О компании:
Название, локация: г.Москва
Основная деятельность: торговая компания, продажа материалов для инженерных сетей.
Штат: 220 сотрудников
Клиент обратился с проблемой, связанную с организацией склада. Владелец торговой компании столкнулся с трудностями, поскольку в компании есть несколько складов, расположенных в различных городах, на которых хранятся товары, предназначенные для последующей отгрузки клиентам.
Исходная ситуация: для организации складского учета используется программное обеспечение американского производства, связанное с 1С "Управление торговлей. Именно в этой системе кладовщики производят оприходование товаров. Однако вендер прекратил предоставлять обновления, а внутренний программист, хоть и работает над улучшением ПО, не справляется с возникающими задачами. В результате, программное обеспечение больше не удовлетворяет потребностям компании.
Задача
- устаревшая программа управления складом, которая не поддерживается, и -
- не решает задач
- пересортица
- долгий поиск товаров
- некорректные остатки
- сложность в проведении инвентаризации, которая проводится неверно или не в полном объеме. Занимает очень много времени.
При анализе работы склада выявлено, что штрих-кодирование не реализовано, отсутствуют штрих-коды, сканеры и терминалы сбора данных.
Необходимо внедрить штрих кодирование.
На складе постоянно выявляется пересортица, очень долгий поиск товаров, некорректные остатки на складах.
Очень сложно произвести инвентаризацию, она проводится либо неправильно, либо не в полном объеме, потому что процесс занимает очень много времени и кладовщики просто не успевают посчитать остатки. Есть сложность с тем, чтобы определить, что за номенклатура лежит на складе.
В итоге: всё это приводит к тому, что на складе бардак, отставание от сроков отгрузок и долгие сроки реализации.
Как результат — недовольный заказчик и потерянная выгода.
На сегодняшний день программа учёта представляет из себя некий набор таблиц, в которые руками вносится информация и передается в ядро в "Управление торговли". Оттуда данные поступают по очень простому механизму обмена. Таким образом учитываются остатки.
Решение
Доработка основного ядра базы. Существующая база (УТ) имеет свои достоинства и недостатки в плане доработки. Для усовершенствования текущей системы потребуется приобрести терминалы для сбора данных, настроить их и интегрировать с базой. Система 1С обеспечивает возможность учета товарных позиций с помощью штрих-кодов от поставщиков.
Это значит, что когда товары поступают на склад, кладовщик сканирует штрих-коды, которые обязательно есть на каждом изделии, с помощью терминала. Система находит нужную номенклатуру по коду. Если позиция не обнаружена, создается новая номенклатура и формируется документ о приходе товаров и услуг или ордер (если применяется ордерная система хранения).
После этого, ордер создается и информация о физической приёмке товара попадает в систему, где автоматически генерируются соответствующие документы.
Такой подход позволяет проводить инвентаризацию просто сканируя товары, без необходимости запоминать конкретные номенклатуры. Система автоматически создает инвентаризационную опись с плановыми значениями и фактические результаты инвентаризации. На основании выявленных данных принимаем решение о дальнейших действия с выявленными отклонениями.
Запасы на складе связали с интеграционными потоками с основной базой данных, где работают менеджеры. Они обращаются к этой базе для проверки доступных остатков, заказов и резервов. Вторая задача заключается в резервировании товаров для конкретных заказов.
Важно обновлять информацию о запасах, обеспечивая своевременное и полное отслеживание от момента размещения заказа клиентом до его отправки поставщику, а также полное наблюдение за товаром по номенклатуре.
Некоторые из этих функций уже были реализованы в предыдущей системе.
Ключевым моментом стало внедрение новой системы без утраты существующего функционала, который долгое время использовался, развивался и эволюционировал. Владельцу было важно сохранить исторические данные, находящиеся в учётных системах, и обеспечить функционирование текущих процессов: "Чтобы всё продолжало работать, как и прежде".
