Электронный документооборот (ЭДО) – это современный способ упростить работу и сделать процесс подписания и согласования документов более быстрым и удобным. Сегодня вместе с экспертами ЦенТрМиг подробно разберёмся, какие виды ЭДО существуют.
Виды ЭДО
ЭДО можно разделить на две крупные категории: по сфере правовых отношений между участвующими в ЭДО субъектами и по виду проходящих через ЭДО документов. В первом случае выделяют:
Внутренний ЭДО: обмен документами исключительно внутри компании. Если в компании много филиалов или подразделений, то такой ЭДО для них является необходимостью. С помощью него согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции. Особое внимание уделяется кадровым документам, в обращении с которыми ЭДО особенно удобен. С ним появляется возможность массовой рассылки всему персоналу новых внутренних актов, приказов, упрощается и ускоряется передача отчётов, согласование отпусков, служебных поездок и т.д. Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие. Главам компаний доступны и опции контроля – они смогут проследить, какой из сотрудников тратит больше всего времени на согласование или отправку документов, и принять соответствующие меры.
Внешний ЭДО представляет собой обмен документами с контрагентами организации. Если у клиента или контрагента другой ЭДО, есть возможность настроить роуминг. Это значительно ускоряет передачу важной информации между партнёрами, исключаются затраты на пересылку и время на ожидание ответа. При этом можно настроить доступ к ЭДО только для тех отделов, которые непосредственно взаимодействуют с контрагентами (например, отдел продаж).
ЭДО с государственными структурами – это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.
Если говорить о видах документов, то выделяют бухгалтерский, кадровый, управленческий, складской ЭДО, ЭДО для отчетности и т. д. Документы не путаются и не теряются между отделами, их рассмотрение и согласование происходит быстрее, чем при бумажном документообороте.
Скорость является одним из главных плюсов электронного документооборота. И если вы хотите воспользоваться услугами компании ЦенТрМиг в электронном формате, вам достаточно просто связаться с нами по телефону +7 (499) 116-38-94 или воспользуйтесь специальной формой на нашем сайте. Упростите работу своих кадровых и бухгалтерских служб с помощью услуги электронного подписания договора от компании ЦенТрМиг!