С чего начать? Методы расстановки приоритетов
На прошлом занятии мы научились ставить цели. Осознали необходимость наличия плана по их достижению. Разбили крупные задачи из нашего плана на более мелкие и конкретные.
Результатом проделанной работы может стать список дел на день, в котором будут присутствовать как задачи ведущие нас к цели, так и обычные повседневные дела, которые тоже могут быть не менее важными для нас. Как ориентироваться в этом списке дел и все успевать? В этом нам поможет приоритезация.
Что такое приоритеты и приоритезация
Приоритет - это первоочередность, важность. Выявление первоочередных целей и задач называется расстановкой приоритетов или приоритезацией.
Сегодня мы научимся расставлять приоритеты и освоим методы, которые помогут нам в этом.
Приоритезация - это всегда выбор, поэтому она может даваться нам не легко. Для этого нужно представить картину целиком, проанализировать факторы, выявить препятствия, возможные последствия. Также при расстановке приоритетов огромную роль играют наши цели и ценности, поэтому имея перед собой один и тот же список дел, два разных человека расставят приоритеты совершенно по-разному.
Для чего необходимо расставлять приоритеты:
- Эффективное распределение ресурсов. Наши ресурсы, такие как время, силы, мотивация не безграничны. Мы физически не можем позволить себе тратить их на все подряд. Расстановка приоритетов помогает грамотно распоряжаться этими ресурсами.
- Достижение результатов. Расстановка приоритетов дает нам возможность получить от жизни то, чего мы действительно хотим, ведь она позволяет сосредоточиться на тех задачах, которые приведут нас к цели в первую очередь.
- Наведение порядка в жизни и снижение стресса. Навалившиеся дела и невозможность ориентироваться в них, вводит нас в стресс. Освоив навык расстановки приоритетов, мы приводим в порядок нашу жизнь и таким образом, снижаем уровень стресса.
Критерии расстановки приоритетов
Для того, чтобы быстро и эффективно расставлять приоритеты нам необходимо ориентироваться на определенные критерии:
1. Важность
Как правило, важные задачи - это те, которые непосредственно влияют на результат, ведут нас к цели, качественно влияют на нашу жизнь.
Например, наша главная цель — "получить высокую годовую премию". В контексте этой цели задача "превысить свой план ежедневных звонков клиентам" будет считаться важной, а "навести порядок в шкафу" — нет. Это не значит, что не нужно наводить порядок в шкафу: просто эта задача не приближает нас к заявленной цели.
Проверьте свой список задач на важность. Для этого ответьте на вопрос "Какой цели или ценности соответствует та или иная задача из вашего списка?". Если ответить на вопрос сложно, подумайте, "Что мешает отказаться от ее выполнения?". Быть может этот вопрос приведет вас к ответу. Если ответ так и не найден, значит критерий "важность" не подходит для этой задачи.
2. Срочность
С этим критерием все проще, потому что в его основе лежит определенный срок выполнения задачи, установленный вами или третьим лицом.
Срок может быть определен, не только конкретной датой, но негативными последствиями, которые наступят, если не выполнить задачу в кратчайшие сроки. Например, срок починки сломанного холодильника определен сроком хранения в нем продуктов.
Таким образом, выявление срочных задач помогает нам избежать неприятностей и не тонуть в делах.
3. Эффективность
Эффективность - это отношение ожидаемого результата к ожидаемым затратам.
Этот критерий хорош тем, что помогает достигать цели с наименьшими усилиями. Он в большей степени связан со способом выполнения задачи. Согласно нему при прочих равных условиях необходимо выбирать тот способ, который требует от вас наименьших затрат ресурсов, при этом приводя к лучшему результату.
Например, у вас есть повторяющаяся задача - подготовка ежемесячного отчета. Вы можете каждый месяц готовить отчет вручную, аккуратно заполняя каждую ячейку таблички и тратя на это 20 минут, а можете найти способ автоматизировать этот процесс с помощью формул и функций в итоге ежемесячные затраты будут составлять 5 минут. В моменте вы потратите на это больше времени. Но это позволит вам тратить меньше - в дальнейшем.
4. Приятно/не приятно
Очень субъективный критерий, однако игнорировать эмоции при выполнении задач, будет очень негуманно по отношению к себе. В то же время мы далеко не всегда можем избавиться от неприятных задач. Поэтому существует два противоположных подхода:
- Первый заключается в том, чтобы начинать день с приятных задач. Приятные дела могут зарядить вас отличным настроением и дать энергию, необходимую для менее приятных задач.
- Второй способ - начать день с неприятных задач. Преимущество этого метода в том, что мы начинаем день с выхода из зоны комфорта, и остальные задачи начинают нам казаться очень простыми.
Какой из этих подходовы выбрать, решать только вам.
