Чек-лист для создания эффективных требований к автоматизации
Для чего необходимо собирать требования к автоматизации
- Не тратить время на обсуждение одних и тех же вещей от встречи к встрече при обращении к разным исполнителям.
- Минимизировать риск упустить важную информацию и детали, в результате которых исполнитель некорректно поймет объём работ
- Проработать требования и, возможно, выявить сложности / риски
- Исполнителю легче работать с формализованной информацией: оценка работ или рекомендации будут точнее.
Техническое задание ≠ требования к автоматизации
Согласуйте все требования с руководством или советом проекта
Часто требования могут противоречить друг другу, быть избыточными или не иметь первостепенной важности для бизнеса.
Руководитель или совет проекта должны определить последовательность и приоритетность задач, а также проработать противоречия.
Укажите характеристику объекта автоматизации
Организация, в которой вы работаете, для вас прозрачна и понятна, но для исполнителя это не так.
Опишите с помощью таблицы вашу организацию. Это поможет исполнителю.
Краткое описание деятельности компании. Перечень юрлиц, входящих в объем проекта
- Объект автоматизации
- Отрасль
- Основной вид деятельности
- Дополнительные виды деятельности
- Численность по штатному расписанию
- Количество территориально удалённых объектов предприятия
- Количество объектов номенклатуры материалов и комплектующих
- Среднее количество документируемых хозяйственных операция в день
- Количество ИТ специалистов
Составьте структуру предприятия и направления деятельности
Если у вас группа компаний, необходимо составить структуру по каждому предприятию.
В каждом подразделении желательно указать количество сотрудников.
Структура поможет осуществить разделение по правам.
Например, если закупками и продажами занимается коммерческий отдел, в котором 3 взаимозаменяемых сотрудника на время отпуска. То в таком случае не нужно усложнять автоматизацию правами доступа.
А если мы видим, что есть дробление по регионам / номенклатуре / заказчикам, то сразу будет разделение по правам и все процессы будут строиться иначе.
Укажите предпосылки проекта автоматизации
Для вас очевидно откуда проект появился. Исполнитель не знает эту важную информацию. Потому что если мы поручаем исполнителю решить какую-то текущую проблему и не сообщаем о предпосылках, то мы можем и не решить самую главную причину автоматизации.
- Тезисное описание ситуации и параметров до начала проекта
- Акцент на противоречие или проблему, которая решается в рамках проекта
- Изображения, графики, таблицы, подтверждающие наличие проблемы
По мнению руководства (ФИО, Должность) основным мотивом для запуска проекта являются:
<Например>
- Открытие нового направления
- Усложнение производственного процесса
- Увеличение ассортимента компании
- Рост объема продаж и закупок
- Смена собственника компании и невозможность оперативного получения актуальных отчетов
Определите цели проекта
По мнению руководства (ФИО, Должность) целями проекта являются:
Цель 1
Создание единой информационной базы предприятия и устранение дублирования операций при вводе информации
Цель 2
Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления
Цель 3
Доработать функциональность аналитической системы на базе 1С в части автоматизации процессов бюджетирования, прогнозирования, сбора фактических данных и контроля исполнения бюджета
Цель 4
Предотвращение потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации
Разбейте цели на задачи проекта автоматизации
Задачи должны соотноситься (приводить к целям) с целями проекта.
По мнению руководства (ФИО, Должность) задачами проекта являются:
Задача 1
Получение отчета «БДДС», «БДР» (приложение №1) в одной системе.
Задача 2
Уменьшение складских остатков от 7%.
Задача 3
Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.
Задача 4
Обеспечение корректного ввода НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.
Перечислите текущие бизнес-процессы
Не тратьте большое количество времени на описание. Достаточно просто перечислить их, указать в каких подразделениях используются, кто ответственный.
Описывайте те процессы, которые участвуют в автоматизации.
Зафиксируйте все бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Бизнес-процессы могут состоять из нескольких процессов.
Опишите требования
Важно описать не только те бизнес-процессы, которые мы хотим автоматизировать, но и функциональные / нефункциональные требования.
Общие нефункциональные требования:
Требования к безопасности (например: обязательно наличие доменной авторизации)
Требования к производительности (например: количество одновременно работающих пользователей - 300)
Требования, связанные с использованием стандарта разработки (ограничения реализации). (Например: у заказчика параллельно идет другой связанный проект и надо вести разработку совместно с командой другого проекта)
Требования к документированию (например: оформление согласно ГОСТ 34)
Требованиям по квалификации персонала (например: персонал никогда ранее не работал с продуктами 1С)
Требования к функциональной архитектуре:
Место создаваемой информационной системы в общей архитектуре предприятия. (например: новая система должна стать мастер-системой для всех остальных систем)
Требования к интеграции (например: требуется интегрировать с существующей системой 1С:Бухгалтерия в части справочников «Контрагенты» и «Договоры»)
Требования по миграции (например: перенести остатки на начало года; все данные, перенос которых не превышает 16 часов переносятся вручную силами Заказчика; данные, отсутствующие в исторической системе дозаполняются в новой системе сотрудниками заказчика перед запуском системы).
Опишите техническую архитектуру
- Аппаратные средства и вычислительные ресурсы
- Системное и локальное ПО
- Рабочие станции, АРМ
- Каналы передачи данных
- Перечень программных продуктов, порядок их лицензирования, схема размещения
Составьте перечень отсутствующих документов с описанием бизнес-процессов
Если у вас отсутствуют необходимые документы с описанными бизнес-процессами, и исполнителю нужно собирать, формализовывать и согласовывать информацию, то об этом следует написать.
Укажите плановую продолжительность работ
Исполнителю не всегда очевидно, когда планируется начать проект и к какой ожидаемой дате он должен быть завершен. Дата начала проекта может зависеть от сезонности, быть связанной с финансовым годом в вашей компании, со сроками поставок оборудования, с отпусками сотрудников. Причин может быть много.
Укажите сведения об источниках и порядке финансирования
Процесс обеспечения проекта денежными средствами на протяжении всего горизонта его реализации.
- Авансирование работ
- Отсрочка платежа
- Собственные средства или инвестпроект
- Поэтапное закрытие работ
Не торопитесь с покупкой ПО
Пока ещё не проведено обследование, не спешите принимать решение о покупке лицензий ПО. Если приобрести продукт до обследования, вы рискуете попросту потратить средства.
Не описывайте ваши бизнес-процессы и требования с привязкой к кому-либо продукту.
-
Если вам требуется помощь, чтобы создать требования к автоматизации, описать бизнес-процессы или провести обследование, обращайтесь в нашу компанию
-
Больше статей на нашем сайте
