Кажется, все понимают, что цифровая документация в строительстве — это удобно, онлайн-встречи — практично, а цифровые решения — это тренд. Однако, даже таких аргументов порой недостаточно, чтобы убедить коллег перейти на электронный документооборот в строительстве, логистике или других сферах, ведь бумажные документы всё ещё крепко удерживают свои позиции.
🔎 Именно поэтому мы собрали ключевые доводы, которые помогут вам аргументированно отстаивать идею перехода на цифровое ведение документации. Возможно, за этим последует и внедрение системы электронного документооборота (СЭД), что в строительстве уже стало значительной победой.
Экономия ресурсов
Журнал The Village провёл опрос среди 10 крупных компаний (например, Билайн, Райффайзенбанк, Связной), чтобы выяснить, сколько офисных товаров они закупают ежемесячно. Оказалось, что в среднем один сотрудник использует 1,5 пачки бумаги А4 в месяц. Если пачка стоит 300 рублей, а в компании работает 100 человек, то ежемесячные траты на бумагу составляют 45 000 рублей.
К этим расходам добавляются и затраты на отправку документов. Отправка одного листа А4 из Москвы в Санкт-Петербург через Почту России стоит 24 рубля, а курьерская доставка обойдётся в 450 рублей.
Теперь подумайте: сколько стоит отправка email? Его стоимость практически равна нулю. Это отличный повод сэкономить и перераспределить бюджет на другие нужды.
Скорость работы с ЭДО
Для доставки одного листа А4 из Москвы в Санкт-Петербург Почта России затрачивает 6 дней, курьер — 1 день. Вроде бы быстро, но насколько быстрее приходит сообщение в Telegram? Меньше секунды.
Даже самые консервативные компании уже используют Telegram как внутрикорпоративный мессенджер, где сотрудники активно ведут деловую переписку с партнёрами.
Совместная работа
Нередко бывает, что над одним документом работают сразу несколько человек — например, при подготовке ежемесячного отчёта или презентации проекта.
В традиционном подходе 10 сотрудников открывают на своих компьютерах PowerPoint, Word или Excel и каждый заполняет свою часть. Однако вскоре начинается путаница: новые правки, множество версий, два «финальных» документа, разный стиль оформления, бесконечные пересылки и пересохранения. В итоге руководителю приходится вручную собирать всё воедино, вносить новые изменения, что отнимает много времени.
🔄 Для сравнения : Согласно международным стандартам, время непрерывной работы синхронного переводчика не должно превышать 40 минут из-за потери концентрации. То же самое можно сказать и про редактирование и вычитку презентаций — через 40 минут внимание притупляется, и в документ начинают просачиваться ошибки.
✅ Эти проблемы легко решаются при переходе на электронный документооборот в финансовой, технической или строительной сферах либо при использовании облачных сервисов. Здесь все участники работают в одной системе, могут параллельно редактировать документ, комментировать изменения в реальном времени, а история правок сохраняется. При необходимости можно восстановить любую версию документа.
Доступность в любое время
Облачные сервисы позволяют работать с документом из любого места и на любом устройстве. Это существенно ускоряет обратную связь и обеспечивает быстрый доступ к информации даже вне офиса. 😄 Больше не нужно объяснять: «Документ на моём столе, в левом ящике, в синей папке...».
Резервные копии
Риск потерять флешку, обнаружить, что компьютер больше её не видит, или что несколько кластеров жёсткого диска вышли из строя, хоть и мал, но существует. Однако этот риск можно свести к нулю, используя облачные хранилища.
Например, Google предоставляет бесплатное облачное пространство объёмом до 15 Гб. И стоит заметить, что параллельно с этим компания на протяжении почти 10 лет активно развивает беспилотные автомобили в США и очень трепетно относится к своей репутации. 🚗 Если инноваторам можно доверить автомобили, то почему бы не доверить им хранение ваших данных?
Вывод
Порой нам не хватает лишь пары аргументов в пользу цифровизации строительных процессов, чтобы убедить коллег или партнеров. Используйте примеры из нашей подборки, и мы вместе сделаем мир лучше!
Подписывайтесь на наш телеграмм канал , чтобы быть в курсе всех новостей отрасли и компании "Экзон"!