Представьте, что ваша работа в 1С зашла в тупик, и кажется, что без программиста уже не обойтись. Но что, если мы скажем, что многие задачи можно решить самостоятельно, даже если вы не айтишник? Не нужно быть супергероем. В этой статье мы расскажем несколько полезных лайфхаков, как обойтись без программиста и справиться с настройками 1С самостоятельно, сэкономив время и деньги. Готовы взять дело в свои руки? Тогда приступим!
Удаление помеченных
Удаление помеченных объектов в 1С — это процесс, с которым сталкиваются многие пользователи. Казалось бы, простое действие — удалить ненужный документ или справочник, но система 1С устроена так, что объекты сразу не удаляются, а лишь помечаются на удаление. Почему так происходит и как правильно удалить такие объекты? Давайте разберемся.
Почему нельзя удалить объект сразу?
Это частый вопрос, который задают пользователи. Ответ прост: в 1С предусмотрена система защиты данных. Если бы объект удалялся сразу, то это могло бы нарушить целостность базы данных. Представьте, что вы удалили товар из справочника, но этот товар уже фигурировал в документах, например, в накладной или отчете. Если товар исчезнет, то в этих документах появится "пустота", что приведет к ошибкам в учете. Система просто не поймет, на какой объект ссылается документ.
Вот почему разработчики сделали так, чтобы объект сначала помечался на удаление. Это временное состояние, когда объект уже не используется системой, но пока что не удален из базы данных. В любой момент можно отменить пометку на удаление и снова использовать этот объект.
Как удалить помеченные объекты
Процесс удаления помеченных объектов — это не просто нажатие одной кнопки. Важно понимать, что за ним стоит несколько шагов, которые нужно выполнить правильно, чтобы избежать ошибок. Рассмотрим их на примере 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), но эти шаги подойдут и для других типовых конфигураций 1С.
Администрирование и Удаление объектов
Первым делом зайдите в раздел "Администрирование" и выберите пункт "Удаление помеченных объектов". Также эту операцию можно запустить через пункт "Обслуживание". После этого вам откроется окно, где нужно выбрать вариант обработки объектов: удалить все или выбрать конкретные объекты.
Выбор объектов для удаления
Часто рекомендуется использовать выборочный способ удаления, чтобы случайно не удалить важные объекты. Если вы выбираете этот режим, система покажет список объектов, помеченных на удаление. Здесь важно не спешить: проверьте все объекты и убедитесь, что они действительно не нужны. Если вам что-то нужно оставить — просто снимите галочку напротив объекта. В нижней части окна можно активировать блокировку работы в программе, чтобы ускорить процесс удаления, а также настроить автоматическое удаление помеченных объектов по заданному расписанию.
Анализ и удаление объектов
После выбора объектов нажимайте кнопку "Удалить", и программа начнет анализировать связи. Этот процесс может занять некоторое время, особенно если база данных большая. Важно понимать, что объекты, которые связаны с другими элементами системы, сразу не удалятся. Например, если справочник товаров был использован в документах, его просто так не удалить.
Что делать, если объект не удаляется
Система покажет вам список объектов, которые не удалось удалить. Почему это происходит? Всё дело в ссылках на другие элементы. Например, если товар использовался в документе, его просто так не удалить.
В таких случаях можно:
- Убрать пометку на удаление, если решили оставить объект (кликаем правой кнопкой мыши на помеченном объекте).
- Открыть документы, где использован этот объект, и заменить его на другой товар или услугу (кликаем в правом поле на используемый документ и проваливаемся в него).
- Пометить на удаление все связанные объекты и повторить удаление.
Удаление может занять время, особенно если база данных большая. Чтобы ускорить процесс, можно воспользоваться функцией блокировки работы в программе на время удаления. Это удобно делать ночью или в период наименьшей активности пользователей. Эта функция блокирует доступ к системе другим пользователям, что позволяет процессу удаления идти быстрее.
Важно
- Процедура удаления объектов необратима, поэтому перед массовым удалением всегда создавайте резервную копию базы данных.
- Если вы не уверены в правильности выбора объектов для удаления, лучше сначала их проверить вручную.
Удаление дублей
Но что делать, если после удаления помеченных объектов дубли всё равно остаются в системе? В этом случае можно применить более тщательный подход для их поиска и объединения. Если у вас всё еще находятся похожие элементы, которые попали в систему после последнего удаления, или система не распознала их как дубли, существует несколько дополнительных методов, которые помогут справиться с проблемой.
Для начала можно воспользоваться специальной обработкой, которая позволяет объединить объекты с переносом всех ссылок на оригинал. Такой инструмент особенно полезен, когда в разных документах уже используются оба элемента, но нам нужно оставить только один.
Пример: если мы имеем дубликаты в справочнике "Номенклатура" — скажем, у нас по ошибке создано две позиции «Вода питьевая, 1л», и они были использованы в разных документах, обычное удаление может не решить проблему, так как ссылки на документы и регистры останутся на дублирующий элемент. Чтобы избежать ошибок и путаницы, вместо удаления лучше объединить объекты.
