Регистрация и аккредитация участников события – один из важных элементов проведения мероприятия. Как избежать очередей у стоек? Можно ли сегодня организовать проход посетителей на площадку с помощью системы распознавания лиц? Как предотвратить возможные конфликты с посетителями и провести событие на высоком уровне?
ПРИВЛЕЧЕНИЕ ПОДРЯДЧИКОВ
Если вы организатор мероприятия и хотите провести его качественно, не тяните время до последнего момента, обратитесь в компанию, которая специализируется на регистрации и аккредитации участников событий, как можно раньше. Это поможет успешно реализовать ваш проект и позволит избежать большинства возможных ошибок уже на этапе планирования.
Довольно часто необходимое количество рабочих мест для стоек аккредитации или контроля доступа определяется организаторами. И никакие аргументы подрядчика часто не учитываются: «Мы же делали уже так много раз». Но тогда была другая площадка с более широким проходом, например, или аккредитация проводилась по QR-кодам, а не по фамилии – у каждого мероприятия свои нюансы. Так что экономия может стать мнимой, оборачиваясь очередями и недовольством участников. Помните, что грамотные подрядчики могут математически рассчитать необходимое количество рабочих мест и персонала с учетом всех нюансов конкретного мероприятия.
У вас может быть несколько таких исполнителей. Например, один отвечает за продажу билетов и регистрацию участников, второй – за аккредитацию и печать беджей, третий – за интерактивные сервисы на мероприятии. При этом регистрация новых гостей может не прекращаться и после начала события. Важно осознавать, что в таком случае не может быть и речи о передаче информации между подрядчиками в файлах excel – необходима полноценная интеграция и обмен данными через интерфейс программирования приложений (API).
И организаторы мероприятия не могут оставаться просто наблюдателями, считая, что «они, подрядчики – профессионалы и сами договорятся». В этом случае получится классический испорченный телефон и выяснение отношений с перекладыванием ответственности за сорванные сроки, а то и в целом невыполненную задачу. Нужно создать единое пространство для обсуждения задач интеграции, например, телеграм-чат и управлять процессами для достижения нужного результата, пусть и не вникая во все технические тонкости.
ОСОБЕННОСТИ РЕГИСТРАЦИИ
В настоящее время сбор, обработка, хранение и передача персональных данных должны происходить согласно Федеральному закону «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В регистрации и аккредитации участников есть много нюансов, и без грамотного и опытного подрядчика не обойтись. Это защитит вас как организатора события от штрафов, сумма которых может превысить 100 000 рублей за каждую ошибку.
Многие организаторы не делят участников на категории и выдают всем одинаковые беджи, что неудобно для коммуникации и контроля доступа в отдельные залы. Но и не стоит придумывать для мероприятия 10–20 категорий с разноцветными плашками, которые визуально плохо различаются в потоке. Делайте категорий беджей столько, сколько нужно для практической пользы – например, контроля доступа, когда действительно важно, чтобы в определенное время или в отдельные залы и зоны попали только нужные участники.
Бывают случаи, когда организаторы приглашают на мероприятие больше людей, чем подготовлено беджей и лент. И это не только ошибка организаторов-новичков. К сожалению, именно так случилось недавно на одном крупном событии: участников пришло намного больше, чем было запланировано. В итоге беджей на всех не хватило. Поэтому всегда лучше иметь хотя бы небольшой запас по количеству рабочих мест и расходных материалов.
Полезный совет: ограничьте возможность самостоятельного выбора категории регистрации.
Всегда найдутся те, кто случайно или специально запишут себя спикером или представителем СМИ. Разные категории должны регистрироваться на отдельных страницах и по ссылкам, которые рассылаются напрямую ожидаемым участникам. Разумеется, вся регистрация и последующая аккредитация должны быть четко управляемыми и модерируемыми организаторами мероприятия или подрядчиками.
Иногда в суете подготовки мероприятия забывают о части участников, например, не проверяют, что спикеры или подрядчики зарегистрированы и получили беджи. Это приводит к тому, что важного и задержавшегося выступающего или спешащего по делам менеджера охрана просто не пустит на площадку без беджа, а спорить с ней бесполезно. Поэтому не забывайте регистрировать всех участников мероприятия – от волонтеров и подрядчиков до сотрудников компании – организатора проекта.
