет), человеку необходимо прислушаться к себе и определиться: в каком диапазоне времени его организм готов к работе.
Это что касается личного времени. Но на работе мы тоже часто сталкиваемся с таким понятием как «дефицит рабочего времени». Это нехватка временного ресурса, вызванная либо неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и так далее.
Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Как правило проблемы начинаются когда:
- Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;
- Из-за чрезмерной занятости специалист несвоевременно отвечает на деловые письма;
- Сотрудник постоянно выполняет работу за своих коллег/подчинённых, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;
- Есть несоответствие работника и занимаемой им должности;
- Отсутствует личная миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
- Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.
Ежедневное оперативное планирование работы исполнителей менеджер осуществляет путём выдачи им заданий на следующий день. Причём следует одновременно выдавать основные и запасные задания (можно выдавать 2—3 запасных задания). Выданные менеджером исполнителю задания записываются в его рабочую тетрадь. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. В случае невозможности выполнения основного задания исполнитель обязан немедленно доложить об этом менеджеру.
Чтобы руководитель мог вовремя корректировать деятельность команды, сотрудникам нужно регулярно отчитываться о работе. Значимую роль играют периодичность представления отчетов, их формат и обратная связь от руководителя.
Чтобы повысить производительность сотрудников, необходимо:
- проанализировать эффективность их деятельности;
- сравнить работу на предприятии и в других организациях;
- внедрить систему тайм-менеджмента в отделах;
- следить за ее применением;
- оценивать, насколько эффективно система позволяет структурировать и оптимизировать рабочее время;
- искать новые приемы тайм-менеджмента, если какие-то не работают или дают низкие результаты.
Стандартизация работы позволяет повысить продуктивность специалистов, рационально использовать трудовое время, соблюдать сроки реализации проектов, снижать риски просрочек, репутационных и финансовых потерь компании.
Тайм-менеджмент давно уже вышел за рамки «управления временем». Сегодня он охватывает почти все темы, связанные с личной эффективностью. Он включает в себя и методы психологической саморегуляции, и стратегии решения проблем, и даже такие философские вопросы, как поиск смысла жизни.
Цель изучения тайм-менеджмента — это создание своей собственной системы планирования. Из огромного арсенала следует выбрать только те методы, которые отвечают вашим повседневным задачам и личным предпочтениям. Лишь в этом случае «управление временем» будет приносить пользу.
Не тратьте время на другие каналы, если всё самое интересное уже есть у нас – на канале ведущего вендингового оператора Uvenco!)