Как это сделать?
Переход к объединению: найдите команду "поиск и удаление дублей" в меню "функции для технического специалиста" (если кнопка недоступна, включите ее через «Настройки»). Или перейдите в "Администрирование"-"обслуживание"-"Корректировка данных"- "поиск и удаление дублей"
Настройка поиска: введите нужный справочник (например, «Номенклатура»), выберите критерии сравнения (например, «Наименование» или другие поля, где может быть дубль). Удобная возможность — поиск по схожим словам, если у дубликатов есть минимальные отличия, например в написании.
Выбор оригинала: система отобразит найденные дубли, и вы сможете выбрать основной объект, к которому будут перенаправлены все ссылки.
Объединение: нажмите кнопку "Удалить дубли", и все ссылки на дублирующий объект автоматически будут перенесены на оригинальный, а дубль будет помечен на удаление.
Таким образом, даже если у вас остались дубли после первичного удаления, этот метод позволит аккуратно объединить данные, сохранив целостность и правильность учета в 1С.
А помеченные мы уже умеем удалять)
Групповое изменение реквизитов
Следующим лайфхак - как в 1С можно быстро изменить значения реквизитов сразу для множества объектов, используя обработку "Групповое изменение реквизитов". Это спасает, когда нужно внести однотипные изменения в большом количестве справочников или документов, например, как в случае с изменением единицы измерения.
Предположим, у нас есть множество позиций номенклатуры, для которых нужно поменять единицу с "штук" на "литры". Сделать это вручную для каждого элемента было бы слишком трудоемко. Поэтому мы используем групповые изменения.
Переход к обработке: через меню заходим в «функции для технического специалиста». Если у вас нет этой кнопки, нужно включить её через настройки программы.
- Поиск обработки: в поле поиска вбиваем «ГРУППО», и нужная нам обработка «Групповое изменение реквизитов» отобразится в списке.
- Выбор объектов для изменения: Откроется окно обработки, где мы выбираем справочник или документ для редактирования, в нашем случае – справочник «Номенклатура». Чтобы не изменять все элементы подряд, настроим фильтр, указав вид номенклатуры «Вода», чтобы изменения применялись только к ним.
Кликаем на гиперссылку и ищем элементы
3. Изменение реквизитов: в таблице реквизитов находим поле «Единица» и указываем новое значение – «Литры». Если 1С блокирует изменение реквизита, нажимаем кнопку «Разблокировать».
- Применение изменений: после настройки всех параметров нажимаем кнопку «Изменить реквизиты», и программа автоматически изменит значения для всех выбранных элементов.
Таким образом, всего за пару кликов мы можем массово изменить данные для множества элементов, экономя время и избегая ошибок, которые могли бы возникнуть при ручной корректировке.
Запрет редактирования проведенных документов
Последний лайфхак, который поможет вам обойтись без программиста, — это настройка запрета на редактирование проведенных документов. Бывает, что документы уже проведены, но всегда остается риск случайных изменений. Особенно если пользователи нередко открывают старые документы, чтобы просмотреть данные или что-то проверить. В 1С такая ситуация может привести к проблемам — даже небольшие случайные правки могут повлиять на отчетность или учетные записи.
Что можно сделать, чтобы этого избежать? Один из самых простых способов — использование стандартного инструмента 1С для запрета редактирования проведенных документов. Например, вы можете настроить автоматическую дату запрета на редактирование для закрытых периодов.
Для включения функции запрета редактирования необходимо перейти в раздел Администрирование (Администрирование и НСИ) – Настройки пользователей и прав. На открывшейся форме необходимо включить флажок Даты запрета изменения и перейти по ссылке Настроить.
Ограничения по разделам и объектам
Одной из ключевых настроек ограничений является возможность запрета на доступ к определенным разделам и объектам учета. В поле "Указывать дату запрета" доступны такие опции:
- Общая дата — запрет устанавливается для всех данных на одну дату.
- По разделам — для каждого раздела программы можно задать свою дату запрета. При выборе этой опции появляется список, куда можно добавлять разделы и задавать для каждого свою дату.
По разделам и объектам — даты запрета можно установить как для отдельных разделов, так и для конкретных объектов. Для каждого объекта можно указать свою дату запрета, добавив их в соответствующий список.
Однако у этого способа есть свои неудобства: если нужно внести изменения в текущем периоде, придется временно отключать запрет, а потом снова его включать.
Альтернативный вариант — расширение для типовых конфигураций, которое блокирует возможность редактирования проведенных документов, открывая их в режиме «Только для просмотра». Это значит, что вы сможете просматривать документ, но для внесения изменений его сначала нужно будет "разпровести", тем самым значительно снижая вероятность случайных правок.
Используя такие простые инструменты, можно минимизировать ошибки и повысить контроль над работой с документами — и при этом не обращаться к программисту за помощью!
Еще больше новостей и рекомендаций на нашем сайте Санто Групп!