РАБОТА НА КРУПНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ
Некоторые специалисты событийной индустрии считают, что раз они проводили мероприятия с участием 1000 человек, то могут успешно реализовать проект для 10–15 тысяч. Это же легко и просто, используя свои навыки и инструменты. Но это не так. Для обеспечения эффективной работы регистрации и выдачи беджей необходимы другие компетенции. В этом случае лучше обратиться в компании, которые имеют опыт создания аккредитационного центра, а не просто обычной регистрации участников. Сотрудники такого центра продумают все нюансы регистрации и контроля доступа, создадут все необходимые документы для оптимальной подготовки и проведения мероприятия, развернут кол-центр, разошлют важные уведомления, а также проследят весь путь участника от получения приглашения и до его отъезда домой. Для компаний со множеством сотрудников будут созданы групповые кабинеты для регистрации, организована централизованная пакетная выдача беджей, автопропусков, талонов на питание и других материалов и документов. Участники смогут получить все не[1]обходимое до начала мероприятия, существенно снизив нагрузку на зону регистрации в дни проведения события.
Отдельное внимание необходимо уделить оптимизации потоков людей на стойке аккредитации. Например, не стоит пренебрегать их разделением на отдельные зоны для разных категорий гостей. Так спикеру, опаздывающему на свою сессию, не придется ждать в очереди с остальными делегатами. Кроме того, использование разделительных столбиков с лентами обеспечит порядок во время спорадических наплывов участников.
ПОЛЕЗНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Накопленный опыт организации регистрации и аккредитации на мероприятиях различного масштаба позволяет дать несколько полезных советов.
- Многие организаторы небольших событий самостоятельно собирают списки участников и передают подрядчику по аккредитации в файле excel. В таком случае база участников должна быть тщательно проверена. Однако зачастую у кого-то имя записано в столбце «фамилия» или наоборот, вместо категории участника стоит длинный комментарий, а в графе «адреса электронной почты» написан номер телефона или слово «уточнить». В итоге на бедже участника будет напечатана ерунда и потребуется перепечатка – все это напрямую влияет на скорость и эффективность работы стоек аккредитации.
- Если регистрация участников проходит на площадке мероприятия, не стоит по старинке делать это с помощью оператора, который заполняет анкету посетителя на слух. Кроме того, нельзя собирать информацию о человеке, пока от него не получено согласие на обработку персональных данных. Используйте современные технологии. Поставьте несколько стоек для самостоятельной регистрации, и вы получите необходимую информацию без ошибок в фамилии или почте участника, а все требования по обработке персональных данных будут соблюдены.
- Даже если мероприятие небольшое, а подрядчик по регистрации и аккредитации участников надежный, организаторам не стоит оставлять эту зону на площадке без внимания. К сожалению, даже опытные операторы и супервайзеры подрядчика не смогут самостоятельно решить часть специфических вопросов участников, как бы их хорошо не подготовили во время инструктажа.
- Чем больше участников, тем меньше смысла и эффективности в печати беджей заранее. Это не только трата материалов впустую, но и напрямую влияет на образование очередей, лишнюю суету и выяснения, где чей бедж. А ведь часть участников может замениться, к тому же обязательно придут те, кто не успел зарегистрироваться до того, как беджи отдали в печать. Таких ситуаций лучше избежать. Особенно на мероприятиях с платным участием.
- Для событий, в которых задействовано несколько сотен человек, необходимо выделять отдельную стойку для решения спорных моментов. Это поможет в таких случаях, например, как «Я платил, но почему меня нет в базе» или «Я – ВИП, а мне дали обычный бедж», и позволит избежать конфликтных ситуаций и очередей при регистрации.
- На бесплатных или недорогих по стоимости участия мероприятиях не имеет смысла распределять места заранее – многие не придут. Может случиться так, что на бумаге у вас будет аншлаг, но в день мероприятия часть зала останется незаполненной.
- Обратите внимание, что аккредитация и контроль доступа с помощью системы распознавания лиц не разрешены. Если подрядчик убеждает вас в обратном и готов сделать это на основе загруженной при регистрации фотографии, он нарушает Федеральный закон от 29.12.2022 № 572 ФЗ «Об осуществлении идентификации и (или) аутентификации физических лиц с использованием биометрических персональных данных, о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации». Сегодня сдать биометрические данные можно только в МФЦ или через приложение на портале Госуслуг, но таких людей в стране пока немного. Хранить фотографии теперь можно только в Единой биометрической системе, а распознанием и сравнением лиц имеют право заниматься только аккредитованные организации.
- Если вы проводите мероприятие с платным участием, рекомендуем не экономить на охране и уровне контроля доступа. Стоит обеспечить невозможность передачи беджа другому человеку, запретить его повторную выдачу и/или вход на площадку без отметки о выходе из нее.
Автор: Иван Мищенко, основатель и генеральный директор компании А5000
Все права защищены. Статья опубликована в журнале CongressTime №4(25)2023. При цитировании активная ссылка на сайт издания обязательна.
Скачать все выпуски и прочитать другие статьи: архив журнала
Подписаться и получать журнал регулярно: форма подписки