Как правильно составить докладную записку в 2024 году, адресованную директору или другому руководителю? Специалисты https://myjus.ru подробно рассказывают о том, в какой форме следует писать этот документ и какие виды он может иметь.
1. Главное о докладной записке.
Докладная записка — это документ, который используется для информирования руководства о различных происшествиях и ситуациях. Её составляют и оформляют сотрудники, поэтому важно знать, как правильно написать докладную записку и что в ней отразить.
Докладная на имя директора или любого другого руководителя организации имеет статус внутреннего документа.
Её цель может быть разной:
- информирование о какой-либо ситуации или обстоятельствах;
- призыв к принятию конкретного решения по возникшей проблеме.
Право писать докладную записку есть у каждого сотрудника. В данном случае не применяются принципы субординации: например, руководители подразделений или отделов могут принимать решения, о которых генеральный директор даже не знает. Поэтому сотрудник может проинформировать о ситуации генерального директора напрямую, минуя своего непосредственного руководителя.
Ниже представлены цели составления докладной записки:
- Цель: Информирование. Обстоятельство: О какой-либо ситуации, обстоятельствах.
- Цель: Призыв. Обстоятельство:Принятие конкретного решения по возникшей ситуации или проблеме
Докладная записка, адресованная директору или другому вышестоящему руководителю, может быть написана любым сотрудником, даже если он занимает невысокую должность. Он не обязан сообщать о своей докладной записке своему непосредственному руководителю.
Если вы столкнулись с нарушением своих прав на работе, вы можете обратиться за консультацией к нам https://myjus.ru. Мы подробно изучим обстоятельства вашего дела, будем представлять ваши интересы во всех инстанциях и защищать их. Мы также поможем вам собрать и подготовить необходимые документы.
2. В каких случаях нужна докладная записка.
Докладные записки обычно составляются и отправляются в конкретных ситуациях с определёнными целями. Например, чтобы сообщить руководству о проблемах, связанных с производством или хозяйственной деятельностью, о чрезвычайных происшествиях или ситуациях, о поведении или действиях коллег, которые вызывают недовольство, или чтобы выразить личное мнение и видение конкретных задач и ситуаций. Также докладная записка может быть отчётом о выполненной работе или запросом на разрешение от руководства на определённые действия.
Докладная записка считается внутренним документом, но может быть и внешней. Её не стоит путать с объяснительной или служебной запиской. Основное отличие в том, что докладная записка передаёт информацию по вертикали, то есть от сотрудников низшего звена к высшему руководству. Служебная записка, напротив, используется для распространения информации между департаментами и подразделениями. Объяснительная записка нужна, когда сотруднику необходимо объяснить причины нарушения внутреннего распорядка.
Пример:
Гражданин Н. хотел выразить благодарность сотруднику организации, с которой его компания сотрудничала в рамках сложного проекта. Он подготовил докладную записку и отправил её лично этому сотруднику, не регистрируя её у своего непосредственного начальника.
3. Правила составления и написания.
Докладная записка — это документ, который составляется в произвольной форме. Однако, несмотря на то что закон не устанавливает строгих правил для её оформления, рекомендуется придерживаться определённой структуры.
Докладная записка обычно состоит из следующих частей:
- описание проблемы или ситуации;
- выражение мнения и видения автора;
- описание возможных последствий и предложений.
Записка может быть написана от руки или напечатана на принтере. В ней необходимо указать следующую информацию:
- наименование подразделения, из которого отправляется записка;
- дата составления документа;
- описание ситуации или проблемы;
- конкретные предложения автора документа;
- личная подпись автора.
В таком виде докладная записка может быть направлена тому, кому она адресована.
Если докладная записка готовится для отправки в стороннюю компанию, ей присваивается статус исходящего документа. Обязательно указывается номер. Для оформления документа используется фирменный бланк установленной формы, а также прописываются сведения об отправителе и указывается город.
4. Виды докладных записок.
Руководство компании может быть проинформировано о нарушениях трудовой дисциплины посредством подачи докладной записки. Этот документ служит официальным подтверждением проступка сотрудника и становится основанием для его наказания.
Если в докладной записке указывается, что сотрудник не выполнил свои должностные обязанности, то руководство будет осведомлено об этом. В свою очередь, это может привести к последствиям со стороны органов контроля или контрагентов.
В компании могут возникать ситуации, когда отдельные сотрудники проявляют некорректное поведение. Если коллеги считают, что руководство должно быть в курсе таких случаев, они могут подготовить, оформить и направить докладную записку. В этой записке необходимо описать недопустимое поведение сотрудника, привести аргументы и, если это необходимо, потребовать применения конкретных мер, включая наказание. Также автор записки может попросить руководство обязать сотрудника не допускать подобных проступков в будущем.
5. Рассмотрение докладной записки.
После того как руководитель получит докладную записку, он должен внимательно изучить её содержание, понять суть описанной проблемы и оценить ситуацию. На основе этой информации руководитель принимает взвешенное решение, которое оформляет в виде резолюции. Резолюция проставляется прямо на докладной записке.
Докладная записка с резолюцией руководителя — это официальный документ, обладающий юридической силой. В таком виде он может служить основанием для выполнения различных действий и мероприятий в будущем.
