Успех любого мероприятия напрямую зависит от команды, которая его организует. Чтобы ивент был реализован на высшем уровне, нужно подобрать правильных людей, грамотно распределить задачи и создать чёткую структуру работы. Делимся ключевыми принципами, которые помогут создать команду мечты для вашего события.
Оцените проект и подбирайте людей
Первый шаг к успеху в организации мероприятий — это тщательная оценка проекта и подбор команды. Здесь важно учитывать объём задач, бюджет и специфические требования заказчика.
- Объём задач и бюджет ивента. Определите, сколько дел предстоит и какие ресурсы у вас есть. Если бюджет ограничен, лучше сократить команду до небольшого, но универсального состава. Например, на камерное мероприятие можно привлечь несколько опытных специалистов, которые смогут взять на себя сразу несколько функций.
- Задачи мероприятия. Поймите, что конкретно нужно для реализации. Для вечеринки ключевую роль играет креативный подход, а для конференции — больше внимания логистике и техническим аспектам.
- Клиент. Учитывайте, кто ваш заказчик. Корпоративный клиент ожидает чёткой организации и профессионализма, тогда как для неформальных событий важно предложить лёгкие и оригинальные решения.
- Определите главный вызов мероприятия. Если это яркое шоу, делайте акцент на режиссёре и креативщике. Если сложная логистика — найдите опытного специалиста по организации процессов.
Разделяйте подготовку и реализацию
Один из главных принципов организации успешного мероприятия — грамотное разделение труда и чёткая структура команды.
- 7 ± 2 человека в команде. Оптимальный размер — от 5 до 9 человек. Большее количество усложняет управление. Поддерживайте компактность и эффективность.
- Логические блоки. Разбейте работу на блоки: логистика, креатив, техника, маркетинг. Каждый блок должен иметь своего ответственного, который будет координировать действия своей команды.
- Отдельные менеджеры на крупные задачи события. Если у вас масштабные зоны ответственности, например, сцена или безопасность, назначьте отдельного менеджера, который полностью возьмёт на себя этот фронт работ.
Увеличивайте команду ближе к событию
В процессе подготовки часто возникает необходимость привлечения дополнительных людей ближе к дате мероприятия.
- Рост команды. Когда до мероприятия остаются считанные дни, вам могут понадобиться дополнительные руки для выполнения срочных задач. Это могут быть подрядчики для монтажа сцены, настройки техники или обеспечения безопасности. Такой временный ресурс позволит команде сосредоточиться на главных задачах, не теряя времени на рутину.
- Роли клиента. Не забывайте обсудить с заказчиком его роли и зоны ответственности. Не стоит дублировать задачи, а вот убедиться, что заказчик разбирается в теме, стоит. Это сэкономит время и поможет избежать недоразумений на мероприятии.
Учитывайте опыт и мотивацию
Успешные event-проекты строятся на опыте команды и её мотивации расти и развиваться.
- Прошлый опыт и рост. Люди с опытом — это ценнейший ресурс, однако важно также привлекать новых специалистов. Молодые сотрудники могут привнести свежие идеи и взгляды, что полезно для креативной составляющей. Кроме того, возможность предложить что-то новое мотивирует команду развиваться.
- Инициатива. Поддерживайте инициативу внутри команды. Если кто-то предлагает нестандартное решение для события или идею для шоу, дайте ему возможность реализовать её. Это не только вдохновит сотрудников, но и создаст атмосферу доверия и взаимопонимания.
Чётко разделяйте ответственность
Каждый член event-команды должен понимать свои обязанности и роль в проекте.
- Зоны ответственности. Разделите зоны ответственности таким образом, чтобы каждый отвечал за свой участок работы. Это устранит путаницу и позволит действовать слаженно.
- Наделение ответственностью. Люди должны понимать, что их вклад важен. Если менеджер отвечает за логистику, он должен нести полную ответственность за её выполнение.
- Правила и сроки. Установите чёткие правила работы и дедлайны. Такой подход уменьшит количество внештатных ситуаций и повысит ответственность каждого участника проекта.
Когда все элементы структуры команды ивента выстроены грамотно, а задачи чётко разделены, шансы на успешное проведение мероприятия значительно возрастают. Не забывайте, что главное — это коммуникация, чёткие инструкции и внимание к деталям.