В программах 1С реализовала специальный функционал, при котором программы при использовании сервиса 1С:ЭДО распознают внешние формализованные документы и работают с ними так же, как и с файлами, сформированными из учетных документов.
В программах 1С электронные документы автоматически создаются из документов учета в соответствии с действующими регламентами и настройками ЭДО с тем или иным контрагентом. При этом сформированные XML-файлы нельзя редактировать. Чтобы упростить процесс обмена документами, фирма «1С» реализовала функционал распознавания внешних формализованных документов.
Программы 1С теперь работают с такими файлами так же, как и с файлами, сформированными из учетных документов. Пользователь сохраняет документ себе на диск, затем загружает файл в программу и работает с ним, как с обычным электронным документом.
Программа определит, какой документ и какого формата загружается, автоматически построит его визуализацию и выполнит все необходимые проверки. Также программа предупредит, если документ сгенерирован с ошибкой, например, самого формата XML. Если же все хорошо, то программа покажет на экране карточку этого документа, и позволит работать с ним, как с любым электронным документом. При этом программа особенным образом относится к электронным документам, созданным из внешних файлов, и не пытается менять в них какие-либо реквизиты, например, подписанта. Программа понимает, что документ целостный, что его нельзя корректировать или менять.
Возможность загрузки формализованных документов работает не только из формы Текущих дел ЭДО. XML-файл можно заменить и в ранее созданном учетном документе. Все функции работают точно так же, но сохраняется привязка нового электронного документа к тому учетному документу, в котором был создан исходный электронный документ. Это удобно пользователям, которые из списка учетных документов реализации контролируют состояние электронных документов.
Загрузка формализованного документа из файла при работе с OZON
При создании электронного документа может понадобиться заменить файл в созданном документе на тот, который создан в сторонних программных продуктах.
Например, при работе с маркетплейсом OZON формирование УПД производится в личном кабинете, и данный сформированный файл должен быть отправлен без изменений и в формализованном формате. Заменить файл в созданном электронном документе можно по кнопке Еще – Загрузить с диска в расширенном интерфейсе, либо по кнопке Загрузить с диска в легком интерфейсе (в разделе Создать новый).
Такая возможность доступна, если электронный документ сохранен, не подписан и имеет формализованный вид или УПД. Выбрать файл можно только с расширением XML.
Файл проверяется на корректность во время загрузки. Если загружаемый файл отличается по основным данным от имеющегося документа, то загрузка приостановится и будет выведено сообщение со списком различий.
При попытке загрузить не формализованный электронный документ программа выдаст предупреждение.
При необходимости можно подобрать документ учета к загруженному файлу после сохранения.