На прошлом занятии мы научились бороться с пожирателями времени, а сегодня обсудим инструменты ежедневного планирования, которые могут быть вашими спутниками при выполнении рабочий и повседневных задач.
Метод контекстного планирования
Данный метод подробно описан Глебом Архангельским в его книге по Тайм-менеджменту “Тайм-драйв”.
Идея этого метода берет свое начало в Древней Греции, где существовало два понятия, связанных со временем: “хронос” и “кайрос”.
- «хронос», привычное нам линейное, измеримое, однородное время. Именно для упорядочения этого времени предназначены обычные ежедневники.
- «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла, то есть контекст.
Суть данного метода заключается в том, чтобы объединять задачи в группы по контекстам, кайросам и выполнять задачи из одной группы в определенное подходящее для контекста время.
Контекст — это обстоятельство или условие, необходимое для выполнения задачи.
Дела с одинаковым контекстом требуют схожих условий выполнения. Такое планирование позволит вам эффективно расходовать время, избавляясь от лишних переключений.
Контекстами могут выступать:
- Места (где мы должны находиться, чтобы выполнить задачу, например, купить что-то в магазине или взять документы на подпись в переговорную, чтобы все руководители подписали после совещания).
- Люди (с кем связано выполнение задачи, записать все вопросы к одному поставщику и задать их разом).
- Внутренние обстоятельства (настроение, состояние в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу: например, для состояния “не работает голова” - раскидать документы по папкам, навести порядок на рабочем столе).
- Внешние обстоятельства (внешние события, которые будут способствовать выполнению задачи, например, заплатить по всем счетам, когда придет зарплата).
- Определенное время (время суток (утро, день, вечер), конкретный день (выходные, будние), например, совершить 5 звонков клиентам днем).
Это были лишь примеры контекстов, вы можете придумывать их самостоятельно, исходя из особенностей вашей деятельности.
При использовании данного метода вы можете привязывать задачи к двум параметрам: “контексту” и “времени”, а можете использовать только “контекст”, ведь некоторые задачи бессмысленно планировать на конкретное время, потому что мы просто не знаем, когда у нас появятся условия для их выполнения. Но важно понимать, что это не должны быть срочные задачи, требующие немедленного выполнения.
Есть несколько способов работы с контекстами в планировании, в зависимости от того, какими инструментами вы пользуетесь.
1. Отталкиваемся от задач:
- Выгрузить все актуальные задачи на отдельный лист в произвольном порядке.
- Определить из важность и срочность.
- Задачи требующие немедленного выполнения не включаются в контекст.
- Проанализировать список задач на предмет того, какими контекстами вы могли бы объединить их.
- Распределить задачи по контекстам.
- Обращаться к задачам при наступлении контекста или выполнить все задачи из контекста ориентируясь на задачу с самым ранним сроком.
2. Отталкиваемся от контекста:
- Для каждого контекста создать отдельную страничку в ежедневнике.
- Выписать туда все задачи связанные с этим контекстом.
- При этом также обращайте внимания на сроки.
3. Если вы используете для планирования определенные программы, то можно пользоваться тегами и фильтрами:
- Формируем список из всех задач.
- Присваиваем задаче определенный тэг.
- Отфильтруем список
Функции тэгов есть практически во всех приложениях для тайм-менеджмента.
Жесткое, гибкое и бюджетируемое планирование
Согласно данному методу задачи можно разделить на три группы:
1. Жесткие - это дела, привязанные к конкретному времени:
- 10.00 встреча с поставщиком
- 14.00 созвон с клиентом
2. Гибкие - это задачи, которые можно выполнять когда угодно, не привязанные к конкретному времени:
- проверить почту
- заказать товар
Гибкие задачи тоже могут иметь определенный срок, но они не привязаны к конкретному времени в течение дня.
3. Бюджетируемые - это разновидность гибких задач, они не привязаны к конкретному времени, но имеют определенный временной бюджет, необходимый для выполнения:
- Подготовиться к докладу — 1 час
- Написать статью — 2 часа
Бюджетируемые задачи могут быть регулярными. Предположим, что какой-то проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.
