"Посвящается работникам всех крупных проектных и конструкторских организаций"
10 правил бесполезного штаныпросиживания:
1. Проводите как можно больше совещаний и встреч. В случае принятия руководителем любого уровня самостоятельного решения, пусть даже вопрос об отгуле работника или вопрос об форме составления документа, руководителю придётся нести за это персональную ответственность. Любой вопрос в организации должен быть вынесен на отдельное совещание. На каждое совещание нужно стремиться пригласить наибольшее количество людей, чтобы бесполезно потерять кратно больше времени. Любая персональная ответственность - главный враг бесполезного штаныпросиживания!
2. Каждый технический проект должен быть поделен на максимально возможное количество частей. А для разработки каждой части должна быть создана собственная группа. (бюро, отдел, департамент, институт, организация). Таким образом наращивается количество начальников, а увеличение количества начальников всегда приводит к увеличению количества совещаний и их длительности! Важно не забывать, что даже если в проекте используются аналогичные конструкции. Нам все равно нужно создавать для каждой отдельную группу. Бюрократия, блокирующая развитие проектов - мощная опора к бесполезному штаныпросиживанию!
3. Руководителями групп следует назначать наименее компетентных сотрудников. Рекомендуется руководителем для каждой группы назначать человека, который не имеет никакой компетенции в работе конкретной группы или человека в целом, плохо воспринимающего любую информацию. Также рекомендуется назначать руководителями максимально молодых сотрудников, они гарантировано не успели приобрести требуемую компетенцию, а наличие молодых начальников в организации, в нашей стране, принято считать большим достижением и очень уважается. Тупые руководители с отсутствием требуемой компетенции гарантированно не будут принимать сами никаких решений и своими глупыми вопросами смогут повысить длительность совещаний и замедлить развитие проектов. Замедление в развитии технических проектов – является основным методом повсеместного распространения бесполезного штаныпросиживания!
4. Для каждого разработанного в организации документа важно создать максимально сложную процедуру его согласования и утверждения. Обязательно нужно вводить технический контроль и нормоконтроль для каждого документа. Для проведения данного контроля должно быть мало работы 1–2 профильных специалистов. Важно создать целую группу (бюро, отдел, департамент, институт, организацию) внутри которой формируется максимально большой маршрутный лист для проверки документов. Проверяющие документ организации важно поделить на как можно большие группы с как можно менее компетентными начальниками. Регламент согласования документов должен быть единым как для согласования Технического Задания на 900 страниц, так и для согласования служебной записки из 5 слов. Ни в коем случае нельзя создавать параллельные процессы согласования документов. В случае получения замечаний при согласовании документов процесс должен начинаться с самого начала! Это поможет малокомпетентным руководителям чувствовать важность своей работы и максимально замедлит работу организации. Создание бесполезных задач, для бесполезных людей - является топливом бесполезного штаныпросиживания!
5. Введите в компании электронный документооборот. Ни в коем случае нельзя вести переписку, принимать заявки и решать вопросы по электронной почте. Это слишком эффективно для организации! Важно иметь несколько программ для ведения документооборота с максимально трудным и непонятным интерфейсом. Нужно обеспечить постоянные зависания в работе программ с потерей всего набранного текста. Чем больше простых и обывательских действий сотрудников будет перетянуты в электронный документооборот, и чем больше будет "ступеней" для проведения данных действий, тем сложнее будет управлять проектами и внутренними процессами в компании. Скрытая парализация деятельности сотрудников – надёжный защита для существования бесполезного штаныпросиживания!
6. При реализации любого проекта ни в коем случае нельзя использовать наработки других групп, или наработки уволенных ранее сотрудников, или наработки аналогичных организаций, очевидно, что у всех остальных людей на свете была недостаточная компетенция для реализации проектов любой сложности. Всегда начинайте всё с самого начала. Только так удастся потратить время на многократное повторение одних и тех же результатов. Бесполезная трата времени - фундамент бесполезного штаныпросиживания!
