Недавно слушала подкаст моего любимого тренера, психолога, коуча и черта в ступе Лены Владимировны об управлении временем (Да, простите, я тут не про французскую кухню, а про кухню организатора информационных пространств:)
В этом эпизоде она обозначила три типа задач и кратко рассказала, как она рекомендует с ними управляться.
Хочу дополнить ее идеи технической частью, то есть рекомендациями, какими сервисами/приложениями удобно пользоваться для каждого типа задач. И, конечно, куда ж без моего бесценного личного опыта!
Жесткие задачи
Привязаны ко времени: кружок, встреча, спорт и пр.
В день не должно быть очень много жестких задач: если график расписан по минутам, то мозг не расслабляется, из-за этого через некоторое время можно впасть в дистресс (негативный стресс).
Такие задачи нельзя держать в голове, а записывать лучше в календарь (приложение или ежедневник). Главная фишка тут даже не напоминания, которые есть в электронных календарях: в гвалте различных напоминалок легко пропустить то, которое от календаря, да и они глючат иногда.
Главное - иметь календарь перед глазами!
Иначе велик риск о чем-то забыть. Или не смочь спланировать что-то, потому что не взял с собой ежедневник, а казалось бы наглядная и постоянно попадающаяся на глаза доска с записями так и осталась дома на холодильнике.
Нужен виджет календаря на главном экране смартфона, чтобы вы его видели каждый раз, когда включаете телефон! И чтобы он всегда был под рукой.
У меня стоит приложение Календарь+ (есть и для Андроида, и для Айфона, я про него не раз писала), у него есть редкий по удобству виджет на неделю (см. картинку)! Но вы можете использовать и другие виджеты, важно, чтобы они находились на главном экране смартфона!
В виджет Календарь+ (как и в любой другой, в т.ч. в виджет встроенного в смартфон календаря) можно добавить любой (несколько) электронный календарь: гугл, яндекс, встроенный в телефон. Можно менять оформление и всякие другие настройки.
В календаре я разными цветами отмечаю жесткие задачи (мероприятия) по разным сферам жизни: общие, дети, работа, личное, бизнес. Много цветов тоже не нужно, иначе будет слишком пестро.
Цвета помогают быстро ориентироваться в планах на день/неделю: это дело надо сделать мне или это муж везет детей на спорт, или это просто напоминание о дне рождения кого-то из контактов.
Кроме того, удобно ставить фокус дня в виде мероприятия на весь день, тогда он появляется сплошной плашкой в начале дня (Это, правда, не жесткая задача, но раз уж зашла речь о календаре, решила упомянуть и фокус.)
Фокус дня помогает, вы не поверите:), сфокусироваться на тех задачах, которые относятся к этому проекту, а не метаться в поисках “чем же мне сейчас заняться”, выбирая из общего списка.
Гибкие задачи
Не привязаны ко времени, но чаще всего это те самые мелкие “одношаговые” задачи, которых толпа каждый день: позвонить, напомнить, написать, заказать продукты и пр.
Тут Лена Владимировна говорит, что списки с ними не работают и нужно вырабатывать свой личный подход, как правильно с ними поступать, чтобы вам было удобно.
Здесь я соглашусь с оговоркой: списки для кого-то (для меня, например) - тот самый вполне работающий индивидуальный подход.
Только эти списки, опять же, как и мероприятия в календаре, должны быть легко доступны и на виду.
Я использую приложение TickTick (оно иностранное, т.ч., может, лучше не начинать:), бесплатной версии мне вполне хватает.
Я веду в нем списки разных рутинных дел, тех дел, что появились вот прям сейчас, а также “бюджетируемых” задач (о них в следующем посте).
Фишка в том, что на значке этого приложения отражается количество дел на сегодня. Таким образом я всегда знаю, что сегодня мне что-то нужно сделать:) Если это что-то нужно сделать в определенное время, я заношу это в календарь или ставлю будильник для напоминания (см. предыдущий пост), а все остальное - те самые гибкие задачи, которые можно сделать сегодня, а можно и завтра, главное, не забыть.
Для этого всем задачам я обязательно ставлю срок (стараюсь, чтобы он был реалистичный), но даже если что-то просрочено, оно выводится в верху списка, и я про это не забуду.
Из отечественных приложений могу рекомендовать Singularity (почти клон ТикТика) и “Хаос Контроль” - у него есть классные фишки типа “Место хаоса” для записей всего, что пришло в голову. Такой inbox, который можно раз в день/неделю разгребать: там и задачи, и идеи, и все остальное.
Еще у него есть “контексты” - группировка задач по “месту” действия: сделать какие-то задачи, когда поеду в город/к родителям, когда позвоню конкретному человеку (обсудить проект, а также идеи другого рода), вечером или в выходные и т.д.
В бесплатной версии есть ограничения на количество проектов (папок с задачами) и контекстов, но зато оплатить это приложение (и “Сингулярити” тоже) можно нашими родными рублями без танцев с бубном (кроме того, что там мы поддерживаем своих!).
В каждом смартфоне есть свое встроенное приложение “задачи” - можно попробовать и его, можно, в вашем устройстве оно вполне себе прикольное.
А вот пресловутых “лягушек” - задачи, которые хочется отложить и совсем не хочется делать, но надо - “изобрел” известный бизнес-тренер Брайан Трейси. При этом такие задачи могут быть и гибкими, и бюджетируемыми, и даже жесткими, если вы их долго откладывали.
Трейси рекомендует “есть лягушек” по утрам (а, потом, видимо, до обеда читать советские газеты:)) - то есть делать такими задачи первыми. Чтоб, как говорится, выпил сделал - и весь день свободен!
Лена Владимировна разрешает вам есть их в любое удобное время. Я тоже - но лучше с утра:)
Итак, про лягушек уже поговорили, осталась неведомая зверушка “бюджетируемые” задачи - о них подробно написала в своем ТГ-канале.