Клиент обратился к нам повторно с следующей проблемой: есть процесс изготовления мебели не массово, этот процесс мы уже оцифровали, а по индивидуальному заказу. Битрикс24 уже есть, тариф “Профессиональный”.
- Нет понимания, сколько заказов получено,
- Что с ними происходит,
- У кого заказ сейчас в работе,
- Какие сроки изготовления заказа,
- Кто задерживает производство,
- На какой стадии тот или иной заказ.
- Теряется информация, документы, ТЗ и прочее.
- Нет контроля над процессом, все хаотично.
- Невозможно ввести KPI и получать сводный отчет
Мы выяснили алгоритм процесса:
- Есть заявка на изготовление мебели по индивидуальному заказу.
- Директор должен согласовать, будем ли мы реализовывать данный заказ.
- Если да, конструкторское бюро разрабатывает документацию и прикладывает готовый файл.
- Бухгалтерия должна составить смету и прикрепить расчет.
- Далее коммерческий отдел должен согласовать смету с заказчиком; если дорого, то стоп.
- Если все ок, то далее директор по производству согласовывает заказ и устанавливает дату, к которой должен быть готов заказ.
- Далее экспериментальный отдел производит заказ; причем у них нет варианта что-то отклонить, только принять и работать.
- Коммерческий отдел сообщает клиенту, что заказ готов.
- Далее бухгалтер производит расчет с клиентом и отмечает, что оплата получена.
- Служба отгружает заказ.
Сразу же нашли решение на основе смарт-процессов Битрикс24 и автоматизации. Рассказываю, как всё работает:
Создали канбан для быстрого понимания, на какой стадии находится каждый заказ. Важно, что мы настроили права таким образом, что создавать новый заказ могут только конкретные пользователи, а двигать по воронке не может никто, так как движение происходит автоматически по мере выполнения заказа. В общем, суть в том, что права настроены полностью, и никто ничего лишнего не сделает :)
- Запускаем новый заказ на согласование. Руководство должно определить, будем его делать или нет. Для этого сотрудник, у которого есть права, нажимает кнопку «Создать» и заполняет обязательные поля.
2. Создается карточка в канбане на стадии "согласование у Директора" Директору приходит уведомление и задание в автоматизацию (это пункт меню в Битрикс24).
С телефона или компьютера он может согласовать или отклонить заказ после ознакомления с документацией. Задание он не пропустит, оно отображается как счетчик непрочитанных сообщений в мессенджере. Директор может начать обсуждение заказа прямо в карточке, пригласить коллег или оставить комментарий (впрочем, это касается всех заданий и всех участников процесса).
3. В итоге директор согласовал заказ, оставил комментарий: “Супер заказ”, в конструкторский отдел пришло уведомление и задание разработать документацию.
4. Конструкторский отдел разработал документацию и прикрепил файл, иначе он бы не выполнил задание. Настало время рассчитать стоимость выполнения заказа, и в игру вступает бухгалтер. Ему также приходит уведомление, и он получает свое задание. Прошу заметить, на скриншоте видно, что в задании имеются прямые ссылки на ранее прикрепленные документы (Документация от конструкторского отдела, файл заказа и прочее), сотрудник прямо в этом окне может открыть их и ознакомиться с содержимым. Кайф? 🙂
Задача бухгалтера рассчитать смет и прикрепить ее в задание
Кстати говоря, отмечу, что в это время наша карточка заказа самостоятельно меняет стадии в канбане. В любой момент мы имеем точное представление, где какой заказ, у кого он “завис” и сколько у кого заданий.
Карточка заказа на расчете у бухгалтера.
Карточка заказа внутри, куда автоматически подтянулись все файлы, комментарии и системные уведомления.
5. Продолжаем наш процесс. Бухгалтер все рассчитал, прикрепил файл и пропустил процесс дальше. Снова коммерческий отдел вступает в игру и должен согласовать цену с заказчиком… И знаете что? Все то же самое: они получают задание, куда прикреплены все нужные файлы, есть понимание, какой это заказ и что с ним делать. Варианта два. Или клиент согласует цену, и мы пропустим процесс дальше. Или нет, тогда вся предыдущая работа была зря. Но это лишь издержки профессии. :) (можно создать разные сценарии, изменение цены или состава заказа например, но в данном случае клиент просил прервать процесс если цена не подходит клиенту)
6. Мы оптимисты, рассмотрим сценарий, когда клиент согласен на цену. Задание получает директор по производству. Ему нужно установить дату реализации заказа.
Кстати, давайте снова проверим, как поживает основная карточка заказа. В ней заполняются все поля, комментарии отправились в таймлайн, стадия меняется автоматически.
7. Теперь пора приступить к производству нашего комода. Ура!
Когда заказ будет готов, необходимо нажать соответствующую кнопку. Не нажали в срок — получаете штраф.
8. Заказ готов. Пора сообщить клиенту. Коммерческий отдел получает уведомление, как и все при получении своего задания, и идет к клиенту сообщить, что заказ готов. Извольте оплатить счет. С вами свяжется Елена Петровна и выставит его.
9. Оповестили клиента и отправляем бухгалтеру задание принять оплату.
10. Оплату получили. Пора отгружать заказ. И соответствующая служба получает задание :)
Победа! Наш заказ успешно отгружен. Да, мы не можем показывать некоторые секретные детали, но вы всегда можете обсудить свой процесс с нашим отделом продаж. Отчеты по суммам, дополнительные согласования в ходе процесса, расчет ЗП и KPI — всё возможно.
Скриншот автоматически закрытого заказа после отгрузки.
Итак, чего мы добились?
- Заказы выполняются в срок и не теряются.
- Кристально прозрачный процесс производства.
- Увеличили скорость реализации в 2 раза.
- Снизили рекламации в 2,78 раза.
- Внедрили KPI.
- Снизили расходы на производство.
Запишитесь на бесплатный онлайн-разбор ваших процессов, найдём точки роста, составим список инструментов и дорожную карту на внедрение CRM, автоматизацию процессов. Покажем, как именно вам кратно вырасти уже в этом году. Просто оставляйте заявку тут https://clck.ru/3DSKGX
Или напишите в телеграм https://t.me/effect_system
Мы не строим бизнес за вас, но помогаем реализовать его реальный потенциал за счет проверенных инструментов и методологий для вашей ниши!