Пожиратели времени
«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови
Знакома ли Вам такая ситуация: я провел 8 часов на работе и ничего не успел. Важный отчет не сдан вовремя руководству, недовольные клиенты жду звонка, на столе лежит кипа документов, которые давно пора передать в бухгалтерию. Дел накопилось столько, что пришлось задержаться на работе, а дома ждёт семья. В итоге кажется, что в сутках должно быть не 24 часа, а 36.
Возможно, вместо того, чтобы сетовать на количество работы, стоит посмотреть на её качество? Сколько именно времени в день уходит на рабочие вопросы, а сколько Вы тратите впустую?
Очень часто сосредоточиться нам мешают хронофаги. Хронофаги (или поглотители времени) — это все, что ворует у нас время, мешает нам работать или срывает наши планы. Например:
- Коллега, отвлекающий нас от написания отчета.
- Ненужный телефонный звонок, сбивающий нас с мысли.
- Серфинг в интернете в ущерб важному проекту.
- Километровая пробка, из-за которой мы опаздываем на встречу.
- Срыв дедлайна из-за неправильной расстановки приоритетов и т. д.
Термин «хронофаг» образован от греческих слов «хронос» (время) и «фаг» (пожирать) и дословно переводится как «пожиратель времени». За этим обобщенным понятием могут скрываться фактически любые проблемы тайм-менеджмента: от откровенных форс-мажоров до ошибок в планировании.
Систематическое выявление хронофагов и борьба с ними — это одна из стратегий повышения личной эффективности. Она позволяет нам улучшать свой тайм-менеджмент «от противного», то есть не за счет внедрения новых техник, а за счет устранения существующих проблем и недочетов.
Хронометраж времени
Один из наиболее эффективных инструментов борьбы с хронофагами — это хронометраж времени. Суть хронометража заключается в фиксации времени, которое Вы тратите на любые задачи в течение рабочего дня, в том чиле и не имеющие отношения к прямым трудовым обязанностям.
Для использования этой методики нужно запастись терпением и замерять время как минимум в течение трёх дней. Зато Вы получите результаты, с которыми можно будет работать дальше. И не всегда эти результаты будут приятными. Возможно трата двух часов времени ежедневно будет сюрпризом, однако на основании хронометража можно составить детальный план по устранению недочетов.
Можно проводить хронометраж с помощью специальных приложений для телефона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger и т. д.).
Техника хронометража будет полезной, чтобы узнать:
- На что в действительности тратится время.
- Определить продолжительность типовых задач.
- Найти скрытые резервы времени.
- Составить отчет о проделанной работе.
- Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени.
Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым.
Лайфхаки по управлению временем
Далее мы рассмотрим наиболее популярные техники тайм-менеджмента, которые помогут оптимально распределять свое рабочее время.
Техника POMODORO
“Метод помидора” это техника управления временем. Её предложил Франческо Чирилло в конце 80-х годов прошлого века. Методика предполагает увеличивать эффективность работы за счет чередования глубокой концентрации и кратковременных перерывов.
ЭТО ИНТЕРЕСНО: история появления: итальянский студент Франческо Чирилло много учился, но ничего не успевал, потому что постоянно отвлекался. Однажды он решил попробовать сможет ли он сконцентрироваться на учебе хотя бы на десять минут. Под рукой у него оказался кухонный таймер в виде помидора. Отсюда и пошло название методики.
Как работать по методу помидора:
- По матрице Эйзенхауэра определите, какие конкретно задачи Вы берете в работу.
- Во время одного помидора Вы работаете только над одной задачей, не отвлекаясь ни на какие другие дела.
- Один помидор или отрезок времени составляет 25 минут, в течение которых Вы работаете и 5 минут в течение которых Вы отдыхаете.
- После каждого четвертого “помидора” делайте паузу на 15-30 минут.
Например: нужно заполнить карточки клиентов в CRM по итогам работы в течение дня.
Ставите таймер и занимаетесь только этим делом в течение одного или двух помидоров. Потом переключаетесь на другие задачи.
Используя метод помидора можно распределить весь рабочий день на равномерные отрезки работы и отдыха. Франческо Чирилло утверждал, что любой отвлекающий фактор можно отложить на 20-25 минут.
Не обязательно использовать именно такие временные отрезки. Стоит попробовать и решить для себя, возможно Вам будет комфортнее в режиме 30 минут работы и 10 минут отдыха.
