Дебиторская задолженность — это денежные долги, непоставленные товары и невыполненные услуги. Иными словами, все то, что вашей компании должны поставщики, контрагенты, работники, государство. Рассказываем, как дебиторскую задолженность отражать в бухучете.
Дебиторская задолженность: что это такое и из чего состоит
Дебиторская задолженность — это все долги перед компанией:
- от поставщиков и заказчиков — например, компания уплатила аванс, но товар и услугу еще не получила;
- от покупателей и заказчиков — например, компания отгрузила товар с отсрочкой платежа;
- от работников компании — это аванс, который компания выплатила, хотя месяц еще не закончился;
- от ФНС и внебюджетных фондов — это переплата по налогам и сборам.
Дебиторскую задолженность обязательно показывают в активах бухгалтерского баланса. Основную дебиторку отражают в строке 1230, а процентные займы — в строках 1170 и 1240.
Виды дебиторской задолженности для учета
Бухгалтерский учет дебиторской задолженности
Дебиторскую задолженность отражают на счетах учета расчетов — это 60, 62, 68 69, 70 и другие счета. Когда долг перед организацией появился или увеличился — его отражают по дебету, а если уменьшили или погасили — по кредиту. Сумму дебиторской задолженности компания определяет самостоятельно, к примеру, по договору поставки или зарплатной ведомости.
Важно!
Сумму дебиторской задолженности по налогам и взносам лучше подтвердить актом сверки с ФНС или СФР.
Порядок учета дебиторской задолженности
Долги поставщиков и подрядчиков
Долги покупателей и заказчиков
Долги СФР по возмещению социальных расходов
Долги работников по зарплате
Долги подотчетных лиц
В некоторых случаях нужно провести переоценку дебиторской задолженности в учете.
- Дебиторка в иностранной валюте — задолженность пересчитывают по официальному курсу валюты ЦБ РФ к рублю на каждую отчетную дату и на дату погашения.
- В момент учета дебиторской задолженности ее оценили по приведенной стоимости, то есть стоимость, которую ожидают получить в будущем, переведена в текущие цены. Переоценку применяют по договорам с отсрочкой или рассрочкой платежа больше чем на год. В таком случае дебиторку каждый месяц увеличивают на процентный доход.
Сроки давности дебиторской задолженности и порядок ее списания
Стандартного срока дебиторской задолженности нет, все зависит от конкретной ситуации. Например, поставщики отгружают продукцию по согласованному графику поставки. Как только компания получает предоплаченный товар, срок дебиторской задолженности автоматически закончится, а долг — спишется.
Срок дебиторской задолженности работников — это срок начисления зарплаты. К примеру, аванс в компании выплачивают 15 числа, а зарплату начисляют последним днем месяца. С 16 числа до конца месяца за работником числится долг перед организацией.
Важно!
Просроченная дебиторская задолженность — это любой долг перед организацией, который не погасили в срок. В бухгалтерском учете под просроченную дебиторку создают резерв по сомнительным долгам. Такой резерв нужен, чтобы безнадежные долги не повлекли убытки для бизнеса.
Долг становится безнадежным, когда истекает срок исковой давности. Срок давности дебиторской задолженности — 3 года. Если до истечения трехлетнего срока подписать с должником акт сверки, срок давности дебиторской задолженности начнет течь заново.
Пример
Поставщик должен был заплатить за товар 31.07.2023, но просрочил оплату. Образовалась дебиторская задолженность. Срок исковой давности истекает 31.07.2026.
Чтобы закрыть баланс и сдать годовую бухгалтерскую отчетность, компания подписывает с поставщиком акт сверки 25.12.2023. Срок исковой давности дебиторской задолженности поменялся: последним днем обращения в суд станет 25.12.2026. А долг надо будет списать 26.12.2026.
Основания, по которым списывают безнадежную дебиторскую задолженность:
- закончился срок исковой давности;
- компанию-должника ликвидируют или исключают из ЕГРЮЛ;
- судебный пристав закрывает исполнительное производство.
Дебиторку списывают отдельно по каждому обязательству. Расскажем, как это сделать.
Провести инвентаризацию дебиторской задолженности, чтобы выявить долги, которые невозможно взыскать. По итогам проверки составляют акт инвентаризации расчетов ИНВ-17.
Подготовить документы для списания дебиторской задолженности. Основания для списания:
- письменное обоснование для списания — например, протокол заседания инвентаризационной комиссии, выписка из ЕГРЮЛ от ликвидации организации или постановление ФССП о закрытии исполнительного производства;
- приказ руководителя о списании дебиторки.
Скачать приказ о списании дебиторской задолженности
Отразить списание дебиторской задолженности с учета. Порядок списания может отличаться. Если компания создала резерв по сомнительным долгам, безнадежную дебиторку списывают за счет такого резерва (счет 63). Но если долг больше резерва, сумму превышения включают в прочие расходы (счет 91.2). Если в компании нет резерва, задолженность списывают в прочих расходах.
Важно!
Дебиторскую задолженность за товары, работы, услуги, а также по перечисленным авансам списывают с учета вместе с НДС. Но обязательно восстанавливают налог, который ранее приняли к вычету с этого аванса.
Проводки по списанию дебиторской задолженности с учета
Списать на забаланс задолженность, которую еще можно взыскать. Если обязательства по договору не прекращены, и должник обещает позже исполнить свои обязательства, дебиторскую задолженность списывают с балансового учета на забалансовый счет 007.
Важно!
Безнадежную дебиторку, образовавшуюся из-за исключения должника из ЕГРЮЛ, на забаланс не списывают.
Списанный долг можно учитывать на забалансе пять лет. Основания для списания дебиторки с забаланса:
- истек пятилетний срок с момента учета долга на счете 007;
- должник перечислил деньги на расчетный счет компании;
- должника исключили из ЕГРЮЛ.
В последнем случае дебиторку списывают, когда в ЕГРЮЛ внесли запись о закрытии компании.
Воспользуйтесь овердрафтом от Ак Барс Банка, если дебиторка привела к кассовому разрыву. Предлагаем индивидуальную процентную ставку и срок кредитования до 1 года.
Также читайте в нашем журнале:
