Работа с онлайн-кассами — это не всегда просто, особенно когда возникают неожиданные проблемы. Что делать, если отключилось электричество, касса вышла из строя или поступил аванс? В этой статье разберем несколько сложных ситуаций и предложим готовые решения, которые помогут избежать штрафов и неприятностей.
1. Ошибка кассира: чек не пробит
Ситуация: Кассир по ошибке не выдал чек, и покупатель ушел. Как действовать в этом случае?
Решение: Ошибку нужно зафиксировать документально. Это может быть акт, служебная записка или объяснительная записка. Укажите дату и время нарушения, причину, по которой чек не был пробит, и другие детали — сумму выручки, тип оплаты, ставку НДС. Затем сформируйте корректировочный чек с признаком «приход».
Важно: каждую сумму корректировки нужно указывать в чеке отдельно, а не общим итогом. Если исправите ситуацию до того, как налоговая обнаружит нарушение, штрафов удастся избежать. Однако, если налоговая узнает о нарушении от клиента, избежать наказания уже не получится, несмотря на исправления.
2. Касса сломалась или отключилось электричество
Ситуация: Ваш онлайн-кассовый аппарат вышел из строя, или в магазине отключили свет. Можно ли продолжать торговлю?
Решение: Нет, приостановите продажи, если касса не работает. Торговля без онлайн-кассы, даже с выдачей товарных чеков или других документов, запрещена. За нарушение — штрафы. Лучше заранее предусмотреть запасной кассовый аппарат. Если его нет, подождите восстановления работы кассы.
Чтобы избежать штрафов, можно попытаться самостоятельно сообщить в налоговую о проблеме и быстро устранить нарушение. Однако налоговики могут обнаружить, что касса не работает, раньше, чем вы успеете подать уведомление. Кроме того, налоговая система отслеживает работу касс в режиме реального времени, и отсутствие чеков на протяжении длительного времени вызовет подозрения.
Для подтверждения причин сбоя можно взять справку от энергоснабжающей компании, если причина в отключении электроэнергии, и приложить ее к заявлению в налоговую.
3. Проблемы с интернетом
Ситуация: Интернет отключился, и касса не может передать данные оператору фискальных данных (ОФД). Можно ли продолжать пробивать чеки?
Решение: Теоретически, можно, так как данные сохраняются в фискальном накопителе и отправятся оператору после восстановления связи. Однако это также нарушение, поскольку по закону чеки должны передаваться в момент расчета. Если задержка будет значительной, это может стать причиной штрафа.
Лучше всего временно приостановить работу до восстановления связи. Если вы продолжаете торговлю, возьмите справку от интернет-провайдера об отсутствии соединения. Это может смягчить ситуацию при рассмотрении инспекторами, но не гарантирует освобождения от ответственности.
4. Получение аванса или предоплаты
Ситуация: Вы получили аванс от клиента. Нужно ли пробивать чек?
Решение: Да, чек на аванс обязателен. В момент получения предоплаты нужно пробить первый чек, а при передаче товара или услуги — второй, зачётный. Если в момент получения денег известно, за какие товары или услуги они поступили, пробивайте чек с признаком «предоплата». Если нет, используйте признак «аванс». Например, при продаже подарочного сертификата — на момент покупки ещё неизвестно, на какие товары или услуги он будет потрачен.
Если компания применяет кассовый метод учёта, можно пробить сразу один чек на полный расчёт. Этот метод не прописан в законе, но ФНС и Минфин допускают его использование, если это указано в учётной политике компании.
Как избежать неприятностей
Работа с онлайн-кассами может показаться сложной, но если заранее подготовить процедуры и предвидеть возможные сбои, можно избежать многих проблем. Регулярно проверяйте работу касс, документируйте любые нарушения и уведомляйте налоговую инспекцию до того, как они обнаружат проблему самостоятельно. Это поможет вам не только избежать штрафов, но и сохранить репутацию надёжного бизнеса.