То, как человек проводит свои дни, отражает то, как он проживает свою жизнь. Поэтому планирование времени играет важную роль в его управлении.
Планирование помогает людям быть организованными и сосредоточенными. Оно позволяет определить приоритетность задач и служит своего рода дорожной картой для действий, указывая, что нужно сделать и когда.
Без чёткого плана люди могут пытаться делать слишком много дел одновременно или откладывать их на потом. Однако некоторые люди кажутся очень собранными — вероятно, они потратили время на то, чтобы научиться быть продуктивными. Это значит, что и вы можете этому научиться.
Вот несколько советов, которые помогут вам управлять своим временем и оставаться сосредоточенным:
1. Первый шаг к тому, чтобы научиться управлять своим временем и сохранять сосредоточенность — это понять, на что вы сейчас тратите своё время.
Один из способов сделать это — вести журнал учёта времени, в котором вы будете отслеживать, как проводите свой день. Фиксируйте конкретные действия или задачи, которые выполняете. Что входит в ваши обязанности? Как вы обычно проводите своё свободное время?
Как только вы определите, на что уходит ваше время, вы сможете расставить приоритеты в своих делах.
2. Держите свои цели в поле зрения. Цели — это основа управления временем, без них сложно чего-то достичь или быть сосредоточенным на том, что вы делаете. Ставить цели несложно.
Во-первых, запишите свои цели и разместите их там, где будете видеть каждый день. Затем пропишите шаги, которые предпримете для достижения этих целей. Если вы поставите перед собой чёткие цели, то с большей вероятностью будете придерживаться курса и оставаться приверженным им.
3. Создавайте временные блоки. Всего 15 минут в день, выделенные на конкретные задачи, могут значительно изменить ваш распорядок. Уделяя время только важным делам, вы избегаете отвлекающих факторов и эффективно распределяете своё время.
Создайте новую задачу в планировщике или календаре для каждого временного блока и укажите время начала и окончания работы. Например, один час утром можно посвятить рабочим задачам, а один час днём — семейным делам.
Чтобы не забыть о временных блоках, разместите на рабочем столе компьютера стикер с напоминанием или настройте на смартфоне оповещения.
После того как вы установите эти временные блоки, вы сможете при необходимости перенести задачи на другое время, не переживая о том, что отстанете от графика.
4. Сначала работайте над самыми важными задачами. Многие люди откладывают дела на потом, потому что чувствуют себя подавленными из-за большого количества задач, которые им нужно выполнить за день. Те же, кто сначала работает над наиболее важными делами, обычно успевают больше и испытывают меньше стресса.
Начиная с самых важных дел, вы получите максимальную отдачу от своего времени, что мотивирует вас завершить все задачи. Конечно, это не значит, что нужно пропускать другие дела только потому, что они менее значимы.
Разумно расставляя приоритеты и работая над самыми важными задачами в первую очередь, вы повышаете свою продуктивность и снижаете уровень стресса.
5. Управляйте своим временем с помощью аудита времени. Сначала определите, сколько времени вы тратите на различные задачи. Подумайте, сколько минут или часов в день вы уделяете таким занятиям, как проверка электронной почты, ответы клиентам или написание отчётов.
Затем оцените, насколько разумно вы используете это время. Постарайтесь исключить действия, без которых можно обойтись. Например, не стоит тратить полдня на ответы на электронные письма.
Если вам необходимо быстро отвечать на сообщения, настройте фильтры так, чтобы письма приходили только в определённое время. Затем убедитесь, что работаете над важными задачами в наиболее продуктивные часы.
Управление временем — важный навык, который помогает снизить уровень стресса и повысить продуктивность. Тщательно планируйте свой график так, чтобы сначала выполнять самые важные дела, а на менее значимые тратить меньше времени.