Инвентаризация и приёмка товара
Ситуация с пересортицей на складе вызывает множество трудностей: длительный процесс поиска товаров, отсутствие системы резервирования для заказов, или же резервирование делается, но заказы между собой не согласуются. В итоге получается, что мы видим общий остаток, размещаем три отдельных заказа, и в результате только один из менеджеров получает товар, в то время как поставка двум другим срывается. Это приводит к разочарованию клиентов.
Проблема с инвентаризацией также остается актуальной. Это существенно затрудняет работу, поскольку на поиск и классификацию товаров уходит много времени. Каждый товар необходимо пересчитывать вручную, при этом скорость процесса зависит от навыков кладовщика. Одинаковые товары могут находиться в нескольких местах одновременно. В итоге образуется беспорядок, что создает дополнительные сложности.
Процесс приёмки товара организован следующим образом: на склад поступают новые товары, и происходит сканирование их штрих-кодов. Если товар уже зарегистрирован в системе, то он быстро определяется как уже известный. В случае нового товара с незнакомым штрих-кодом система предлагает создать новую карточку товара в полуавтоматическом режиме — сотруднику достаточно нажать кнопку «Да», после чего генерируется новая карточка и присваивается соответствующий штрих-код.
На основе отсканированных штрих-кодов формируется документ о поступлении товаров. Это позволяет точно определить, какие товары и в каком количестве поступили, даже среди большого ассортимента. Мы можем оперативно получить информацию о запасах на складе.
Сотрудники не тратят много времени на проведение учёта поступлений, если не используется система заказов от поставщиков. Если же заказы оформлены, это значительно ускоряет процесс проверки поступлений при большом количестве номенклатуры.
Теперь нет необходимости ставить галочки в накладных для сверки товаров, что значительно ускоряет процесс и уменьшает требования к исполнителям. Одно нажатие кнопки и сканирование товара гораздо легче, чем вручную проверять, читать и сопоставлять наименования.
При реализации товара необходимо создать задание на его отбор, по которому кладовщик подбирает нужные позиции. Поскольку используется адресное хранение, каждое наименование имеет свой уникальный адрес: помещение, стеллаж, ячейка.
После сбора товаров производится сканирование, после чего формируется документ реализации. Он сравнивается с заданием, что позволяет точно определить, правильно ли кладовщик собрал товар и выявить возможные ошибки.
Вероятность пересортицы минимальна благодаря использованию штрих-кодов от поставщика, что обеспечивает однородность. Инвентаризация также осуществляется автоматически через сканирование штрих-кодов, генерируя документы для традиционного учета.
В итоговом документе бухгалтеру доступны данные о складских остатках. Кладовщик не имеет к ним доступа, заполняя форму с пустой графой "факт". Сканер позволяет фиксировать количество товаров, а система сопоставляет данные для формирования инвентаризационной описи, предоставляя бухгалтеру информацию для анализа расхождений.
Итоги
Итак, подводя итоги: основная проблема отсутствия складского учета заключается в длительном поиске товаров, путанице с их наличием, неопределенности остатков и конфликтам между заказами клиентов.
Непонятно, какие товары зарезервированы для определенных заказов, что приводит к конкуренции среди менеджеров за возможность отгрузки своим клиентам. Решением данной ситуации служит внедрение складского учета с адресным хранением, а также использование терминалов для сбора данных и штрих-кодов от поставщиков.
В итоге это обеспечивает полную прозрачность и прослеживаемость товаров на складе, увеличивает скорость обработки как приходящих, так и исходящих потоков, то есть продаж. Это приводит к ускорению отгрузок, повышению оборачиваемости склада и четкому пониманию временных затрат на сбор и отправку заказов.
Система также предоставляет возможность планирования не только поступлений и расходов, но и логистических процессов, что критически важно для достижения высокой эффективности работы компании.
Подписывайтесь на наш телеграм канал о сист
Подробнее про автоматизацию производственного учёта и внедрение 1С ERP здесь.
Много информации о системном бизнесе в нашем телеграмм канале.