После того как все необходимые меры будут приняты и действия проведены, докладная записка с резолюцией руководителя отправляется на хранение. Обычно она подшивается в книгу, где хранятся приказы, справки, заявления и служебные записки, либо в те документы, которые были составлены на основе докладной записки. Срок хранения такого документа составляет от 3 до 5 лет.
6. Другие виды записок.
Кроме докладной записки, существует также служебная записка. Она не имеет официального статуса и не включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Служебная записка может использоваться для различных целей:
- запроса интересующих данных;
- оформления требуемых инструкций;
- сопровождения иного сообщения (в таком случае речь идёт о сопроводительной записке);
- извещения или объявления.
В служебной записке автор описывает, что побудило его к её написанию. Это могут быть заявки, просьбы или предложения. Например, в записке может содержаться информация об изменениях в культуре поведения на предприятии или о перемещениях сотрудников.
Датой служебной записки считается дата её фактического составления и подписания.
7. Объяснительная записка.
К категории внутренних документов относится и объяснительная записка. В ней человек объясняет причины какого-либо случая, действия, происшествия или возникновения определённых обстоятельств. Этот документ составляет сотрудник компании и передаёт его вышестоящим сотрудникам.
Согласно части 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель должен запросить у сотрудника письменное объяснение до того, как применить дисциплинарное взыскание. Для этой цели используется объяснительная записка. В ней сотрудник описывает причины своего поступка и обстоятельства, в которых он его совершил. На основе этой информации руководитель будет принимать решение.
Объяснительные записки могут различаться по содержанию:
- пояснение и уточнение конкретных положений работы, выполненной сотрудником;
- объяснение штатных ситуаций, фактов нарушения трудовой и другой дисциплины.
Составить докладную могут как отдельные сотрудники, так и отдел или подразделение.
От сотрудника могут потребовать объяснительную записку, чтобы обезопасить себя от неправомерных действий со стороны персонала в случае трудового спора. В некоторых компаниях руководители настаивают на предоставлении написанной от руки объяснительной записки, так как это минимизирует риск подмены документа.
Объяснительные записки должны быть составлены с учётом требований ГОСТ 6.30-2003. Документы, которые оправдывают действия авторов и подтверждают конкретные обстоятельства, могут быть использованы в качестве приложений.
Как и в случае с докладной запиской, единой формы для составления объяснительной записки на уровне закона не существует. Однако в организации могут быть свои типовые формы для таких документов, которые применяются в различных обстоятельствах. Это не означает, что сотрудник обязан писать записку в полном соответствии с этими формами. Даже если документ составлен не в соответствии с установленной в компании формой, он считается действительным.
8. Судебная практика: докладная записка как материал уголовного дела.
В мировом суде рассматривалось дело, в котором гражданина И. обвиняли в распространении порочащих сведений о гражданине П. Истец утверждал, что И., занимая должность декана факультета, получил от заведующего кафедрой докладную записку. В ней заведующий сообщал о том, что П. не посещал занятия в качестве преподавателя. И. поставил на докладной резолюцию: «Прошу запросить объяснения по факту отсутствия на занятиях в письменном виде». Затем он передал записку начальнику отдела кадров факультета.
И. также передал копию докладной записки юрисконсульту факультета и попросил П. объяснить обстоятельства, указанные в записке. Игнорируя объяснения П., которые тот привёл в служебной записке, И. подписал приказ об объявлении П. выговора за нарушение трудовой дисциплины. Приказ был передан для регистрации в отдел делопроизводства факультета.
П. после регистрации приказа потребовал проставить на нём согласующую визу. П. считает, что И. нарушил трудовую дисциплину, однако сам И. не согласен с этим. Он утверждает, что сведения в приказе недостоверны, так как трудовые обязанности, которые П. трактует как дисциплинарный проступок, на И. фактически не возлагались.
Суд, рассмотрев дело и изучив материалы, включая докладную записку, признал П. невиновным и оправдал его в связи с отсутствием состава преступления.
9. Частые вопросы.
Для чего составляется докладная записка на работника?
Докладная записка может быть составлена с целью информирования руководства о какой-либо ситуации или обстоятельствах, а также для призыва к принятию конкретного решения по возникшей проблеме.
Чем докладная записка отличается от служебной?
Докладная записка передаёт информацию по вертикали, то есть от сотрудников низшего звена к вышестоящему руководству.
Что должно быть отражено в докладной?
В докладной записке следует описать характер проблемы или ситуации, выразить своё мнение и видение, а также указать возможные последствия и перечислить предложения и рекомендации.
Как руководитель реагирует на докладную записку?
После ознакомления с докладной запиской руководитель проставляет на ней свою резолюцию, тем самым выражая решение по описанной ситуации.
10. Заключение юриста.
В 2024 году сотрудник может написать докладную записку, если он хочет сообщить руководству о какой-либо ситуации или проблеме. В записке можно изложить важные, по мнению сотрудника, обстоятельства, предложить решение или выразить недовольство.
Согласно закону, докладные записки хранятся от трёх до пяти лет и могут служить основанием для принятия руководством решений по рассматриваемому вопросу.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!