Сейчас много разговоров ведётся про ЭДО. ЭДО — это электронный документооборот, который ведётся в специальных системах. Доступ в них предоставляют операторы. Поговорим о том, что всё это значит, как работает и кому необходимо, потому что существуют определённые отрасли, для которых ведение электронного документооборота строго обязательно.
Определение и терминология
Представьте себе ведение обыкновенного бумажного документооборота в вашей компании. Вы составляете документ, подписываете его, передаёте другой стороне, которая тоже его подписывает и возвращает вам. И хорошо, если обе стороны находятся хотя бы в одном здании, ведь речь может идти о филиалах, куда документ приходится отправлять почтой.
Теперь представьте, что всё то же самое происходит в электронном формате, просто вместо обычной подписи применяется специальная электронная. Это и будет ЭДО — система, которая сильно упрощает жизнь работников.
Собственно, электронные документы ничем принципиально не отличаются от бумажных — это их цифровая копия, которая составляется и пересылается при помощи компьютеров, кабельных сетей, интернета. Обмениваться ими могут как компании, так и государственные предприятия.
Электронная подпись — это цифровой код, прикреплённый к документу. Подделать его почти невозможно.
Также существуют сервисы ЭДО — в них ведётся электронный документооборот. Они автоматизируют работу, с их помощью документ можно составить, обработать, согласовать, отправить его, например, контрагентам. При этом они безопасны, потому что получить к ним доступ можно только через оператора ЭДО — так называются компании, которые и организуют электронный документооборот. Они специально разрабатывают платформы, на которых можно вести дела.
Виды ЭДО
ЭДО бывает внутренним и внешним.
- Внутренний — это когда документооборот организуется внутри одной компании, например, когда нужно обменяться отчётами, отправить документ на подпись руководителю. Обычно такие вещи не требуют вовлечения специалистов со стороны. В нашей стране нет чётких норм, которые диктовали бы, как нужно организовывать документооборот внутри компании, соответственно, и внутренний ЭДО тоже может быть построен так, чтобы было удобно сотрудникам. Главная цель внутреннего ЭДО — автоматизировать и систематизировать документооборот внутри компании, сделать его удобным, быстрым, простым и безопасным.
- Внешний — это когда документами предстоит обмениваться с посторонними: с партнёрами, контрагентами, государственными структурами, с клиентами. Например, если нужно обменяться счетами и актами, отправить кому-нибудь договор на подпись. Поскольку речь идёт о коммуникации двух сторон, соблюдать требуется не только установленные внутри компании регламенты, но и регламенты второй стороны.
ЭДО также делится на бухгалтерский, трудовой, корпоративный и другие в зависимости от типа документов, с которыми предстоит работать.
Зачем нужен ЭДО?
Электронный документооборот нужен прежде всего для того, чтобы не бегать с кипами бумаг и не тратить кучу времени на их пересылку. ЭДО также помогает систематизировать и автоматизировать дела внутри компании. Достаточно сравнить: вы составили документ, вам нужно подписать его у начальника, для чего вы ищете свободный момент в начальственном расписании или оставляете бумаги у секретаря, а потом ждёте. В случае с ЭДО достаточно сделать пару кликов. И руководителю тоже проще — он сразу видит все входящие сообщения.
Кроме того, некоторые компании обязаны организовать у себя электронный документооборот — таковы правила.
Среди них:
- компании, которые торгуют маркированным товаром — с 2022 года передавать данные в «Честный знак» можно только через систему ЭДО;
- компании, которые торгуют импортным товаром через Национальную систему прослеживаемости (НСП). В Постановлении Правительства №1110 указано, какие именно товары имеются в виду — это, например, стиральные машинки и холодильники;
- компании, которые участвуют в госзакупках по закону №44-ФЗ, также обязаны использовать ЭДО;
- компании, которые отчитываются государственным органам. Речь идёт о передаче бухгалтерской и налоговой отчётности. И если бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухучёт, то налоговую — только предприятия с численностью сотрудников более 100 человек, с оборотом более 10 млрд рублей.
Предполагается, что скоро электронный документооборот станет обязателен для всех компаний — как юрлиц, так и ИП. Неудивительно — это намного удобнее, чем традиционные бумажные носители.