Методы расстановки приоритетов
Теперь поговорим о методах, которые помогут вам в приоритезации рабочих задач. Их существует огромное множество, мы расскажем вам двух фундаментальных методах и четырех простых, из которых вы сможете выбрать наиболее подходящий.
Начнем с фундаментальных
Матрица Эйзенхауэра - пожалуй самый знаменитый и наглядный метод расстановки приоритетов по текущим задачам.
Интересный факт: свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал: "У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными".
Суть метода заключается в том, чтобы разбить все текущие задачи на группы в зависимости от их важности и срочности. Мы с вами уже знаем, что представляют из себя важные и срочные задачи. Теперь рассмотрим их возможные сочетания на примерах.
1. ВАЖНЫЕ + СРОЧНЫЕ
(выполняем в первую очередь, должно быть как можно меньше)
2. ВАЖНЫЕ + НЕСРОЧНЫЕ
(выполняем вовремя, согласно плану)
- Сходить к врачу
- Подготовиться к завтрашней встрече с покупателем
- Обзвонить потенциальных клиентов
- Составить план тренировок
- Урок по английскому
- Выбрать подарок жене к годовщине через неделю
3. НЕВАЖНЫЕ + СРОЧНЫЕ
(делегируем, автоматизируем, оптимизируем)
4. НЕВАЖНЫЕ + НЕСРОЧНЫЕ
(не больше 10% времени, выполняем в последнюю очередь)
- Починить принтер
- Подписать документы у руководителя
- Ежедневное совещание с руководителем
- Посмотреть лекцию про Николая II
- Очистить галерею в телефоне
- Первый вариант - важные и срочные задачи (авральный квадрат, квадрат кризисов). Это те задачи которые с одной стороны ведут нас к нашим целям, связаны с нашими ценностями, а с другой - имеют свой срок, который вот-вот истечет.
В идеале в этой группе находятся только непредвиденные дела: ЧП, проблемы со здоровьем, срочные поручения руководства, случайные возможности для роста. Однако сюда могут попадать задачи, которые многократно откладывались и подобрались к дедлайну.
Задачи из этой группы следует выполнять в кратчайшие сроки. Срочность и важность говорит о большом стрессовом факторе, которым характеризуется данная группа. Если вы обнаруживаете в ней больше 5 задач, то следует задуматься об ошибках в планировании. Застряв в этой группе, мы рискуем подчиниться диктату срочности, и отклониться от нашей цели.
- Второй вариант - важные и несрочные задачи (стратегический квадрат, квадрат благополучия, квадрат потенциала). Здесь обитают задачи, направленные на достижение целей и поддержание ценностей. Эта группа в идеале должна быть самой многочисленной, потому что благодаря ей мы меняем свою жизнь к лучшему. Сюда могут входить: мероприятия, направленные на саморазвитие, улучшения текущей деятельности, личные проекты.
Задачи из этой группы также должны иметь свой срок, но он не является авральным. Однако, и откладывать эти задачи не стоит, иначе они рискуют перейти в первый квадрат и превратятся в дополнительный стрессовый фактор.
- Третий вариант - неважные и срочные задачи (квадрат иллюзий, квадрат суеты, квадрат помех). Как вы, наверное, уже догадались здесь находятся задачи, которые никак не связаны с нашими ценностями и не влияют на результат, но при этом они должны быть выполнены в кратчайшие сроки.
Очень важно не перепутать эти задачи с задачами из первого квадрата. Так как срочность очень коварна и придает делам оттенок важности.
Что же делать с задачами из этой группы? Есть несколько вариантов решения:
- Делегировать (при возможности и осознанно, понимая кому и что именно мы отдаем для выполнения). Делегировать можно подчиненным или соответствующим специалистам. Например, не нужно тратить время и самостоятельно чинить принтер, если в компании есть специалисты, способные это сделать.
- Автоматизировать. Старайтесь всегда искать возможности для автоматизации. Вероятно вы потратите больше времени при поиске решений, но сэкономите его в будущем и приобретете опыт.
- Оптимизировать. Объединяйте схожие задачи, держите необходимое под рукой, а ненужное в стороне, занимайтесь чем-то полезным в периоды ожидания, используйте готовые шаблоны.
- Говорить "нет". Наверное, самый важный навык, которому стоит поучиться. Когда вам пытаются навязать задачу, которая не несет для вас никакой выгоды, представьте, с какой пользой вы могли провести время, которое вы потратите на выполнение этой задачи. Существует множество техник вежливого отказа, наступает время их освоить.
- Четвертый вариант неважные и несрочные задачи (мусорная корзина, квадрат растрат, квадрат разрушения). В этом квадрате находятся все наши поглотители времени, о которых мы поговорим в следующих лекциях. Если кратко, то сюда относится скроллинг телефонной ленты, просмотр фильма, чтение, просмотр роликов, отвлекающие на телефонные звонки и электронные письма.