Главная суть этого метода - подружить все три вида задач в течение дня. Алгоритм планирования состоит из 5 этапов.
- Составить список из всех актуальных задач.
- Расставить жесткие задачи согласно времени напротив соответствующих полей в ежедневнике или наглядно прописать время выполнения в электронном планировщике.
- Расставить приоритеты среди гибких (вспомните методы расстановки приоритетов из прошлого урока).
- Для крупных приоритетных задач, пропишите время, которое вы готовы выделить на них в течение дня, так они превратятся в бюджетируемые задачи. Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.
- Распределить бюджетируемые и гибкие задачи в окнах между жесткими задачами в порядке их приоритетности.
При составлении такого графика помните о непредвиденных обстоятельствах и выделяйте время с запасом. А также не забывайте планировать время для отдыха и восстановления ресурса.
GTD планирование Дэвида Аллена
GTD (Getting Things Done) — это система тайм-менеджмента, разработанная американским специалистом по продуктивности Дэвидом Алленом. Подробно система описана в его книге “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”.
GTD - это большая система, которая поможет на пути к продуктивности. Она помогает не только в работе с ежедневными задачами, но и в целеполагании, расстановке приоритетов, контроле достижения целей, проектного управления. Системе можно посвятить отдельный курс. Мы расскажем лишь об алгоритме управления делами, состоящем из 5 шагов:
1. Сбор всех входящих дел. Суть этого шага состоит в том, чтобы не держать дела, идеи, мысли, проекты в голове, а сразу выгружать их в специально отведенное место единым списком.
2. Обработка и сортировка входящих дел. Далее мы обращаемся к собранным делам с определенной периодичностью и распределяем каждое из них пользуясь алгоритмом. Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной
!Обратите внимание, что задачи, которые занимают у вас меньше двух минут лучше выполнять сразу. Наша энергия сливается на то, чтобы удержать эти дела в поле нашего внимания, выполнив эти дела, мы сохраним энергию для более крупных и приоритетных задач.
3. Организация работы со списками. В результате распределения у нас получилось несколько списков:
- Проекты - это дела, для выполнения которых требуется больше одного действия. Например: ремонт на кухне, создание сайта, подготовка к празднованию Нового года. Иными словами, это все краткосрочные результаты, которых необходимо достичь.
- Следующие действия - одиночные задачи и первоочередные шаги для дел из списка «Проекты». Для удобства их обычно группируют по контекстам («Дела по дому», «Магазин», «Офис», «Звонки»).
- В ожидании. В этом списке хранятся дела, которые пока не требуют активных действий: делегированные кому-то задачи или задачи, требующие появления каких-то особых условий.
- Может быть / когда-нибудь - дела, мечты и желания, которые пока не актуальны. Например: записаться на курсы рисования, съездить в Прагу, прочитать какую-нибудь книгу.
- Календарь. Сюда заносятся только «жесткие» задачи. Остальные дела рекомендуется держать в списке «Следующих действий».
- Документы и информация - идеи, заметки, справки, документы и тому подобное. Система хранения информации должна быть логичной и интуитивно понятной.
- Материалы по проектам - планы, графики, справки, организационные диаграммы и прочая информация, необходимая для выполнения задач.
- Мусор - сюда попадают неважные задачи, которые могут отнимать наше время.
4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.
5. Последний шаг - выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил. При работе с этим списком мы можем использовать уже знакомые нам методы расстановки приоритетов, контекстного планирования, жесткого и гибкого планирования
Хотелось бы еще раз отметить важность планирования не только рабочего времени и обычных повседневных дел, но и отдыха. В суете будней мы часто вспоминаем о том, что наши внутренние ресурсы не безграничны, только когда находим себя уставшими и истощенными. Поэтому оставляйте место для качественного отдыха в своем ежедневном списке дел, планируйте выходные, праздничные дни и отпуск!