В каждой компании, независимо от её сферы и специфики задач, есть рутинные процессы, которые сотрудники выполняют на автомате. Чаще всего это касается ручной обработки документов. Как отмечает Антон Хаймовский, руководитель продукта Content AI, у маркетологов такие задачи могут занимать около 20% рабочего времени, тогда как для сотрудников бухгалтерии, HR и отдела закупок это может занимать целый рабочий день. В этом смысле мы, похоже, не так уж и далеко ушли от эпохи, когда десятки машинисток вручную набирали документы на печатных машинках.
По данным исследования Processmaker, типичный офисный работник тратит до 50% рабочего времени на создание и обновление документов и около 10% на ручной ввод данных. Эти задачи часто требуют много времени и могут быть подвержены ошибкам из-за человеческого фактора.
Изменить эту ситуацию, избавив квалифицированных специалистов от рутинного труда и повысив общую эффективность бизнеса, может искусственный интеллект. ИИ выступает в качестве мощного инструмента, способного повысить конкурентоспособность компаний. Согласно Accenture, он может высвободить до 40% рабочего времени, автоматизируя рутинные процессы. Это позволяет не только улучшить текущие операции, но и получить ощутимое преимущество на рынке.
Как это работает?
Существует множество ИИ-технологий, которые помогают оптимизировать рутинные операции. Среди них особенно выделяются OCR (оптическое распознавание символов) и NLP (обработка естественного языка). OCR отвечает за автоматическое распознавание текста на сканах и изображениях, в то время как NLP помогает извлекать данные, классифицировать документы и проводить поиск с акцентом на смысл.
С распространением нейросетей, машинного обучения и больших языковых моделей появились новые возможности для автоматизации рутинных задач. Эти технологии позволяют настраивать системы OCR так, чтобы они постоянно улучшали свою точность на основе накопленного опыта. Методы глубинного обучения и машинного обучения используются для обнаружения и классификации объектов в документах, таких как штрихкоды, таблицы и колонтитулы.
Давайте рассмотрим несколько сценариев, которые уже доступны компаниям в России.
Распознавание и извлечение данных
Этот сценарий является одним из самых популярных и востребованных. Например, решения на базе технологий OCR, такие как ContentCapture от Content AI, могут быстро и точно распознавать текст и извлекать ключевые данные из счетов, договоров и других документов.
Классификация и маршрутизация документов
ИИ-решения на основе NLP способны автоматически классифицировать документы по их содержанию и определять, куда их следует направить — на согласование или дальнейшую обработку.
Саммари текста и нахождение ответов на запросы
Благодаря возможностям NLP технологии могут понимать информацию и выявлять смысловые сущности текста. Это позволяет получать краткое изложение материалов любого объема и находить конкретные сведения по запросам пользователей. Например, можно извлекать основные характеристики из договоров: стороны, предмет услуг, стоимость, сроки действия и ответственность участников.
Автоматическое создание и заполнение документов
ИИ может автоматически генерировать стандартные документы — договора, счета, отчеты — на основе заранее подготовленных шаблонов и заполнять их необходимыми данными из различных информационных систем.
Интеллектуальный поиск
С помощью технологий обработки естественного языка можно осуществлять поиск информации в разрозненных корпоративных источниках по смыслу запроса, а не только по точным совпадениям. Так работает решение Content AI Intelligent Search, позволяющее находить данные в любых форматах документов, включая PDF, jpeg, png и другие.
Автоматизация согласования и утверждения документов
Процесс согласования и утверждения документов также можно контролировать с помощью ИИ. Эти системы могут автоматически отслеживать статус документов, управлять процессом согласования и уведомлять ответственных сотрудников о необходимости подписания.
Анализ и проверка документов
Решения на основе ИИ могут анализировать документы на соответствие определенным стандартам и проверять их на наличие ошибок и несоответствий. В российском редакторе ContentReader PDF есть функция сравнения версий документов, которая помогает выявлять даже минимальные различия, включая лишние точки.
Обработка больших объемов документов и данных
ИИ способен обрабатывать большие объемы документов в кратчайшие сроки, что особенно полезно для компаний, работающих с постоянным потоком входящих и исходящих бумажных документов, которые необходимо оцифровать, или при анализе большого количества контрактов, договоров и актов.
Автоматизация юридической и финансовой отчетности
Решения с ИИ могут автоматизировать подготовку юридической и финансовой отчетности, извлекая данные из различных документов и формируя отчеты в соответствии с установленными стандартами и регламентами.
Вот это поворот!
Объединение различных ИИ-инструментов для автоматизации рутинных процессов в единую систему — это один из главных трендов как на международном, так и на российском рынке.
«Мы постепенно уходим от монофункциональных решений и движемся к созданию универсальных цифровых помощников, которые можно индивидуально настраивать для конкретных специалистов или подразделений, — отмечает Антон Хаймовский. — Такие решения смогут не только находить и извлекать информацию, но и обрабатывать её по различным сценариям, интегрируясь с другими корпоративными сервисами и даже принимая самостоятельные решения в определенных случаях. По такому пути идут все ключевые решения Content AI — платформа для интеллектуальной обработки информации ContentCapture, система для интеллектуального поиска Content AI Intelligent Search и редактор ContentReader PDF».
Развитие инструментов автоматизации рутинных бизнес-процессов меняет и степень влияния этой сферы на бизнес в целом. Если раньше основным приоритетом считали сокращение операционных затрат, то сейчас становится очевидным, что автоматизация работы с документами с помощью ИИ может существенно повысить выручку компании, ускоряя процессы, улучшая клиентский сервис и оптимизируя использование ресурсов.
Вот как это происходит:
- Ускорение бизнес-процессов. Автоматическое согласование документов, обработка счетов или оформление заказов позволяет значительно сократить время на завершение сделок, запуск новых проектов и вывод продуктов на рынок, что ведет к более быстрому получению доходов.
- Улучшение клиентского сервиса. ИИ-решения могут помочь компаниям оперативно и точно реагировать на запросы клиентов, обеспечивая быстрое оформление и обработку документов. Например, виртуальные ассистенты могут автоматически генерировать и отправлять клиентам договора или счета, что способствует увеличению удовлетворенности и лояльности потребителей, а следовательно, и объема продаж.
- Снижение ошибок и рисков. Способность ИИ анализировать документы на наличие ошибок и несоответствий напрямую влияет на финансовое благополучие компании. Раннее обнаружение неточностей позволяет избежать штрафов, судебных разбирательств и других проблем, что защищает прибыль.
- Оптимизация управления цепочками поставок. В компаниях, работающих с множеством поставщиков и контрактов, ИИ поможет оптимизировать управление цепочками поставок. Автоматизация обработки заказов, договоров и логистических документов улучшает управление запасами и сокращает издержки на хранение и транспортировку.
- Анализ данных и предиктивная аналитика. Автоматизированный анализ данных из документов открывает широкие возможности для поиска ценных инсайтов, которые помогут улучшить бизнес-стратегии. ИИ может анализировать контракты, выявляя тренды и предсказывая будущие потребности клиентов или изменения на рынке, что, в свою очередь, позволяет адаптироваться к изменениям и улучшать маркетинговые стратегии.
- Масштабирование бизнеса. Интеллектуальная автоматизация обеспечивает обработку большего количества документов без необходимости увеличивать численность сотрудников. Это особенно важно для компаний, планирующих выход на новые рынки. Масштабирование операций без значительных затрат позволяет увеличивать доходы, сохраняя или даже повышая рентабельность.
Оригинальная статья - Искусственный интеллект – как автоматизировать рутинные задачи на работе? сайта Сервисный центр Volt-PC.