7. Прежде чем начать заниматься любой проектной или конструкторской деятельности постарайтесь заранее создать как можно больше готовых шаблонов для любого действия сотрудников. Пишите как можно больше внутренних инструкций, правил, регламентов. Создайте обязательный перечень бесполезных документов, которые нужно будет разработать в процессе работы. Все ненужные документы рекомендуется разработать до непосредственного начала работы, чтобы при начале работы с данными шаблонами или инструкциями понадобилось время на их корректировку. Важно создать такой массив инструкций, библиотек, регламентов и шаблонов, чтобы у вновь устроившегося на работу сотрудника никогда не возникло желание их изучать или использоваться. По мере продвижения работы ведение количества бесполезных документов должно увеличиваться. Массив ненужных документов - постоянный результат бесполезного штаныпросиживания!
8. Установите в организации правила ведения отчётов по деятельности каждого сотрудника. Вначале рекомендуется ввести формирование работников обязательных отчётов за каждый отработанный месяц, далее после адаптации к данный отчётам введите необходимость формирования отчётов по работе за неделю, а после привыкания к введению недельных отчётов введите необходимость написания отчётов вконец каждого дня. Важно не забывать вводить отчёты также в электронном виде и в нескольких программах. Добавьте еще отчёты по конкретным проектам. Полезным также будет выделить специального человека по контролю за отчётами, еще лучшим достижением создания группы (бюро, отдела, департамента, института, организации) по контролю за отчётами. Должен быть сформирован регламент ведения отчётов и поставлены требования к корректировкам имеющихся отчётов. Контроль бесполезно потраченного времени сотрудников - важный фактор выживания в среде бесполезного штаныпросиживания!
9. Необходимо следить за обязательным многократным выполнением одних и тех же задач. Искореняйте любые инициативы по автоматизации и параметризации при разработке документации любого вида. Навыки параметризации могут привести к повышению компетенции всей группы, что не позволит в дальнейшем подсадить в группу глупого ребенка одного из вышестоящих руководителей. Кроме того, повышение компетенции группы усложнит и без того не лёгкий труд глупого начальнику. Параметрический(программный) подход к разработкам может выявить недостатки в работах, выполненных авторитетными людьми, которые уже десятки лет исповедуют штаныпросиживание и задают стандарты качества и нормы выработки в деятельности организации, что может серьёзно пошатнуть всю систему. Автоматизация и параметризация в работе - сильнейший враг бесполезного штаныпросиживания!
10. Рекомендуется выделить особенное внимание к формированию планов. Планы должен составлять человек с максимально низкой компетенцией в группе. За неимением понимания о необходимых по тем или иным действиям трудозатрат в конечном плане нужно указать как минимум 4-кратное увеличение сроков по каждому действию, чтобы постараться максимально снизить ответственность за срыв данных сроков. Планируйте максимально растянутые сроки так как ваш план могут использовать в виде образца для планирования работ в дальнейшем, смогут добавить еще дополнительное время с учётом новых обстоятельств. Далее необходимо разослать составленный план всем участвующим работникам, чтобы они имели реальное понимание, что торопиться смысла нет, и продолжили заниматься своими повседневными бесполезными делами. Еще лучше воспользоваться растянутыми сроками планирования и дать работникам вести параллельные проекты. Дабы не потерять проект и финансирование, руководитель должен с регулярной периодичностью составлять выдуманные отчёты по успешной работе в соответствии с планом. Вовремя, когда до сдачи проекта останется адекватное по трудоёмкости время важно пересмотреть спланированные действия и понять, что многое на начальном этапе учтено не было, поэтому нужно переоформить план, сдвинуть сроки вправо и ввести сверхурочную работу сотрудников. Учтите, у вас еще многократно будет необходимость сдвигать сроки так как что-то долго покупать, что-то некому делать, а какие-то документы долго согласовываются. Каждая запланированная задача в конечном счёте должна быть переосмыслена и переформирована в совершенно новую задачу с новым планом выполнения. Планирование — это компас бесполезного штаныпросиживания!