Постановка компании на воинский учет — важная и, порой, трудоемкая задача, которую многие предприниматели стараются решить как можно быстрее, особенно в свете недавнего повышения штрафов за нарушения в этой сфере.
В результате, многие компании сталкиваются с длинными очередями и многократными визитами в управу и военкомат, что может отнять целый рабочий день или даже больше. В этой статье мы предлагаем простые и практичные советы, которые помогут вам успешно и с первой попытки осуществить постановку вашей компании на воинский учет.
Узнайте, какие документы нужно взять с собой, где можно получить заявление о постановке на учет и с какими странными требованиями к документам может столкнуться ваша организация. Подготовьтесь заранее и сократите время и нервы, чтобы решить эту задачу без лишних сложностей.
Детально разбираем новую форму отчета - на нашем новом курсе “Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников”.
Как и куда подавать документы
Первым шагом к регистрации вашей компании на воинском учете является визит в местную администрацию. В данной статье мы рассмотрим процесс подачи документов в Москве, хотя аналогичные действия следует предпринимать и в других регионах, обращаясь в соответствующие органы. Чтобы ваш визит оказался успешным, выполните следующие рекомендации.
Начните с телефонного запроса в управу района, где зарегистрирована ваша компания. Там вы сможете узнать график приема представителей организаций, список необходимых документов и нюансы их оформления, о которых мы поговорим далее.
Если вам повезет, специалист сможет предоставить всю информацию по телефону и отправить образцы документов на электронную почту. В противном случае вас могут попросить посетить консультацию, взяв с собой флеш-накопитель.
Некоторые управы, такие как управа района Нагатино-Садовники, публикуют информацию о графиках приема и необходимых документах на своих сайтах, хотя это все же скорее исключение, чем правило.
Как заполнить форму № 18
Если в процессе заполнения формы № 18 были обнаружены несоответствия или недостаточная информация, рекомендуется включить в список военнообязанных лиц, подходящих по возрасту, в категорию солдат. После уточнения данных необходимо скорректировать предоставленные сведения.
Заполните карточку учета вашей организации по форме № 18, используя как основу форму из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344‑01‑39-ВА. Следует учитывать, что у разных управ могут быть свои требования к заполнению этой формы. Например, иногда при подсчете числа военнообязанных требуется не включать в форму № 18 лиц, которые подлежат призыву на срочную службу. В таком случае нужно указывать только тех, кто находится в запасе, то есть работников с военными билетами или справками по форме № 1/у.
Кроме того, управы могут предъявлять разные требования к формату распечатки формы № 18. Некоторые требуют документ на листе формата A5, другие — в альбомной ориентации с двух сторон, а некоторые принимают только печатные копии на плотной бумаге. Чтобы избежать проблем при подаче, заранее уточните детали заполнения и представления формы в вашей управе.
Также необходимо подготовить заявление о постановке на воинский учет, адресованное главе управы. Форму заявления можно взять в управе. Оформление документа в свободной форме может привести к его отклонению, например, если чиновники сочтут, что вы неверно указали заголовок или не привели ссылки на законодательство о воинском учете.
Не забудьте собрать другие документы, которые могут быть запрошены в управе. В дополнение к форме № 18 и заявлению о постановке на воинский учет, разные управы могут требовать, например, следующие документы:
- выписку из ЕГРЮЛ;
- штатное расписание с указанием Ф. И. О. сотрудников;
- приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета в организации;
- информацию о наличии и техническом состоянии транспортных средств, а также карточку учета транспортных средств предприятия, даже если автомобили отсутствуют в собственности компании.
Определить, какие сотрудники подлежат воинскому учету, как правильно подавать сведения в военкомат, снимать работников с воинского учета, как сформировать картотеку личных дел сотрудников и многое другое вы сможете на нашем курсе “Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников”.
На что обратить внимание при подготовке документов
Управа не имеет возможности проверить точное количество военнообязанных, указанных в форме № 18. Важно убедиться, что в пункте 10.1 общее количество военнообязанных совпадает с суммой, указанной в подписях «а» и «б». Специалисты администраций обращают на это особое внимание.
