О компании
Название, локация: г.Самара
Основная деятельность: производство полуфабрикатов из листового металла
Штат: 250 сотрудников
Клиент обратился с задачей автоматизации учёта производственных затрат, включая расчёт себестоимости как полуфабрикатов, так и готовой продукции, а также распределение как прямых, так и косвенных затрат по различным производственным заказам. Необходимо реализовать в системе операционный учёт процесса изготовления полуфабрикатов и готовых изделий. Также требуется настроить методику распределения фиксированных расходов, таких как фонд оплаты труда, амортизация и накладные расходы.
На данный момент постоянные расходы рассчитываются вручную в Excel, а переменные затраты не разбиты на составные части, относящиеся к конкретным операциям в производстве.
Задача
На данный момент в компании действует "ручная" система производственного учета.
Факты выполнения работ фиксируются на бумаге (в блокноте). Время от времени Мастер самостоятельно суммирует общий объем выполненных работ и вносит эти данные в систему, без детализированного разбора по операциям (общая информация по заказам - без указания конкретных исполнителей и без распределения прямых затрат по операциям и т.д.).
В результате: информация вводится в систему с задержкой и не отражает текущие потребности производства в материалах и сырье, а остатки и закупки основываются на теоретических расчетах, опирающихся на средние затраты прошлых периодов. Отсутствует оперативное объемно-календарное планирование, что влечет за собой нехватку закупочных планов. Расчет себестоимости является примерным и не отображает действительности.
Распределение постоянных расходов производится в Excel раз в месяц. Корректное распределение постоянных затрат по заказам вызывает трудности. Учитывая выполнение ГОЗ, точное распределение затрат особенно важно, что затруднено при высоких объемах производства. Проблема усугубляется тем, что ГОЗ составляет лишь часть общего объема.
Оперативный учет отсутствует. Данные не могут быть проанализированы в реальном времени, что заставляет сверять каждый параметр вручную.
В итоге, информация не отображает реальную ситуацию и является статистической.
Была проведена оценка текущего положения. Организовали интервью с ключевыми участниками процесса: Руководителем производства, Мастером и Кладовщиком. Изучили исторические данные в существующей системе и принятые механизмы учёта, описав текущее состояние процессов. Составили перечень бизнес-процессов и выявили те, которые требуют автоматизации.
В сотрудничестве с представителями компании сформулировали требования для автоматизации: система должна фиксировать факты выполненной работы; постоянные затраты должны распределяться согласно настраиваемым правилам; предусмотрено создание отчетов для оперативного контроля и управления процессами, а также учёта распределения затрат и другие аспекты.
На основе этих требований разработали техническое задание.
В процессе сбора требований выявилась неразрешённая проблема: оператору станка необходимо одновременно вносить данные об изготовленных деталях из листа. Обработка листа занимает 2-4 минуты, в то время как внесение информации о деталях требует до 20 минут, что серьёзно снижает продуктивность.
Начальник производства отметил необходимость учёта этой проблемы при разработке учётной системы. Также было обращено внимание на то, что при планировании не учитываются остановки на ремонт оборудования, что приводит к перегрузке и срыву сроков.
Обработка листа занимает в среднем 2-4 минуты, а внесение информации об изготовленных деталях из этого листа занимает до 20 минут
Механик отметил, что не проводится плановых закупок запасных частей и расходных материалов для регулярного обслуживания оборудования.
Руководитель отдела снабжения акцентировал внимание на перегруженности склада и неэффективности расходования средств, так как при закупках не учитывается реальная потребность производства по заказам. Человеческий ресурс также используется неэффективно. В производственном процессе отсутствует этап химической обработки (цинкование). Для выполнения этой операции детали передаются сторонним компаниям. Учет переданных деталей, детальная проработка и контроль расчетов с переработчиком организованы недостаточно эффективно.
Что сделали
Составлено техническое задание с учетом выявленных и детализированных требований, которое было согласовано с рабочей группой, включающей начальника производства, главного бухгалтера и руководителя отдела снабжения.
На основе этого задания была выбрана конфигурация 1С ERP для управления предприятием. В системе смоделированы процессы в соответствии с описанными требованиями. Обнаружены функциональные недостатки, что позволило определить объем необходимых доработок стандартной конфигурации, включая изменения процессов, не поддерживаемых стандартным функционалом.
Например, по запросу начальника производства была добавлена возможность полистового учёта, а также автоматизированы процессы диспетчеризации выполненных работ.
В системе создан дополнительный регистр, позволяющий фиксировать выполненные работы целиком по листам. Оператору достаточно ввести количество обработанных листов, после чего система автоматически отразит все изготовленные детали.
Настроен пооперационный учет выполнения работ, что позволяет оператору регистрировать факты производственных операций вместо ведения данных в Excel. Система самостоятельно учитывает и списывает необходимые материалы на основании спецификаций и трудозатрат.
Начальник производства может в любой момент получить актуальную информацию о ходе выполнения заказов и движении ТМЦ через производственные отчёты, а начальник отдела снабжения — точные данные о потребностях производства. В системе сформирована база для точного распределения постатейных затрат.
Результаты
В результате внедрения новой системы:
Полная прозрачность процессов производства.
Точная и оперативная информация о движении прямых и косвенных затрат.
Себестоимость готовой продукции с высокой точностью.
Снижены производственные издержки, связанные с длительностью внесения данных о выполненных работах.
Существенное увеличена производительность ключевых агрегатов и ускорена регистрация произведённых деталей в учетной системе благодаря полистовому учёту.
Уточнённые производственных планы с учётом остановок оборудования для технического обслуживания.
Формируются точные заявки на закупку материально-технических ресурсов в соответствии с реальными потребностями производства.
Своевременные и точные запросы на приобретение запасных частей и расходных материалов для ремонта и обслуживания оборудования.
Подробнее про автоматизацию производственного учёта и внедрение 1С ERP здесь.
Много информации о системном бизнесе в нашем телеграмм канале.