Мы не роботы, поэтому не стоит избавляться от этих задач вовсе. При правильном подходе они служат нам отдыхом и помогают переключиться.
- Встраивайте их в свой график.
- Выделяйте не более 10% от активного времени.
- Не тратьте на них наиболее продуктивные часы.
- Выполняйте их в последнюю очередь.
Рассмотрим алгоритм распределения задач по матрице Эйзенхауэра:
- Для начала нужно выписать все имеющиеся у вас задачи на определенный период времени (день, неделя, месяц).
- Затем каждой задаче следует задать два вопроса.
- - Имеет ли эта задача отношения к моим целям и ценностям?
- - Какой срок у этой задачи и можно ли ее отложить?
- - Если у вас возникают сомнения на счет срочности и/или важности задачи, то лучше определить ее как срочную и важную, это поможет избежать недоразумений.
ABC - анализ.
ABC-анализ — это техника расстановки приоритетов, основанная на принципе Парето и на допущении, что соотношение важных и менее важных дел в наших планах обычно остается неизменным.
Определение: Принцип Парето - это правило, которое в тайм-менеджменте будет звучать так: 20% выполняемых задач создают 80% результата.
Использовать эту технику для планирования времени впервые предложил немецкий специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт.
В некоторых ситуациях АВС-анализ требует вдумчивого подхода к оценке задач и на первых этапах может отнимать довольно много времени. Однако освоившись с этим методом, вы сможете расставлять приоритеты даже эффективнее, чем по матрице Эйзенхауэра.
Согласно методу ABC-анализа, все задачи делятся на три группы:
- Группа А — особенно важные дела. Они составляют 15% от всех задач, однако вносят самый большой вклад в достижение целей (около 65%).
- Группа Б — просто важные задачи. Они оставляют 20% от списка дел и вносят 20% вклада в достижение целей.
- Группа В — менее важные и несущественные задачи. Составляют до 65% от всех задач, однако вносят всего лишь 15% вклада в достижение целей.
Для того, чтобы распределить задачи согласно этому методу, необходимо пройти несколько этапов:
1. Составить список задач на планируемый промежуток времени (день, неделя, месяц).
2. Расположить задачи по их важности. Для этого нужно оценить, насколько та или иная задача приближает вас к достижению целей и соответствует вашей системе ценностей.
3. Получившийся список пронумеровать.
4. Первые 15% задач будут относиться к группе А, следующие 20% — относятся к группе B, а оставшиеся 65% — к группе C. Можно очертить эти блоки.
5. Далее нужно изменить бюджет времени на эти группы задач. Например, у нас 10 активных часов:
- 65% (6 ч.30 мин.) времени должно приходиться на задачи А;
- 20% (2 ч.) на задачи В;
- 15% (1 ч. 30 мин.) на задачи С.
6. На этом этапе мы сталкиваемся с проблемой - на группу C приходится слишком мало времени. Поступить с ними можно также, как мы поступали с третьим квадратом в матрице Эйзенхауэра - делегировать, автоматизировать, оптимизировать, отказываться.
Например, выбор подарка родителям можно делегировать супругу/супруге, с учетом того, что он/она подберет несколько вариантов, а итоговый выберете вместе. От просмотра ленты новостей можно отказаться, важные новости настигнут вас сами. Можно сделать семье подарок и купить робот - пылесос. Так у нас останется время на просмотр фильма и итоговый выбор подарка.
Теперь рассмотрим четыре простых метода приоритезации
Два списка - этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. В его основе также лежит принцип Парето. Суть метода:
- Выписать список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
- Выбрать из них 5 наиболее важных, которые на ваш взгляд приведут вас к цели.
- Выполнять в течение дня только эти 5 дел.
- Если после выполнения этих пяти дел у вас остается время, то его можно потратить на выполнение 20 оставшихся дел.
Самая важная задача (Most Important Task). Этот метод очень похож на предыдущий. Его суть заключается в том, чтобы каждое утро выбирать 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день. По крайней мере, одна из выбранных задач на день должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.
Метод Шваба (метод Айви Ли). Тоже очень простой способ: составляем список дел, нумеруем их в порядке важности и именно в таком порядке выполняем. Часто советуют планировать не более шести задач, но это, на наш взгляд, не принципиально, оставшиеся задачи можно отложить на следующий день.
Метод 1-3-5. это способ планирования, который заключается в том, чтобы выполнять за день только 9 задач. А именно:
- 1 очень важную задачу (выполняют в первую очередь).
- 3 задачи средней степени важности (выполняют в течение дня).
- 5 мелких задач (желательно выполнить, но в случае необходимости можно и отложить).
Главное, чтобы общее число дел не превышало девять: это заставляет нас более тщательно выбирать задачи и не позволяет хвататься за все подряд.
Подведем итог: сегодня мы осознали роль расстановки приоритетов в планировании и познакомились с несколькими методами приоритезации.