Главное, соблюдать сам принцип: максимально сконцентрироваться на одном деле, а потом уйти на перерыв.
Изначально для фиксации “помидорок” автор советовал использовать таймер. Сейчас все стало гораздо проще, ниже перечень приложений, которые можно использовать:
Tomato taimer Просто открываете приложение в браузере и работаете.
Pomodoro Time Приложение для владельцев Mac. Устанавливаете прямо на компьютер и к вечеру понимаете, сколько рабочих циклов Вы сегодня совершили.
Pomodoro Keeper Приложение для владельцев iPhone / iPad. Помимо учета времени позволяет оценить, когда Вы работали больше всего.
Съешь лягушку утром
Автор метода известный американо-канадский бизнес тренер Брайан Трейси. Книга “Съешьте лягушку! 21 способ научиться все успевать” входит в ТОП_5 его самых продаваемых книг.
Интересный факт: название самого метода появилось из известной цитаты Марка Твена “Человек, который каждое утро ест живую лягушку, весь оставшийся день наслаждается ощущением, что ничего хуже с ним сегодня уже точно не произойдёт”
Есть два варианта использовать данный метод:
- С самого утра выполнить наиболее трудоёмкие и неприятные задачи. Как правило, с утра это будет сделать легче, поскольку голова свежая и есть силы и энергия на её выполнение.
- С самого утра выполнять не самую сложную задачу, но самую приоритетную для лично для Вас в плане долгосрочных целей и приоритетов.
Брайн Трейси утверждает, что после завершения такой сложной части работы Вы будете испытывать чувство радости, прилив сил и энергии, который позволит эффективно работать оставшуюся часть дня.
Пример
У Вас есть крупный потенциальный клиент. Заключение сделки с ним будет весомым вкладом в выполнение плана продаж. Однако общаться с ним очень сложно, так как он крайне эмоциональный и резкий в суждениях человек. По принципу поедания лягушки свой рабочий день стоит начать со звонка такому клиенту.
Помимо очевидного плюса в виде списка выполненных дел, Вы получите и неочевидный плюс — станете более ответственным и дисциплинированным человеком, потому что, приучить себя каждые день с утра делать не самые приятные дела действительно сложно.
Если перед вами стоят несколько сложных трудоемких и неприятных задач, начинать нужно с самой противной.
ВАЖНО! Есть лягушек не обязательно с утра! На выполнение самых сложных дел, нужно планировать то время, в которое Вы наиболее продуктивны.
Ешь слона по частям
Ещё одна весьма популярная и широко известная техника тайм-менеджмента.
Из названия понятно что суть метода состоит в том, чтобы разбить одну глобальную задачу на более мелкие части. Главные принципы декомпозиции:
- Кусочки должны иметь размер на один день, чтобы успевать работать над разными задачами ежедневно.
- Начать большой проект стоит с того,что кажется наиболее легким.
- Например нам нужно выполнить квартальный план продаж, чтобы получить премию. Понятно, что за один день и даже за неделю это сделать не получится. Поэтому разбиваем план на недели по клиентам и начинаем продажи с тех клиентов, с которыми выстроены самые лояльные отношения.
- Выполнять часть большой задачи нужно ежедневно, даже если делать это очень не хочется.
- Как говорится: меньше слов и больше дела. Не стоит бояться больших задач, надо просто начать действовать и не забывать хвалить себя за проделанные результаты работы, пусть даже они маленькие.
И в заключении покажем Вам один популярный инструмент для концентрации внимания.
Мобильное приложение FOREST
Forest — это приложение для iOS, Android и Windows Phone. В нём вы должны сажать новое дерево каждый раз, когда принимаетесь за работу. Если вы отвлечётесь от работы и откроете на смартфоне любое приложение, дерево погибнет. Если же доработаете указанный отрезок времени до конца, дерево будет посажено в вашем лесу.
Удивительно, но приложение правда работает. Ответственность за виртуальное деревце каким-то образом пересиливает желание достать смартфон и порыться в социальных сетях. Скорее всего, потому что это желание — не что иное, как обычная привычка, избавиться от которой не так уж сложно.
Список литературы:
- Н.Фьоре “Лёгкий способ перекладывать дела на потом”
- П.Людвиг “Победи прокрастинацию! Как перестать откладывать дела на завтра”
- Т. Хокинс “ Не откладывай на потом: либо сейчас — либо слишком поздно!”