Лизинговым компаниям необходимо своевременно сдавать отчетность в бюро кредитных историй (БКИ). Это требует тщательной обработки данных и строгого соблюдения регуляторных требований Банка России. В условиях современного рынка ручной ввод данных и его проверка не просто замедляют бизнес, влекут расходы на ФОТ, но и увеличивают риск ошибок. Решить эту задачу поможет автоматизация процесса обмена данными с БКИ.
Рассмотрим ключевые шаги, которые помогут компании эффективно подготовиться к автоматизации обмена данными с БКИ и ничего не упустить.
Шаг 1. Провести анализ информационной системы
Первый и важнейший этап — это анализ текущей информационной системы компании. Необходимо убедиться, что все данные, которые будут передаваться в БКИ, корректно собираются и хранятся в учетной системе. Этот анализ включает в себя:
- Определение всех источников данных, связанных с договорами лизинга, контрагентами и платежными операциями и другими событиями.
- Проверка полноты данных: важно, чтобы в учетной системе содержались и заполнялись все необходимые для отчетности поля и события
На основе анализа создается маппинг (таблица соответствия) объектов и их полей, который впоследствии используется для корректной выгрузки информации в БКИ.
Шаг 2. Добавление справочников и классификаторов
Для того чтобы отчетность соответствовала требованиям БКИ, необходимо дополнить систему всеми нужными справочниками и классификаторами, такие как:
- Типы сделок.
- Периодичность платежей.
- Классификаторы документов и адресов.
- Классификаторы предметов лизинга.
Эти справочники нужны , чтобы стандартизировать и классифицировать данные для их последующей передачи в БКИ, что значительно снижает вероятность ошибок ручного заполнения всех таблиц.
Шаг 3. Адаптация системы под бизнес-процессы компании
Каждая лизинговая компания имеет уникальные бизнес-процессы, и система для автоматизации должна учитывать эти особенности. Например, программный продукт 1С:Бухгалтерия лизинговой компании со встроенным модулем для передачи данных в БКИ позволяет без лишних сложностей настроить автоматический обмен информацией, учитывая все текущие бизнес-процессы, такие как::
- Процедуры заключения договоров лизинга.
- Обработка графиков платежей и взаиморасчетов.
- Ведение учета по предметам лизинга.
Корректная настройка системы позволит интегрировать обмен данными без необходимости менять уже работающие процессы в компании.
Шаг 4. Разработка механизма сбора и формализации данных
Следующим шагом становится разработка механизма сбора данных по всем событиям лизинговых операций: заявкам, договорам, графикам, платежам, обеспечению и т.д. Все данные должны быть структурированы и преобразованы в формат, требуемый БКИ.
Этот механизм позволит собрать информацию и подготовить ее к передаче в БКИ в установленном формате.
Шаг 5. Обеспечение проверки (валидации) данных
Перед отправкой данных в БКИ необходимо провести проверку на корректность по тем же правилам, как это проверяется в БКИ. Модуль интеграции с БКИ от АДС-Софт позволяет автоматизировать валидацию данных и дает информацию пользователю по ошибкам в данных, которые не прошли валидацию. После исправления таких замечаний к данным файл с данными будет принят в БКИ.
Шаг 6. Обучение сотрудников
Необходимо обучение сотрудников работе с системой и ее настройками. Это позволит обеспечить грамотное использование всех функций модуля, например, при отправке корректировок на ранее отправленные данные.
Шаг 7. Тестирование и запуск системы
Перед внедрением системы в работу необходимо протестировать ее в тестовой среде. Этот этап включает:
- Тестирование системы на корректность работы: важно убедиться, что все процессы передачи данных функционируют без сбоев.
- Передача данных и получение квитанций о приеме информации.
Тестирование позволяет выявить и устранить возможные недочеты еще до запуска системы в промышленную эксплуатацию.
Затем запустить систему в промышленную эксплуатацию, обеспечив ее работу в штатном режиме.
Преимущества по итогу
После успешного завершения всех этапов автоматизации обмена данными с БКИ лизинговая компания получает ряд значительных преимуществ:
- Сокращение времени на подготовку отчетов: Теперь сбор и отправка данных в БКИ происходят автоматически, что значительно ускоряет процесс.
- Исключение ошибок при ручном вводе данных: Автоматизация полностью устраняет риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Повышение качества данных: Модуль позволяет формировать отчеты для контроля качества и заполнеyности данных по договорам лизинга и клиентам.
Автоматизация процесса обмена данными с БКИ — это не только способ повысить операционную эффективность компании, но и важный шаг к минимизации рисков, связанных с ошибками в отчетности. Лизинговые компании, внедряющие такие решения, получают не только преимущества в скорости обработки данных, но и повышают точность, что крайне важно в условиях обеспечения требований и указаний Банка России .
Если вы хотите узнать больше о возможностях автоматизации передачи данных в БКИ, обратитесь к специалистам АДС-Софт, они подскажут. Также помогут подобрать для вашей компании подходящее решение с учетом особенностей вашего ИТ-ландшафта и бизнес процессов.