Помимо этого, в управе могут потребовать предоставить заполненные формы № 19 и № 6. Форма № 19 содержит информацию о кадровом обеспечении (руководителях, специалистах, квалифицированных рабочих и служащих) на период мобилизации и в военное время. Форма № 6 представляет собой отчет о численности работающих и забронированных граждан, находящихся в запасе. Эти формы необходимо подавать организациям, которые занимаются бронированием, хотя некоторые управы требуют их и от компаний, которые ведут лишь общий военный учет.
Документы нужно подавать в управу в приемные дни. Обязательно возьмите с собой доверенность, если их подает не директор или ответственный за воинский учет. Полномочия ответственного подтверждаются приказом о назначении.
При подаче документов несите их в управу в двух экземплярах. Исключение составляет форма № 18, которую необходимо подготовить в трех экземплярах: один экземпляр для управы, второй — для компании, третий — для военкомата.
Управа либо поставит отметку с регистрационным номером на форме № 18, либо выдаст справку с номером. Если регистрационный номер будет присвоен не сразу, то сотрудник управы заберет два экземпляра формы № 18 и один экземпляр заявления о постановке на воинский учет. В таком случае настоятельно попросите поставить отметку о принятии документов на ваших экземплярах формы № 18 и заявления.
Какие документы нести в военкомат
После получения регистрационного номера в управе следует направиться в военкомат по месту регистрации компании для согласования плана работы. Перед этим соберите необходимые документы.
План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, находящихся в запасе, лучше составлять на основе типового плана из приложения № 17 к Методическим рекомендациям Генштаба Вооруженных сил от 11.07.2017. Не все военкоматы позитивно воспринимают планы, которые полностью совпадают с типовым. Чтобы избежать такой ситуации, корректируйте план, учитывая специфику именно вашей компании.
В пункте 8 типового плана следует указать пятидневный срок для направления в военкомат сведений о новых сотрудниках и уволенных гражданах, а также об изменениях в данных воинского учета (подп. «а» п. 32 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). В типовой форме указан устаревший срок — две недели.
Еще несколько важных моментов о подготовке документов.
Приказ о назначении ответственного за воинский учет должен содержать не только основное лицо, но и замещающего его. Некоторые военкоматы требуют, чтобы должность специалиста по воинскому учету была зафиксирована в штатном расписании, так что стоит взять с собой данный документ.
Заявление о постановке на воинский учет лучше заранее уточнить в военкомате, так как разные учреждения могут предъявлять свои требования к этому документу. Бывали случаи, когда заявления не принимались из-за неверного указания Ф. И. О. военкома.
Не забудьте форму № 18 и регистрационный номер, выданный управой. Напоминаем, что управа отметит номер на форме № 18 или предоставит отдельную справку. К форме № 18 военкоматы особых требований не предъявляют, поскольку этот документ уже согласован управой.
Доверенность не потребуется, если документы подает директор или ответственный за воинский учет.
На уроках и практических занятиях курса «Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников» можно узнать, как избежать штрафов, как пошагово организовать ведение воинского учета в организации, подготовить необходимые документы и вовремя передать сведения о сотрудниках в военкомат с соблюдением всех норм действующего законодательства.
Также могут понадобиться другие документы, которые требует военкомат:
- выписка из ЕГРЮЛ;
- штатное расписание с указанием Ф. И. О. или списки военнообязанных сотрудников;
- коды статистики;
- сведения о транспортных средствах (даже в отсутствие мобилизационного задания);
- детальная информация о военнообязанных с мобилизационными предписаниями.
Для уточнений информации о необходимых документах лучше заранее позвонить в военкомат. Рекомендуем подписывать документы непосредственно перед визитом в военкомат, проставляя номер и дату уже в кабинете специалиста.
Если замечаний не возникнет, документы будут приняты, и вам сообщат, когда можно будет забрать согласованный приказ о назначении ответственного и план работы.