Наткнулась на забавный опрос. Исследователей жгло любопытство: какой ВИДИМЫЙ признак указывает на компетенцию бухгалтера?
Выяснилось, что один из главных показателей высококвалифицированного, организованного и ответственного буха это...внешний вид его кабинета!
А знаете, я вполне с этим согласна!
Бардак на работе порождает хаос в делах. В то время, как порядок помогает выполнять функции быстро и эффективно.
Если в вашей бухгалтерия царит "творческий кавардак" — срочно отложите в сторону дебеты с кредитами и устройте санитарный день.
Вот посмотрите, насколько легко и в удовольствие потом работается!
Всего 5 шагов отделяет вас от кабинета "по фен-шую".
Шаг №1 Ликвидируйте все лишнее
Проинспектируйте каждый уголок: полки, столы, подоконники, тумбочки, стеллажи.
Сложите в большой пакет все предметы, которые не имеют отношения к рабочему процессу и только отвлекают внимание:
- Сувениры
- Открытки
- Рекламную полиграфию
- Устаревшую профессиональную периодику
Затем переходите к документам.
Отложите на оперативное хранение бумаги за последние полгода, а остальные отправьте в дальний архив.
Интерьерные вещицы, которые хотите оставить, приведите в презентабельный вид — протрите, отмойте.
Комнатные растения пересадите в стильные горшки из одной коллекции (разношерстная тара смотрится неряшливо и непрезентабельно).
Шаг 2 Оптимизируйте алгоритм движения документов
Проанализируйте движение документов вашей компании:
- Как часто поступают
- В каком виде (цифра/бумага)
- Куда приходят (почта, мессенджеры, курьер)
- Как сортируются
- Кем и в какие сроки обрабатываются
- Как и где хранятся
По возможности назначьте ответственное лицо за миграцию документации. Заведите единый реестр движения входяще-исходящих документов — так вы в любой момент сможете отследить "историю жизни" каждой бумаги и никогда ничего не потеряете.
Шаг 3 Зафиксируйте постоянные места "дислокации" документов
Под каждый этап хранения и движения заведите место, обозначенное стикерами и табличками.
Сделайте пометки в едином стиле на корешках папок и ребрах полок (напишите каллиграфично от руки или напечатайте красивым шрифтом на компьютере).
Надписи должны содержать информацию, которая упростит поиски: наименование контрагента, период, названия документов и т.п.
Принцип хранения должен быть интуитивно понятен любому человеку (на случай отсутствия ответственного сотрудника).
Кстати, если вследствие непредвиденных обстоятельств ваш бизнес остался без бухгалтера — не паникуйте, звоните нам, мы подхватим учет и будем вести столько, сколько потребуется. Наш телефон +7(495) 532-28-37
Шаг 4 Разместите вещи и бумаги по своим местам
Положите каждый предмет на свое место. Зонты, шали, сумки, сменную обувь отнесите в одежный шкаф. Чашки, блюдца и графины — в помещение для принятия пищи. Документы разложите в специально подготовленные папки и ячейки.
Места хранения документов, с которыми работаете часто, расположите максимально близко к рабочему месту, на расстоянии руки. Архивные папки уберите подальше.
Шаг 5 Протестируйте результат
Продержитесь 21 день (классический период внедрения новой полезной привычки😜). В течение этого времени терпеливо кладите все по местам и требуйте этого от своих коллег.
Если что-то оказалось не удобным — совершенствуйте до тех пор, пока менять будет нечего!
В дальнейшем твердо придерживайтесь организованной системы, чтобы однажды снова не скатится в кавардак!
Кстати, такие же правила стоит внедрить и дома. И тогда вы с радостью будете мчаться утром на работу, а вечером — к родному очагу.
Это точно сделает вас чуточку счастливее и успешнее!
Что ж, надеюсь мне удалось вызвать у вас желание прямо завтра начать трудовые будни с "чистого листа"?
Мы в агентстве давно на "ты" с порядком, это очень помогает рационально организовать рабочий процесс.
Кстати, если потребуется профессиональная бухгалтерская помощь — обращайтесь, мы рядом (наш телефон +7(495) 532-28-37